Prozessmanagement

Zeitgemäße ERP-Systeme: Alles in drei Klicks

Jedes erfolgreiche Unternehmen strebt danach, seine Prozesse zu optimieren. Diese sollen zielführend, korrekt, effektiv und nutzerfreundlich verlaufen. Das gilt in besonderem Maß auch für die Wohnungs- und Gebäudewirtschaft, die per se auf Nachhaltigkeit – im Sinne von ökonomisch, ökologisch und sozial – ausgelegt ist und viele Anforderungen seitens unterschiedlichster Stake Holder erfüllen muss.

Zeitgemäße ERP-Software-Lösungen helfen bei der Wahrnehmung und Handhabung komplexer Planungs- und Steuerungsaufgaben. Sie sorgen für ein effektives Prozessmanagement – von der Planung, über die Durchführung bis hin zu Kontrolle und Dokumentation. Gerade in der Wohnungswirtschaft sind die Ansprüche seitens Gesetzgeber, Investoren, Banken, des Datenschutzes oder privater Nutzer enorm hoch.

Ob digitales Dokumentenmanagement, ökonomische und ökologische Kennzahlen, technische Daten – die Wohnungswirtschaft muss die Durchgängigkeit der digitalen Daten bis zum Kunden leisten. Dieser ganzheitliche Ansatz ist wichtig. Nicht alles ist dabei mit nur einer Lösung möglich, verschiedene Systeme müssen zusammenspielen. Moderne ERP-Systeme brauchen möglichst einen modularen Aufbau und sämtliche Schnittstellen zu anderen Systemen müssen tadellos funktionieren.

Intuition statt Handbuch

ERP steht für „Enterprise-Resource-Planning“. Spezielle Softwarelösungen dafür gibt es zwar schon lange. Doch moderne Systeme zeichnen sich vor allem durch eine klare Kunden- und Nutzerorientierung aus. Wo Systeme früher funktional waren, sind sie heute benutzerorientiert. Die sogenannte Enterprise-Software ist so angelegt, dass man sie intuitiv nutzen kann. Der Anspruch ist, dass die User die Software auf Anhieb verstehen.

Das Thema „User-Experience“ hat deshalb bei der Entwicklung wohnungswirtschaftlicher Software einen hohen Stellenwert. Keiner liest heutzutage mehr ein 1000 Seiten starkes Handbuch, um bestimmte Features während eines Vor-Ort-Termins oder auch bei der Bearbeitung im Büro zu nutzen. Der Nutzer muss auch unterwegs in jeder Situation schnell, bei mobilen Geräten und ohne Hilfe die richtigen Eingabefelder finden und bedienen können.

In der Software-Entwicklung haben sich entsprechende Frameworks durchgesetzt. Selbsterklärende Buttons etwa erleichtern die Nutzung seitens Mitarbeiter und Kunden. Im Rahmen des so genannten Customer-Relationship-Managements (CRM) werden Kundenbeziehungsprozesse sogar ganz aktiv gestaltet. Denn die User brauchen ein Wiedererkennungsgefühl für alle Produkte, die sie im Alltag bedienen. Durch eine übersichtliche Gestaltung des User Interfaces (UI) finden sich auch die Mieter, z.B. bei einer digitalen Schadensmeldung zudem schnell und sicher zurecht, weil Sie die Oberflächen aus anderen Produkten gewohnt sind.

Positives Nutzerterlebnis

Die technischen ERP-Programme mevivo (Software für das gesamte Bestandsmanagement) und mevivoECO (Software zur Effizienzoptimierung) von wowiconsult (www.wowiconsult.eu) sind optimal an die Be­dürfnisse der Benutzer angepasst. Die Programme sind so gestaltet, dass sie ihren Usern ein positives Nutzererlebnis schaffen und alle Funktionen und Informationen innerhalb von maximal drei Clicks erreichbar sind. Die Tools ermöglichen beispielsweise auch, dass digitale Daten, wie Schadensmeldungen oder Zählerdaten, die per App eingespeist werden, sowohl eine Statusmeldung als auch eine Rückmeldung erzeugen und der Nutzer stets informiert bleibt.

Die einzelnen Software-Module sind außerdem an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens adaptierbar und bieten verschiedene Möglichkeiten zur Rollen- und Rechteverteilung unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen nach DSVGO. Schließlich wollen Wohnungsunternehmen möglichst datensparsam arbeiten. Eine doppelte Datenhaltung gilt es unbedingt zu vermeiden.

Als Fazit gilt, dass bei der Einführung einer Unternehmenssoftware auf hohen Bedienkomfort und eine niedrige Lernschwelle geachtet werden sollte. Was nutzt eine komplexe Software, die nur wenige Anwender im Unternehmen überhaupt bedienen können, wenn alle Prozesse digital ablaufen sollen? Hier sind vor allem auch die Hersteller von Software gefordert, Schnittstellen bereitzustellen, um die unterschiedlichen Tools miteinander durchgängig zu verbinden.

Beispiel digitaler Prozesse mit mevivoECO

­–  Digitale Erfassung von Energieverbrauchsdaten in Echtzeit über eine Zählerstands-App

–  Verknüpfung der Verbrauchsdaten mit bereits erfassten Bestandsdaten und anderen gebäudespezifischen Parametern

–  Verarbeitung der Daten über einen Monitoring-Algorithmus

–  Import über offene Schnittstellen in jedes beliebige ERP-System

–  Analysen, Reporting- und Dokumentationszwecke

–  Entwicklung langfristiger Investitionsplanungen und Strategien

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