Effiziente Prozesse müssen her
Die nächste WEG-Versammlung steht an, doch die Vorbereitungen stecken noch am Anfang. Auch der Einzug des neuen Mieters wurde noch nicht an den Messdienstleister weitergeleitet. Das E-Mail-Postfach quillt über und die Ablage ist voll. Entlastung muss her! Optimal wäre es, wenn ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin eingestellt werden könnte. Doch der Fachkräftemangel ist deutlich zu spüren und der Markt leergefegt.
Viele Verwalterinnen und Verwalter werden beim Lesen dieser Zeilen nicken. Doch statt den Kopf in den Sand zu stecken, sind moderne Lösungsansätze gefragt. Es gilt effiziente Prozesse zu schaffen, die für Entlastung im Verwalteralltag sorgen – z. B. durch die Erstellung der digitalen Nebenkostenabrechnung. Im digitalen Umfeld lassen sich die Abrechnungsdaten zuverlässig speichern, schnell übermitteln und präzise verarbeiten.
Ablauf der digitalen Nebenkostenabrechnung
Bei der vollständig digitalen Nebenkostenabrechnung sind nur wenige Arbeitsschritte im Prozessablauf nötig. Zunächst werden Verbrauchsdaten der verbauten Messgeräte per Funk fernübertragen. Die Daten landen dann beim Messdienstleister. Hier werden direkt alle wichtigen Informationen im Kundenportal eingepflegt. Die Erstellerin oder der Ersteller der Abrechnung hat unmittelbar Zugriff und kann diese Daten zur Anfertigung der Abrechnung nutzen. Die Weitergabe der Kosten und des Umlageschlüssels kann ebenfalls online erledigt werden.
Die Datenübertragung an die Rechenzentren ist innerhalb von Sekunden abgeschlossen. Die fertigen Abrechnungen werden im Kundenportal hochgeladen und können anschließend an die Verbraucherin oder den Verbraucher übermittelt werden. Über eine integrierte Statusmeldung gibt es die Möglichkeit, jederzeit den aktuellen Abrechnungsstand einzusehen.
HKVO als Treiber der Funkablesung und digitaler Abrechnung
Die Heizkostenverordnung (HKVO) von Dezember 2021 mit der die Vorgaben der EU-Energieeffizienz-Richtlinie (EED) in nationales Recht umgesetzt wurde, treibt die Digitalisierung der Branche und der Heizkostenabrechnung stark voran – nicht nur im Bereich der Fernauslesung, sondern auch der unterjährigen Verbrauchsinformation (UVI). Sie verpflichtet Vermieterinnen und Vermieter, Mieterinnen und Mieter monatlich über ihren Verbrauch zu informieren.
Anhand der monatlichen Information können sie ihren persönlichen Energieverbrauch in einer übersichtlichen Darstellung prüfen und anpassen. Neben der Darstellung des aktuellen Heiz- und Warmwasserverbrauchs enthält die UVI auch den Vorjahresverbrauch sowie den durchschnittlichen Verbrauch eines vergleichbaren Musterhaushalts.
Ziel ist das Aufdecken von Einsparpotenzialen. Zwar gilt bis 31. Dezember 2026 noch eine Übergangsfrist für eine Umrüstung der Ausstattung fernablesbarer Geräte, doch ohne moderne Funktechnik ist die Erfüllung der UVI-Vorgabe aufgrund des hohen Arbeitsaufkommens und der Frequenz der Informationsmitteilung nahezu unmöglich.
Der Vorteil der digitalen Nebenkostenabrechnung liegt in der Effizienz
Darüber hinaus unterstützt die digitale Nebenkostenabrechnung die Umstellung auf ein papierloses Büro. Was ohne digitale Helfer noch Akten und Ordner füllte, kann heute online eingesehen werden. Auch die bislang anfallenden Portokosten gehören der Vergangenheit an. Außerdem sind die Bearbeitungsmöglichkeiten im Kundenportal besonders komfortabel und durch die elektronische Übertragung der Verbrauchswerte können Ablesefehler oder die Nutzung von Schätzwerten vermieden werden. Damit wird die Abrechnung noch präziser. All diese Aspekte entlasten den Arbeitsalltag der Verwalterinnen und Verwalter, sodass sie sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Kundenportale und Online-Abrechnungen: Guter
Einstieg in digitale Arbeitsprozesse
Das Nutzen von Portalen bietet Verwalterinnen und Verwaltern eine gute Möglichkeit, ihre Prozesse effizient zu gestalten. Die Officium GmbH, ein führender Anbieter von Mess- und Energiedienstleistungen für die Wohnungswirtschaft, bietet Kundinnen und Kunden zukünftig eine eigene Open-Metering-Plattform an. Verwalterinnen und Verwalter profitieren dann von nahtlosen Schnittstellen zu ihrer Verwaltersoftware für einen reibungslosen Datenaustausch. Eigentümerinnen und Eigentümer profitieren von monatlichen oder sogar täglichen Verbrauchswerten sowie der Integration von Energiemanagementsystemen und Verbraucherinnen und Verbraucher erhalten so maximale Transparenz als Grundlage für ein optimiertes Heizverhalten ohne Komforteinbußen.
Mit der Plattform bietet Officium und ihre regionalen Unternehmen in Zukunft Kundinnen und Kunden in allen Bereichen des Verwalteralltags digitale Antworten – sicher, zukunftsfähig und individuell je nach Digitalisierungsgrad und -anspruch. Verwalterinnen und Verwalter, die rechtzeitig auf die Vorteile der Digitalisierung setzen, können zukünftigen Anforderungen gelassen entgegensehen und schon heute effizient wirtschaften.
