Daten- und Bestandspflege live vor Ort

Die Wohnungswirtschaft erlebt den digitalen Wandel derzeit in vielen Feldern: bei der Kommunikation mit Mietern, bei der Anpassung von Prozessen und bei der Erfassung von Bestands- und Betriebsdaten. Ein sehr praktisches Beispiel liegt auf der Hand, weil man nunmehr ohne Stift und Papier auskommt: Die mobile Wohnungsabnahme, bei der erfasste Informationen via Tablet und Netzanbindung sofort in das angebundene ERP-System einfließen können.

Bei der Joseph-Stiftung im fränkischen Bamberg erprobt man die mobile Wohnungsabnahme bereits seit Sommer 2014 und nutzt hierfür eine App der Mainzer Aareon AG. Die guten Erfahrungen führten u.a. dazu, dass für die Stiftung die Themen Mobilität und Digitalisierung zu den strategischen Zielen für 2016 und 2017 erklärt wurden. Rudolf Klieve, Abteilungsleiter Wodis Organisation bei der Joseph-Stiftung, sieht das als logische Entwicklung des Unternehmens: „Innovation aus Tradition gehört bei uns zur Unternehmensgeschichte. Und mit der mobilen Wohnungsabnahme nutzen wir ein zeitgemäßes Instrument, das uns hilft, hier weiter auf Kurs zu bleiben.“

Innovation als Teil der Unternehmens-DNA

Bernhard Schneider, Pressesprecher der Stiftung, bekräftigt das: „Die Einführung innovativer Prozesse und Instrumente ist bei der Joseph-Stiftung Teil der Unternehmenskultur. Schon die Gründung der Stiftung als Immobilien-Dienstleister war seinerzeit eine außergewöhnliche Maßnahme“, berichtet er von den Anfangstagen. „Der seinerzeitige Erzbischof Joseph Otto Kolb stiftete den finanziellen Grundstock für ein gemeinnütziges Wohnungsbau- und Siedlungswerk, um Kriegsflüchtlingen, Vertriebenen und Ausgebombten im Erzbistum eine Heimat geben zu können.“

Seit der Gründung 1948 ist die Zahl der Mitarbeiter auf rund 180 gestiegen, die sich heute um über 5500 eigene Wohneinheiten und ebenso viele Einheiten für Wohnungseigentümergesellschaften und institutionelle Auftraggeber der Joseph-Stiftung kümmern. Für ein weiteres kirchliches Wohnungsunternehmen und fünf kleinere Wohnungsgenossenschaften ist man als Geschäftsbesorger tätig. Es wird deutlich: Ohne zeitgemäße IT-Konzepte kann eine solche Zahl an Objekten und Wohneinheiten nicht verwaltet werden.

2008 erhielt die Joseph-Stiftung den DW-Zukunftspreis in der Kategorie „Gesamtkonzept“. Die seinerzeitige Begründung: „Es gibt kaum einen wohnungswirtschaftlichen Arbeitsbereich, in dem die Joseph-Stiftung nicht eine Initiative ergriffen, eine Software entwickelt oder gemeinsam mit Partnern an Innovationen gearbeitet hat.“ Dass man sich nun mit digital gestützten Prozessen und neuen IT-Lösungen auf dem Feld der Wohnungsabnahme beschäftigt, folgt somit dem eigenen, seit Jahrzehnten bewährten Anspruch.

Die mobile Wohnungsabnahme als Baustein der „Optimalen Genossenschaft“

„Wir arbeiten weiter daran, ein ganzes Setting an Maßnahmen, Instrumenten und Prozessen zu entwickeln, mit dem eine Genossenschaft optimal verwaltet und geleitet werden kann. Das Ganze hat also von Beginn an strategischen Modellcharakter“, ordnet Rudolf Klieve den Einsatz der Tablets ein.

In der GEWOG Bad Berneck eG lief zu diesem Zweck die erste Erprobung der Anwendung. Im Mittelpunkt standen dabei zwei Fragen: Entspricht die Anwendung den alltäglichen Prozessen einer Wohnungsabnahme? Und ist die App so aufgebaut, dass ein Hausbetreuer vor Ort sie benutzen kann – und auch akzeptiert? Während des Anwendungstests standen die Bamberger in engem Kontakt mit dem Wodis-Sigma-Entwickler- und Support-Team bei der Aareon AG, was zu einer laufenden Optimierung der App führte.

Immer up to date

Die Live-Verknüpfung mit dem ERP-System ist ein vorrangiges Ziel der Anwendung – denn sie hilft, Zeit zu sparen und Prozesse zu optimieren. „Die Notwendigkeit, im Nachgang die Daten einer Wohnungsabnahme aus einem Papierformular in Wodis Sigma zu erfassen, entfällt. Wir vermeiden damit auch Fehlerquellen bei der Übertragung der Daten“, so Klieve.

