Software/IT

Ein Klick, alles im Blick

„Stimmt meine Heizkostenabrechnung?“ – „Warum ist sie höher als im vergangenen Jahr?“ – „Ist der Abschlag für die Heizung nicht zu hoch angesetzt?“ Mit Hilfe eines Online-Portals kann die SW Verwaltungsgesellschaft Nachfragen dieser Art schnell und kompetent beantworten.

Die SW Verwaltungsgesellschaft (SWV) ist eine hundertprozentige Tochter der Siedlungswerk gemeinnützige Gesellschaft für Wohnungs- und Städtebau mbH in Stuttgart und verwaltet den gesamten Immobilienbestand der Unternehmensgruppe. Dazu gehören rund 17.000 Eigentumswohnungen, Büro- und Gewerbeeinheiten sowie 6500 Mietwohnungen, davon 5500 im Anlagevermögen des Siedlungswerks. Sowohl für die Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) als auch für die Mieter im Anlagevermögen übernimmt die SWV das Betriebskostenmanagement. Darüber hinaus verwaltet die SWV Immobilien für Kommunen, Kapitalanleger und Institutionen. Auch Instandhaltungen und Modernisierungen zählen zu den Leistungen des Unternehmens.

Qualität im Blick

„Wir wollen für Eigentümer und Kapitalanleger ein kompetenter Partner sein und den Wert ihrer Objekte erhalten beziehungsweise steigern“, erklärt Stephan Siller, Geschäftsführer der SWV. „Mit den Wohnungen im Anlagevermögen unserer Unternehmensgruppe stellen wir gut ausgestatteten und gleichzeitig bezahlbaren Mietraum zur Verfügung.“ Der ist in der baden-württembergischen Landeshauptstadt auch sehr begehrt: Laut amtlichem Mietspiegel sind die Mieten in Stuttgart im Vergleich zum vergangenen Jahr im Durchschnitt um 5,5 % gestiegen.

Zahlreiche Fortbildungszertifikate und Auszeichnungen des Dachverbands deutscher Immobilienverwalter (DDIV) belegen den hohen Anspruch, den die SWV an sich selbst als Verwalter hat. Um diesen Qualitätsanspruch auch bei der Betriebskostenabrechnung umzusetzen, nutzt sie seit rund zwei Jahren das Online-Portal „Minol direct“. Früher übermittelte die SWV die Daten für die Heizkostenabrechnung per Post oder Fax an Minol und wertete den Energieverbrauch der Immobilien anhand von Excel-Listen aus. Heute sind die Abläufe viel effizienter: „Die Bearbeitungszeit der Heizkostenabrechnungen hat sich deutlich verkürzt“, sagt Siller. „Das Reporting und die laufenden Statusberichte helfen uns, den Überblick zu behalten und Kunden oder Mietern gegenüber jederzeit auskunftsfähig zu sein.“ Die Zeitersparnis kommt den Mitarbeitern zugute, die bereits gut ausgelastet sind: Kleine Teams von jeweils zwei SWV-Mitarbeitern verwalten durchschnittlich 900 Wohnungen und bis zu 30 Wohnanlagen.

Die eigenen Mitarbeiter von den Vorteilen der Online-Services zu überzeugen, war anfangs nicht so einfach, erinnert sich Siller. „Natürlich war das eine große Umstellung und jeder musste sich erst mal einarbeiten. Aber Minol hat uns bei der Einführung hervorragend unterstützt und das Portal ist so anwenderfreundlich gestaltet, dass die anfängliche Skepsis schnell verflogen war.“ In intensiven Schulungen brachten Sascha Daniela Eckhardt, Produktmanagerin Online-Services, und die Abrechnungsexperten von Minol den Mitarbeitern der SWV das Online-Portal mit all seinen Funktionen näher; während der gesamten Einführungsphase war der Kontakt sehr eng.

