Bestandsmanagement

Mehr Wert auf den Datenbestand legen

Ein belastbarer Datenbestand zu ihren Objekten liefert Wohnungsunternehmen die Grundlage für die Megatrends Digitalisierung und Effizienzsteigerung – doch vielerorts muss er erst noch aufgebaut werden. Mobile Lösungen sind dabei eine große Hilfe.

Familie Schulte hat nach vier Jahren ihre Wohnung gekündigt, weil sie zu klein geworden ist. Für das Wohnungsunternehmen gilt es nun, die verbleibenden drei Monate bis zum Ende des Mietverhältnisses zu nutzen und Leerstand der Wohneinheit so weit wie möglich zu vermeiden. Um eine Grundlage für alle nötigen Folgeprozesse (eventuelle Einzelsanierung, Neuvermietung, Endabnahme, Mietanpassung etc.) zu sichern, vereinbart ein Objektbetreuer zeitnah eine Vorbesichtigung mit den Mietern.

Alles in der Hand

Nur mit einem Tablet gerüstet, macht er sich auf den Weg zum Objekt. Einige Klicks und Blicke genügen, um einen Überblick zu bekommen, was ihn erwartet und worauf er besonders achten muss. Wohnfläche, Zimmeranzahl, Grundriss, Miete, Ausstattung, durchgeführte Modernisierungen und Reparaturen: Alle Informationen zur Wohnung und ihrem Zustand vor Einzug der Schultes stehen digital zur Verfügung. Die Frage, wer für welche Schönheitsreparaturen zuständig ist, lässt sich auf dieser Basis eindeutig klären und die Folgeprozesse können per Tablet direkt aus der Wohnung initiiert und mit Fotos oder Zusatzinformationen versehen werden. So werden Zeitverluste, die später in Form von Leerstand sehr viel Geld kosten können, auf ein Minimum reduziert.

Wenn Daten fehlen

Möglich ist dieses Szenario aber nur, wenn im ERP-System detaillierte und belastbare Daten zu Objekt und Wohnung vorliegen. Doch genau diese fehlen großen Wohnungsunternehmen mit ausgedehnten und langjährigen Beständen häufig. Das bedeutet nicht nur verlangsamte Prozesse, sondern endet in Einzelfällen auch immer wieder in Konflikten: Der Mangel an Information kann bei Mieterhöhungen vorschnell zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen und Gewährleistungsansprüche gegenüber Baupartnern oder Lieferanten sind auf Basis selten aktualisierter Informationen schwer durchsetzbar.

Mobil hilft

Mobile Anwendungen können hier ein wertvolles Werkzeug sein: Mobiles Bestandsdatenmanagement ermöglicht die individuelle, detaillierte Erhebung aktueller Informationen genau dort, wo sich Objekte und Wohnungen befinden. Direkt vor Ort können Mitarbeiter von Immobilienunternehmen via Webanwendung auf Tablet oder Smartphone komfortabel umfangreiche Details aufnehmen, abrufen oder aktualisieren. Zentral im ERP-System gesichert, stehen sie in der Regel sofort für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Infos aus dem Bestand

Die Verkehrssicherung ist ein weiteres zentrales Anwendungsfeld mobiler Lösungen, denn Fehler und Versäumnisse in diesem Bereich bringen besonders schmerzhafte Konsequenzen mit sich. Nicht nur während der kontinuierlichen Routinebegehungen können Objektbetreuer mit mobiler Unterstützung Sicherheitsrisiken komfortabel im ERP-System dokumentieren: Mancher Missstand wird beispielsweise im spontanen Gespräch mit einem Mieter oder während der Erledigung einer anderen Aufgabe identifiziert und gleich zentral vermerkt.

Daten zentral gelagert

Digitalisierung braucht Daten: Sind sie nicht verfügbar, nützt die beste IT-Infrastruktur nichts. Zentrale Datenhaltung ist dabei unverzichtbar: Wenn Mitarbeiter für ihre jeweils anfallenden Aufgaben auf stets denselben digitalen Informationspool zugreifen, können Arbeitsschritte ohne Übertragungsfehler, automatisiert und dort, wo es passt, parallel verlaufen. Das beschleunigt Geschäftsprozesse und macht Leistungen transparent. Deshalb ist die Produktpalette der Datatrain GmbH genau darauf ausgerichtet: Über die SAP Cloud Platform werden für die Wohnungswirtschaft entwickelte Web-Anwendungen und Apps direkt an die ERP-Systeme angebunden, sodass der Datenbestand ohne Medienbrüche jederzeit und überall eingesehen, ergänzt und gepflegt werden kann.

Digitalisierung braucht Daten: Sind sie nicht verfügbar, nützt die beste IT-Infrastruktur nichts.

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