Das fängt bei der Lesbarkeit der bislang auf Papier erfassten Angaben an. Er erklärt: „Nicht nur die Kollegen in der Verwaltung, sondern auch die Hausbetreuer selbst, die ein Abnahmeprotokoll zuweilen unter Zeitdruck erfassen müssen, konnten früher mitunter später das Geschriebene nicht mehr so recht erkennen. Mit der Anwendung stellen wir die Lesbarkeit sicher.“

Die mobile Wohnungsabnahme wird am Desktop-Rechner in Wodis Sigma vorbereitet. Dabei fließen Daten des Technischen Bestandsdatenmanagements mit in den Prozess ein. Während in den bisherigen Formularen alle Varianten der Abnahme in Bezug auf räumliche sowie technische Ausstattung der Wohnung abgebildet werden mussten, wird diese Redundanz durch die neue Anwendung vermieden: Es erscheinen auf der mobilen App von 1st Touch, der britischen Aareon-Tochtergesellschaft, nur die Datenfelder, die auch auf die abzunehmende Wohnung zutreffen.

Der Erfolg liegt in der Akzeptanz der Anwendung

Für den tatsächlichen Erfolg der App im Alltag ist die Akzeptanz bei den Anwendern entscheidend: Passen die eingespielten Abnahmeprozesse und die Abläufe zur Dateneingabe auf dem Tablet nicht zusammen, könnten Hausbetreuer dem Einsatz der neuen Geräte mit Skepsis begegnen – oder ablehnen. „Unser Usability-Faktor Nummer eins ist daher der Hausbetreuer vor Ort. Ein Stück weit muss er sich natürlich mit der Logik dieser App auseinandersetzen und daran gewöhnen. Seine Anwendungszufriedenheit hat aber durchaus Gewicht“, so Klieve.

Dass die Anwendung verlässlich und schnell funktioniert, dafür sorgt die Programmierung: Selbst, wenn das eingesetzte iPad nicht in der Nähe eines Funknetzes ist, sind die Daten nicht verloren. Die Software erkennt die fehlende Anbindung und speichert die Daten selbsttätig offline auf dem Tablet zwischen. Bei der nächsten Einwahl in ein Funknetz oder WLAN werden die Daten dann übermittelt.

Raum für Raum, Element für Element, Bauteil für Bauteil werden dann in der App der Zustand der Wohnung und die Notwendigkeit von Schönheitsreparaturen oder In­­­standsetzungsmaßnahmen erfasst. Schadensmeldungen von der App können beim Datenabgleich direkt weitergegeben werden. Der Zustand eines Raums oder Bauteils kann auch durch ein Bild dokumentiert werden, das mit der im Tablet integrierten Kamera gemacht wird. Dieses wird weiterer Bestandteil des digitalen Abnahmeprotokolls und kann später von jedem Bearbeiter aufgerufen werden. Am Ende der Abnahme erfolgt eine elektronische Unterschrift durch den Mieter und den Hausbetreuer direkt auf dem Tablet, der damit das nunmehr als PDF vorliegende Abnahmeprotokoll quittiert.

Die Beschleunigung der bisherigen Prozesse sorgte laut Rudolf Klieve schnell für Akzeptanz: „Die Daten der Wohnungsabnahme können von den Kollegen in der Verwaltung nach Übermittlung sofort genutzt werden, der Hausbetreuer muss nicht mehr an die Übernahme der Daten denken und kann sich umgehend um andere Aufgaben kümmern.“ Die Anwendung ist selbsterklärend und bedienerfreundlich, sodass die Anwender die App nach einem halben Tag im Griff haben.

Strategische Perspektive bis 2017

Die Joseph-Stiftung beabsichtigt, die mobile Wohnungsabnahme in den kommenden zwei Jahren sukzessive bei möglichst vielen Teilbereichen des Unternehmens einzusetzen. Vor allem bei den Studentenwohnheimen der Joseph-Stiftung wird sich die Zeitersparnis durch den App-Einsatz bemerkbar machen: „Knapp ein Drittel der stiftungseigenen Wohneinheiten bietet Studierenden ein Zuhause. Da kommen zum Semesterwechsel schnell bis zu 100 Wohnungsabnahmen in nur wenigen Tagen zusammen“, schätzt Pressesprecher Bernhard Schneider.

So lassen sich auch langfristig Kosten sparen: Ohne die App und die elektronische Bestandsdatenverwaltung im Hintergrund müsste man externe Dienstleister beauftragen, die manuell und vielleicht sogar auf Papier die Daten erfassen. Der ganze Prozess der Daten- und Bestandspflege wird jetzt „live“ in das laufende Geschäft integriert. Und er gibt allen Beteiligten damit zeitliche Spielräume, um sich um das zu kümmern, worum es eigentlich geht: nämlich nicht um Datenverwaltung um ihrer selbst willen, sondern darum, den Mietern einen gut gepflegten Wohnraum und Service anbieten zu können.