KI als strategischer Hebel für nachhaltigen Erfolg

Herr Habib, die Diskussion um KI ist derzeit allgegenwärtig. Warum ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt für die Branche, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen?

Martin Habib: Bei Immobilienunternehmen ist der Handlungsdruck aufgrund stetig steigender Kosten und zunehmendem Fachkräftemangel groß. Dazu kommen hohe Service-Erwartungen von Kundinnen und Kunden. Daher sind effiziente, automatisierte und komfortable Prozess von erheblicher Bedeutung – sowohl innerhalb der Organisation als auch in der externen Zusammenarbeit mit Mietenden und Geschäftspartnern. Genau hier setzt KI an: Als strategischer Hebel für die weitere Automatisierung ganzer Prozessketten sowie zur Unterstützung der Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag.

Können Sie uns hier konkrete Prozessbeispiele geben?

Martin Habib: Gerne. Besonders effektiv ist der Einsatz von KI bei repetitiven Aufgaben wie bei der Bearbeitung von Posteingängen oder bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen. E-Mails werden beispielsweise von der KI-Lösung automatisch vorsortiert und Inhalte mit Bearbeitungsvorschlägen für den Mitarbeitenden zusammengefasst. Rechnungen werden direkt kontiert oder fehlende Angaben identifiziert.

Nehmen wir das konkrete Beispiel: Eine digitale Handwerkerrechnung geht im Posteingang des Unternehmens ein. Sie wird dann ohne manuelle Eingabe im System eingelesen, automatisch dem passenden Konto zugewiesen und für die Freigabe vorbereitet. So lässt sich sehr schnell ein konkreter Nutzen erzielen: weniger manuelle Eingriffe, reduzierte Fehlerquellen, schnellere Durchlaufzeiten. Dadurch können sich Mitarbeitende auf komplexere Anliegen fokussieren.

Des Weiteren kann KI den Kundenservice des Unternehmens unterstützen und erweitern. Chat- und Voicebots beantworten Standardanfragen von Mietenden sofort rund um die Uhr – und das in gleichbleibender Qualität, unabhängig von Uhrzeit oder Auslastung. Virtuelle Assistenten transkribieren, analysieren eingehende Dokumente, extrahieren und strukturieren relevante Inhalte und erkennen automatisch Änderungen – etwa bei Namen, Adressen oder Bankverbindungen. Tickets werden im System automatisch erstellt und direkt an die zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet.

Besonders bei häufig gestellten Fragen, etwa zu Betriebskostenabrechnungen, Reparaturmeldungen oder Vertragsangelegenheiten, können KI-gestützte Systeme die Beteiligten zuverlässig und wirksam unterstützen. Im Ergebnis gewinnen Mitarbeitende Zeit für individuelle Anliegen und komplexere Beratungssituationen. Die Kundinnen und Kunden des Unternehmens profitieren von einem verbesserten Service.

Eröffnen sich mit KI auch strategische Potenziale?

Martin Habib: Absolut. KI optimiert nicht nur Prozesse, sondern eröffnet einen neuen Zugang zur strategischen Nutzung von Daten im Unternehmen. Mithilfe intelligenter Datenanalysen lassen sich Muster erkennen, Entwicklungen prognostizieren und Entscheidungen fundierter treffen. Das betrifft zentrale Bereiche wie Instandhaltung, Energieeffizienz oder auch das Mietmanagement.

Technologisch ist vieles möglich – doch wie gelingt die Integration in bestehende IT-Strukturen?

Martin Habib: Der Schlüssel liegt in offenen Systemarchitekturen. Moderne ERP-Systeme, idealerweise cloudbasiert, ermöglichen es, KI-Lösungen schrittweise und ohne tiefgreifende Systemanpassungen zu integrieren. Wichtig ist dabei, dass Prozesse Ende-zu-Ende gedacht werden und Schnittstellen zwischen Systemen vorhanden sind. Dann kann KI nahtlos integriert werden und ihren Mehrwert voll entfalten.

Wie setzt Aareon das Thema KI um?