Informationen schnell übermitteln und abrufen

Etwa 30 der 80 SWV-Angestellten arbeiten täglich mit dem Online-Portal. Sie geben die Kosten- und Nutzerdaten für die jährliche Heizkostenabrechnung inzwischen nur noch online ein. Auch Zwischenablesungen bei einem Nutzerwechsel werden mit dem Online-Service abgewickelt. Die eingegebenen Daten prüft das System automatisch auf Plausibilität und vermeidet so fehlerhafte Einträge. Besonders komfortabel findet Siller die Archiv-Funktion. „Wenn wir ältere Belege abrufen möchten oder eine Einzelabrechnung erneut ausdrucken müssen, können wir das direkt aus dem Online-Portal heraus machen“, bestätigt Siller. „Früher mussten wir alle Belege und Rechnungen kopieren und abheften. Mit den Online-Services sparen wir Zeit, Papier und damit natürlich auch Kosten.“ Das macht sich selbst bei Kleinigkeiten wie etwa den Anschreiben bemerkbar, die dank des Portals nicht mehr für jeden Kontakt formuliert werden müssen.

Ein weiterer Vorteil ist die Status-Anzeige der einzelnen Vorgänge. Gerade bei WEGs ist der Zeitplan für die Heizkostenabrechnungen oft knapp bemessen. Etwa wenn die Abrechnungen pünktlich zur Eigentümerversammlung fertig sein müssen. „Hier können ein bis zwei Tage Verzögerung eine große Rolle spielen. Deshalb ist es gut, dass wir im Online-Portal auf einen Blick sehen können, wie der aktuelle Stand ist“, sagt Siller. „Wenn es mal eng wird, müssen wir nicht mehr ein bis zwei Tage auf die Post warten, sondern können die Abrechnungen direkt ausdrucken.“ Auch bei der internen Planung machen die Online-Services einiges einfacher. Weil die Kollegen im Portal direkt sehen, in welchen Objekten die jährliche Ablesung bereits abgeschlossen ist, können Sie die Datenübermittlung dieser Liegenschaften vorziehen und so Warte- oder Leerlaufzeiten vermeiden. Der tagesaktuelle Zugriff auf die Ablesebelege spart zusätzlich Zeit.

Energiemanagement per Mausklick

Bei Fragen, die über die Abrechnung hinausgehen, hilft der eReport – ein weiterer Online-Service. Anhand von Grafiken und Tabellen sieht der Verwalter, wie sich Verbrauch und Kosten für Heizung, Warm- und Kaltwasser im Laufe der vergangenen Jahre entwickelt haben und hat Zugriff auf laufende Verbrauchs- und Kostenanalysen. Der Verwalter kann entweder verschiedene Liegenschaften miteinander vergleichen, oder die Wohnungen eines Hauses – bis hin zu den verschiedenen Räumen einer Wohnung. Eine Skala zeigt, um wie viel Prozent der Energieverbrauch vom jeweiligen Mittelwert abweicht. Mit diesen Informationen können Verwalter auf der Basis von Fakten argumentieren – zum Beispiel bei der Frage, wie die aktuellen Heizkosten einer Wohnung zu bewerten sind. Die Daten helfen auch bei der Frage nach dem richtigen Zeitpunkt für eine energetische Modernsierung. Umgekehrt dokumentiert der eReport den Erfolg einer Modernisierung und liefert damit wichtige Erkenntnisse für andere Objekte. Auch Energieausweise lassen sich online bestellen.

Ausblick: digitale Zukunft

Die Online-Services von Minol sind für Siller ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zur integrierten Abrechnung. „So weit sind wir heute noch nicht“, sagt der Geschäftsführer. „Aber über kurz oder lang möchten wir die Heizkostenabrechnung direkt in unsere Betriebskostenabrechnung integrieren.“ Auch dabei kann er auf Minol und die integrierten Abrechnungsservices des Dienstleisters zählen. Seit Kurzem stellt Minol im Portal auch einen Online-Service rund um Rauchwarnmelder zur Verfügung, das Gleiche ist für die Legionellenprüfung geplant. Für Siller sind das interessante Optionen: Gerade erst hat die baden-württembergische Landesregierung die Einführung einer Rauchwarnmelder-Pflicht für das „Ländle“ beschlossen.

Für eine professionelle Verwaltung wichtiger denn je:
guter ­Service und die Möglichkeit, schnell ­Auskunft zu geben.

Die Zahl der online verwalteten Wohn- und Gewerbeeinheiten
hat sich in fünf Jahren verdoppelt.

eReport bietet den Zugriff auf laufende Verbrauchs- und ­Kostenanalysen.

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