Privates ist nun mal privat
Wird ein Interessent in der Lage sein, regelmäßig seine Miete zu begleichen? Könnten sich seine Lebensumstände kurzfristig verändern? Passt er in die Sozialzusammensetzung des Objekts? Im Vermietungsgeschäft gibt es viele gute Gründe, Informationen von potenziellen Mietern abzufragen. Doch das ist häufig verboten.
Das geht niemanden etwas an: Der Schutz der Privatsphäre und informelle Selbstbestimmung sind von der EU verbriefte Rechte jedes Bürgers – sie zu verletzen kann seit Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 sehr kostspielig werden. Gleichzeitig darf die Immobilienwirtschaft während des Vermietungsprozesses zahlreiche, für den Prozess unabdingbare persönliche Daten erfassen. Dabei bietet es sich an, auch Informationen abzufragen, die für die betriebswirtschaftliche Planung, die Sozialzusammensetzung im Bestand oder die Verringerung der Fluktuation relevant sind. Was erlaubt ist, richtet sich nach dem Stand der jeweiligen Bewerbung – und einige Fragen sind grundsätzlich verboten.
Die Versuchung ist groß
Höhe des Einkommens, Schufa-Auskunft, Nationalität: Streift man im Jahr 2019 im Internet durch die gängigen Immobilienportale, tun sich regelrechte Abgründe auf. Vor allem in Ballungsgebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt versuchen Vermieter, bereits beim Erstkontakt eine bestmögliche Vorauswahl zu treffen. Dafür fordern sie häufig schon in der Anzeige eine Vielzahl von Informationen und Nachweise ein, die helfen sollen, den Kreis der potenziellen Mieter einzugrenzen. Die Krux: Viele dieser Angebote stellen unter der DSGVO eklatante Datenschutz-Verletzungen dar. Und wer denkt, dass das nur uninformierte Privatvermieter betrifft, liegt falsch: Auch bei manch gewerblichem Vermieter oder Verwalter sind die neuen Datenschutz-Gesetze noch nicht angekommen. Doch was ist wann erlaubt?
Der Erstkontakt
Reagiert jemand auf eine Wohnungsanzeige, bekunden Sie damit ihr Interesse an der Wohnung. Hier dürfen zwei Arten von Information abgefragt werden. Zum einen ganz allgemeine, wie Name, Geschlecht, Adresse und Kontaktdaten. Schließlich muss ein Vermieter festhalten, mit wem er es zu tun hat. Zum anderen solche, die es ermöglichen, grob einzuschätzen, ob der Interessent realistischerweise für die Wohnung in Frage kommt. Wichtig: Es dürfen nur sehr allgemeine Parameter erfragt werden, da der Stand der Bewerbung ein sehr unverbindlicher ist. Dazu zählen eine Einkommensindikation, die Anzahl und Altersklassen der einziehenden Personen (Erwachsene/Kinder), relevante Behinderungen (Stichwort Barrierefreiheit) und ob ein Wohnberechtigungsschein vorhanden ist. Auf dieser Basis muss entschieden werden, ob ein Besichtigungstermin angeboten wird.
Nach der Besichtigung
Haben nach erfolgter Besichtigung und dem persönlichen Kennenlernen weiterhin beide Parteien Interesse an einem Mietverhältnis, kann der nächste Schritt der Datenerfassung erfolgen. Die erhöhte Verbindlichkeit erlaubt es dem Vermieter nun, auch sensiblere Informationen einzuholen. Besonders interessant: Fragen zur Solvenz. Ist der Interessent zahlungsfähig? Ist er in der Vergangenheit Mietzahlungen schuldig geblieben? Wurden Räumungsklagen gegen ihn eingereicht? Das gleiche gilt für Fragen zu Beruf, Arbeitgeber, Arbeitsverhältnis und Höhe des Einkommens. Damit kann die Zahl der Interessenten weiter eingegrenzt werden.
Um zweifelsfrei die Identität des Gegenübers festzustellen, darf vor Ort der Personalausweis eingesehen werden. Doch Vorsicht: Nur gucken! Es ist verboten, eine Kopie des Dokuments oder ein Foto der Person anzufertigen. Denn die DSGVO verfolgt den Grundsatz der Datenminimierung. Das bedeutet, dass nur Informationen gespeichert werden dürfen, die für die Ausübung des Vertragsverhältnisses unabdingbar sind.
Vorauswahl Mietvertrag
Nur vom engsten Kreis der potenziellen Mieter darf eingeholt werden, was Vermieter am meisten interessiert: Erst jetzt ist es erlaubt, Nachweise über die Einkommensverhältnisse beziehungsweise eine Bestätigung der Stelle, die die Mietkosten übernimmt, einzufordern. Auch die Durchführung einer Bonitätsprüfung ist nun erlaubt.
Zu keinem Zeitpunkt ist es zulässig, persönliche Informationen zu erfragen, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Mietverhältnis stehen: An welchen Gott glauben Sie? Sind Sie geschieden? Was für Menschen lieben Sie? Die Antworten mögen von Bedeutung sein, um die Sozialzusammensetzung zu planen. Doch hier bietet sich zum einen Potenzial für Diskriminierung, zum anderen überwiegen die Persönlichkeitsrechte diese Interessen bei weitem. Wer diese Regeln – ob bewusst oder unbewusst – verletzt, riskiert, abgemahnt oder von den Aufsichtsbehörden der Länder belangt zu werden.
Um den Vermietungsprozess strukturiert und fundiert abzubilden, ist der Einsatz einer entsprechenden Softwarelösung unumgänglich. Das Zusatzmodul „Interessentenmanagement“ in DKB-Win stellt sicher, dass zu keinem Zeitpunkt Informationen unrechtmäßig erfasst werden. Auch die Erstellung von Exposés und deren Übertragung an die relevanten Immobilienportale ist im Zusatzmodul integriert. Zusätzlich sorgt die Lösung automatisch dafür, dass die geltenden Löschfristen von sechs Monaten ab der letzten Aktivität mit Sicherheit eingehalten werden. So wird der DSGVO rundum Genüge getan.
Der Schutz der Privatsphäre und informelle Selbstbestimmung sind von der EU verbriefte Rechte jedes Bürgers – sie zu verletzen kann seit Inkrafttreten der DSGVO sehr kostspielig werden.