Martin Habib: Auf dem Aareon Summit haben wir die Integration von KI unter der Dachmarke Aareon.ai in unser Property Management System vorgestellt. Ende Juli haben wir unter dieser Dachmarke AVAA eingeführt. AVAA steht für Aareon Virtuelle Assistenz. Wir bieten hier mehrere virtuelle Assistenten an, die die Mitarbeitenden in den Unternehmen wie ein Teammitglied unterstützen: AAVA Kommunikation, AAVA Wissensmanagement und AAVA ERP.

Das hört sich spannend an. Haben Sie hierzu Beispiele?

Martin Habib: AAVA Kommunikation beispielsweise hilft den Mitarbeitenden und bietet als Chat- und Voicebot eine 24/7-Erreichbarkeit für Kundinnen und Kunden. AAVA Wissensmanagement kann jederzeit Antworten auf interne Fragen geben und erleichtert somit zum Beispiel das Onboarding neuer Mitarbeitender.

AAVA ERP wird perspektivisch Routinen im ERP-System automatisieren, wie die Erstbearbeitung des Posteingangs oder die Rechnungskontierung. Hierzu wird AAVA Yuneo zählen. Dieser virtuelle Assistent befindet sich in der Pilotierung. Das ist ein kollaborativer gemeinsamer Gestaltungsprozess. Die Pilotkunden testen die neuen Features direkt im Tagesgeschäft und geben uns hierzu konkretes Feedback. In der Pilotgruppe sammeln wir alle Anforderungen, priorisieren gemeinsam und stimmen die nächsten Schritte transparent ab. So stellen wir sicher, dass die Lösungen praxisnah bleiben und konkrete Mehrwerte im Arbeitsalltag bieten.

Ist AAVA eine Eigen- oder Fremdentwicklung?

Martin Habib: AAVA basiert auf einer Kombination aus Eigenentwicklungen und integrierten Partnerlösungen. So können wir gezielt eigene Stärken einbringen und gleichzeitig auf erprobte Technologien zurückgreifen, um den virtuellen Assistenten kontinuierlich weiterzuentwickeln und an spezifische Anforderungen anzupassen.

In der Praxis ist oft auch die Akzeptanz innerhalb der Organisation entscheidend. Wie gelingt der kulturelle Wandel?

Martin Habib: Transparenz, Beteiligung und Kommunikation sind zentrale Faktoren. Es geht darum, Mitarbeitende frühzeitig einzubeziehen, Ängste abzubauen und positive Erfahrungen mit der Technologie zu ermöglichen. Vorbehalte entstehen aus oft aus Unsicherheit – das ist auch nachvollziehbar. Sobald jedoch spürbar wird, dass KI die Arbeit erleichtert und viel komfortabler gestaltet, ist die Akzeptanz ganz schnell da. Gleichzeitig ist hier die Entwicklung der Mitarbeitenden im Sinne einer lernenden Organisation wichtig. Mitarbeitende müssen in die Lage versetzt werden, die neuen Tools schnell zu nutzen. Nicht zu unterschätzen ist hierbei die Rolle des Managements. Ist es offen für Innovationen, wird die Einführung von KI als integraler Teil des Arbeitsalltags deutlich leichter.

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie auf bestehende Tools setzen oder branchenspezifische Lösungen bevorzugen sollen. Was raten Sie?

Martin Habib: Allgemeine KI-Tools wie ChatGPT oder Copilot sind leistungsfähig, aber nicht tief in die Prozesse der Wohnungswirtschaft integriert. Wichtig ist es auch immer, das Thema Datenschutz im Blick zu haben und nur DSGVO-konforme Unternehmenslizenzen zu nutzen. Branchenspezifische Lösungen hingegen sind auf konkrete Anwendungsfälle ausgerichtet und lassen sich direkt im ERP-System einsetzen. Der Vorteil liegt in der nahtlosen Integration, der Datensicherheit und der unmittelbaren Verknüpfung mit unternehmensrelevanten Prozessen.

Und abschließend: Was ist Ihr Appell an Unternehmen, die noch unentschlossen sind?

Martin Habib: Die Herausforderungen in der Branche werden nicht kleiner, aber die Handlungsmöglichkeiten größer. Es lohnt sich, heute strukturiert und zielorientiert erste Schritte zu gehen. Wer KI nicht als Selbstzweck, sondern als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie versteht, kann schnell profitieren. Und der wichtigste Schritt ist oft der erste: anfangen, ausprobieren, lernen. 

Herzlichen Dank für das Gespräch.