Datengetrieben, flexibel, kundenorientiert
Mit einer modernen Hausverwaltung können Verwaltungsabläufe durchgängig digitalisiert, automatisiert und optimiert werden – von der Kommunikation über die Dokumentenverwaltung bis zur Koordination von Instandhaltungsmaßnahmen. Das bringt Vorteile für Verwalterinnen und Verwalter sowie Kundinnen und Kunden.
Der Druck auf Haus- und WEG-Verwalterinnen und Verwalter nimmt weiter zu: Über 73 Prozent der Unternehmen bewerten den Fachkräftemangel als ihre größte Herausforderung. Das geht aus der aktuellen Studie „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025“ der EBZ Business School hervor. Besonders stark betroffen sind arbeitsintensive Bereiche wie das Instandhaltungsmanagement und klassische Verwaltungstätigkeiten. Hier können gezielte Maßnahmen zur Automatisierung und Digitalisierung spürbare Entlastung schaffen.
Dokumentenmanagement und Reporting
Zu den aufwendigsten Aufgaben der Hausverwaltung gehören das Management von Dokumenten und das Reporting. Standard-Aufgaben wie das Führen von Mieterlisten, Buchungslisten oder Summen- und Saldenlisten bindet große Ressourcen. Mit der richtigen Software können diese Daten zuverlässig digital bereitgestellt werden. Darüber hinaus ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagement die elektronische Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung aller Dokumente und ersetzt gleichzeitig analoge Papierablagen.
Visualisierung über Dashboard
Ein weiterer Vorteil, wenn alle Dokumente digital vorliegen, ist die Verfügbarkeit in Echtzeit. Verwalterinnen und Verwalter können ortsunabhängig und sofort auf alle relevanten Daten zugreifen. Die Software der Kölner Erste Hausverwaltung GmbH bietet zusätzlich die Visualisierung dieser Daten in einem übersichtlichen Dashboard mit allen relevanten Kennzahlen an. So entsteht Transparenz über alle verwalteten Einheiten. Einnahmen, Kosten, Leerstand, Mieterentwicklung oder Vorgangsstatus sind auf einen Blick ersichtlich. Zusätzlich können Eigentümerinnen und Eigentümer, über ein zentrales Kundenportal, jederzeit auf wichtige Unterlagen zugreifen. Dabei wird die gesamte Kommunikation digital abgewickelt. Das optimiert nicht nur die internen Abläufe und verkürzt Bearbeitungszeiten, sondern sorgt auch für eine transparente Einsicht in alle relevanten Vorgänge.
Plug-Ins erweitern ERP-System
Grundlage und Herzstück der digitalen Hausverwaltung sind und bleiben die ERP-Systeme. Die Erste Hausverwaltung setzt beispielsweise auf ein Off-the-Shelf ERP-System, das durch eigens entwickelte Plug-Ins flexibel und nach dem tatsächlichen Bedarf der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erweitert werden kann. Die dort vorliegenden Daten werden laufend automatisiert und in Echtzeit mit dem Dashboard synchronisiert. Das bedeutet eine nahtlose Integration und Echtzeitverarbeitung: keine manuelle Aufbereitung, keine Zeitverzögerung und jederzeit aktuelle Datenlage.
Meilenstein künstliche Intelligenz
Einen weiteren Meilenstein bei der Digitalisierung der Hausverwaltung stellt der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) dar. Schon heute können beispielsweise die Buchhaltung oder die Kommunikation von KI-Unterstützung profitieren. Zukünftig können KI-gestützte Prognosen zum Beispiel für die Vorhersage von Wartungszyklen, Instandhaltung und Vorgangsentwicklung eingesetzt werden.
Fachkräftemangel bewältigen
Die eingangs erwähnte Bewältigung des Fachkräftemangels und die Optimierung personeller Ressourcen spielt bei der Digitalisierung der Hausverwaltung ebenfalls eine zentrale Rolle. Durch automatisierte Prozesse, Online- Unterlagenzugriff und eine flexible Arbeitsweise lassen sich Kapazitäten effizienter einsetzen. Ein modernes Arbeitsumfeld, Homeoffice-Regelungen dank vollumfänglich digitaler Prozesse und die Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steigern darüber hinaus die Attraktivität als Arbeitgeber.
Verwaltungsabläufe durchgängig digitalisieren
Die Digitalisierung in der Branche ist längst keine Zukunftsvision mehr – sie ist der Schlüssel zu einer modernen, wettbewerbsfähigen Hausverwaltung. Unternehmen, die sich heute für digitale Prozesse entscheiden, sichern sich nicht nur Effizienz- und Kostenvorteile, sondern stellen sich langfristig erfolgreich auf. Die Erste Hausverwaltung setzt konsequent auf digitale Lösungen, um ihren Kundinnen und Kunden den besten Service und nicht zuletzt ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen modernen Arbeitsplatz zu bieten.
Das digitale Verwaltungskonzept und die zentrale Cloudplattform ermöglichen eine nahtlose Kommunikation zwischen Verwalterinnen und Verwaltern, Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern und Dienstleistern, während automatisierte Prozesse die Effizienz steigern. Durch den Einsatz modernster Technologien und effizienter Kommunikation werden nicht nur interne Abläufe optimiert, sondern den Kundinnen und Kunden ein schneller, transparenter und ortsunabhängiger Service geboten. So können durch digitale Prozesse nicht nur Effizienz und Kosteneinsparungen erzielt werden, sondern auch die Arbeitsweise in der Branche nachhaltig modernisiert werden.
