Abrechnungssysteme

Digitalisierung: Next Level!

Die Abrechnung digital abzuwickeln, ist in der Wohnungswirtschaft schon Standard. Doch das ist erst der Anfang: Eine neue Cloud-basierte Plattform unterstützt Verwalter auch bei vielen weiteren Aufgaben rund um die Verkehrssicherungs-, Instandhaltungs- und Sorgfaltspflicht.

Die Zeiten, in denen der Datenaustausch rund um die Heizkostenabrechnung per Papier und Post ablief, sind fast überall in der Wohnungswirtschaft vorbei. Längst ist es üblich, die Abrechnung digital abzuwickeln, sei es über das Online-Portal des Dienstleisters oder als integrierte Abrechnung über die Verwaltersoftware. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Transparenz und Datenqualität, weniger Zeitaufwand und dadurch geringere Kosten. Doch die Abrechnung ist nur einer von vielen Aspekten, wenn es um die Digitalisierung von Verwaltungsaufgaben geht. Keine Zettelwirtschaft und keine digitalen Insellösungen mehr: Das ist der eigentliche Pluspunkt moderner, ganzheitlicher Plattformen. Alle Daten sollen für den Verwalter jederzeit an einer zentralen Stelle zugänglich sein, Papierdokumente überflüssig werden.

Tor zur vernetzten Welt

Eine solche Plattform ist B.One Living von Minol. Sie ist Cloud-basiert und online zugänglich, ohne dass die Anwender eine spezielle Software installieren müssen. Der Funktionsumfang der Plattform wird kontinuierlich weiterentwickelt. Das Ziel ist, künftig das gesamte Ökosystem der Immobilienbewirtschaftung digital abbilden und bedienen zu können. Zum Start steht den Anwendern die Betriebskostenabrechnung für Privatkunden zur Verfügung, in die auch die Ergebnisse der Heizkostenabrechnung integriert sind. Hinzu kommen Services, mit denen Verwalter wichtige Gebäudefunktionen aus der Ferne überwachen können: die Minol Connect Insights.

Durchgängig und sicher digitalisiert

Die technologische Basis der Plattform ist das IoT-System Minol Connect. Dabei werden die Daten von funkfähigen Messgeräten, Rauchwarnmeldern und Sensoren im Gebäude mittels Long Range Wide Area Network (LoRaWAN®) per Gateway fernausgelesen und in eine sichere Cloud übertragen. Dort stehen sie dann für verschiedene Services zur Verfügung. Der Datenschutz ist jederzeit gewahrt: Mit LoRaWAN® werden Daten mit Hilfe des Standards AES128 sicher Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Der Cloud-Server befindet sich in Deutschland und unterliegt dem deutschen Recht. Die Stärken der Digitalisierung kommen voll zum Tragen. Große Mengen an Daten stehen schnell, einfach und sicher zur Verfügung und können so effizient ausgewertet werden, wie es bei einer manuellen Ablesung oder einer Korrespondenz auf Papier niemals möglich wäre. Trotz aller digitalen Prozesse bleiben Menschen – in diesem Fall die Minol-Experten – zur Veredelung der Daten, als Berater und als Qualitätssicherer unverzichtbar.

Wenn die Pflicht ruft

Ein großes Aufgabenfeld für Verwalter sind die diversen Pflichten, die Vermieter oder WEGs an sie delegieren, etwa die Verkehrssicherungspflicht oder die Pflicht zur Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums. Die Minol Connect Insights, ein Baustein im Baukastensystem B.One Living, unterstützen bei folgenden Aufgaben:

– Füllstände von Heizöltanks überwachen: Füllstandsensoren, die in Minol Connect eingebunden sind, ermöglichen Verwaltern, auf manuelle Ablesungen mit Peilstab oder sonstige Methoden zu verzichten. Ständige Informationen über die Heizölfüllstände einzelner oder mehrerer Gebäude sind die Basis für bessere Sammelbestellungen mit Preisvorteilen beim Lieferanten. Ist ein bestimmter, voreinstellbarer Füllstand erreicht, kann der Verwalter per Push-Mitteilung benachrichtigt werden. 

– Füllstände von Müll- und Sammelbehältern monitoren: Mit diesem Service lassen sich die Leerungen den tatsächlichen Bedingungen anpassen. An Müll- und Sammelbehältern werden Füllstandsensoren angebracht, die ihre Informationen in die Plattform übertragen. 

– Leckagen erkennen: Ungewollte Wasseraustritte können teure Schäden verursachen und gehören zu den ärgerlichsten Zwischenfällen in Wohngebäuden. Sensoren in Heizungsräumen oder Waschküchen bieten ein Frühwarnsystem, das im Falle von Leckagen unmittelbar eine Alarmmitteilung sendet. So können Verwalter schnell handeln, bevor ein großer Schaden entsteht. 

– Heizräume überwachen: Im Normalfall werden Heizräume von Verwaltern und Hausmeistern eher selten betreten. Deshalb werden ungewöhnliche Zustände meist erst spät erkannt. Sensoren machen auf Fehlfunktionen oder Betriebsstörungen aufmerksam.

– Brandschutztüren kontrollieren: Brandschutztüren dürfen nicht offenstehen – diese wichtige Feuerwehrvorschrift wird leider nicht immer beachtet. Ein typisches Beispiel ist der Keil, der beim Umzug oder nach dem Entladen unter die Tür geklemmt und dann vergessen wird. Türsensoren ermöglichen ein zuverlässiges Monitoring der Zustände aller Brandschutztüren. Regelmäßige manuelle Kontrollen sind nicht mehr nötig. 

– Raumtemperatur und Raumluftfeuchtigkeit überwachen: Mit Sensoren lassen sich Temperatur und Luftfeuchtigkeit in Gemeinschaftsräumen überwachen, zum Beispiel in Treppenhaus, Keller, Dachgeschoss, Tiefgarage. So erkennen Verwalter außergewöhnliche Bedingungen und sehen, ob bspw. Mindest- und Höchsttemperaturen zum Schutz der Gebäudehülle eingehalten werden. 

– Garagentore überwachen: Oft sind es die Bewohner, die Verwalter auf Schwierigkeiten mit Garagen-Rolltoren hinweisen. Mit entsprechenden Sensoren am Rolltor und dem Monitoring mittels B.One Living erkennen Verwalter außergewöhnliche Betriebszustände aus der Ferne und können sofort darauf reagieren. Das Monitoring hilft ihnen, ideale Zeiträume für Daueröffnungsperioden zu identifizieren, um unnötige Auf-Zu-Vorgänge zu vermeiden. Auch versehentliche Daueröffnungen können so erkannt werden – das reduziert das Risiko von Diebstahl und Vandalismus.

– Parkraumnutzung optimieren: Wie sieht die tatsächliche Belegung der Garagen, Tiefgaragen, Stellplätze und Elektroladestationen aus? Um das herauszufinden, muss der Hausmeister nicht mehr vor Ort nachschauen. Die Belegung lässt sich mit Parkplatzbelegungssensoren und einem webbasierten Monitoring viel objektiver und konstanter erfassen. Die Auslastung zeigt, ob Bewohner- und Gastparkplätze ausreichen und ob es noch Potenzial zur Optimierung gibt. 

Die Beispiele machen deutlich: Mit der passenden IoT-Infrastruktur und einer leistungsfähigen Plattform lassen sich Verwaltungsaufgaben, die derzeit viel Aufwand und Zeit kosten, online deutlich effizienter erledigen.

Mehr Informationen unter www.minol.de/b-one-living und www.minol.de/connect-insights

Mit der passenden IoT-Infrastruktur und einer leistungsfähigen Plattform lassen sich Verwaltungsaufgaben, die derzeit viel Aufwand und Zeit kosten, online deutlich effizienter erledigen.

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