Branchenlösungen für Hausverwalter

Viele Immobilienverwaltungen haben mittlerweile eine Größe erreicht, bei der sie nicht mehr ohne speziell auf sie abgestimmte Branchen-Software auskommen können. Was also tun, um immer wiederkehrende Arbeiten zu vereinfachen?

Die Hausbank München eG ist ein seit über hundert Jahren auf Immobilienbesitzer und Immobilienverwalter spezialisiertes Finanz-institut. Seit Jahrzehnten vermarktet sie speziell entwickelte Branchensoftware für Hausverwalter. Dazu zählen insbesondere die Produkt- und Dienstleistungsangebote „Verwalter- und Kautions-Service“. Die jährlich steigende Zahl ihrer Anwender ist Ausdruck der hohen Produktakzeptanz.

 

Merkliche Einsparungen durch

den Verwalter-Service

Der Verwalter-Service unterstützt Immobilienverwalter bei ihren täglichen operativen Aufgaben. Neben der Bereitstellung einer immobilienwirtschaftlichen Software werden viele Tätigkeiten des Alltags durch die Mitarbeiter des Hausbank-Rechenzentrums übernommen. Das bedeutet eine enorme Entlas-tung von zeit- und personalintensiven Arbeiten. Zusätzlich wird ein hoher Wert auf kom­­petente Beratung der Kunden gelegt.

Die Münchner Maximilian Frommhold Hausverwaltung GmbH & Co. KG mit heute rund 4 300 Wohneinheiten ist Nutzer des Verwalter-Services seit seiner Einführung Anfang der 1970er Jahre. Dieses Familienunternehmen in der dritten Generation ist mit hochqualifizierten Fachleuten aufgestellt. Andreas Kroth, der 1996 die Geschäftsführung von seinem Vater übernahm, ist Diplom-Kaufmann. Klar, dass Fremdleistungen kritisch und exakt von allen Seiten analysiert werden. Doch wie viele der 2 000 Anwender in der Bundesrepublik gelangte er nach konkreten Berechnungen zu dem Ergebnis: „Mit der externen Lösung, dem Verwalter-Service und seinem Rechenzentrum spare ich ca. 20 % meiner laufenden Kosten, wie z.B. Wartungs- und Personalkosten.“ Seitdem nutzt seine Hausverwaltung diese spezielle Branchensoftware für die täglichen kaufmännischen Aufgabenstellungen.

 

Speicherung und Sicherung der Daten

Die IT-Spezialisten des Anbieters denken voraus und arbeiten umsichtig, insbesondere, wenn es um die Datensicherung geht: heute ein weltweit diskutiertes und hochsensibles Thema. Um IT-Ausfälle zu vermeiden bzw. um die Daten vollständig zu sichern, werden deshalb alle Daten und Anwendungen in zwei örtlich voneinander getrennten Rechenzent-ren parallel gespeichert. Sie existieren quasi doppelt. In der IT-Sprache nennt man dies Datenspiegelung. Sollte einmal ein System ausfallen, übernimmt das andere nahtlos den Betrieb. Der wichtigste Faktor hierbei ist: Der Anwender würde es nicht einmal bemerken. Er kann – ohne Beeinträchtigung – rund um die Uhr arbeiten. Andreas Kroth stellte sich den Worst Case vor: Bei einem möglichen Schadensfall, wie etwa einem Brandschaden im Büro, könnte es zu Datenverlusten kommen. „Da alle Daten sicher archiviert sind, könnte der Geschäftsbetrieb nahtlos weiterlaufen und meine verwalterische Handlungsfähigkeit wäre gesichert.“

 

Keine Hürden beim Umstieg

Wer einen Umstieg auf den Verwalter-Service in Betracht zieht, sollte wissen, dass eine reibungslose Durchführung bei der Umstellung gewährleistet wird. Die Daten einer Hausverwaltung können beispielsweise mittels Excel-Tabellen übergeben werden. Diese werden automatisch eingelesen. In kürzester Zeit ist alles startklar. Für das Einarbeiten in das neue System gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder werden die Mitarbeiter der Immobilienverwaltungen im Münchner Schulungscenter eingewiesen oder direkt vor Ort im eigenen Unternehmen. Bei auftretenden Fragen hilft der persönliche Ansprechpartner.

 

Hohe Arbeitsentlastung durch

den Kautions-Service

Auch das Verwalten der Mietkautionen ist höchst arbeitsintensiv und verschlingt Ressourcen. Deshalb hat sich die 1918 gegründete GWG Gemeinnützige Wohnstätten- und Siedlungsgesellschaft mbH, München, für den Kautions-Service entschieden. Eine wichtige Voraussetzung dabei war: Mit der eigentlichen Umstellung wollte sie nichts zu tun haben. Nach Abwägen aller Faktoren ging der Zuschlag an die Hausbank München. Denn die Leistungspalette enthielt den gewünschten Rund-um-Kautions-Service mit den we­­sentlichen Merkmalen: wohnungswirtschaftliches Know-how, einfaches und effizientes Handling sowie eine hohe Kundenorientie­­rung. Der Datentrans­fer war bei den nicht weniger als 23 000 Miet­­verhältnis­sen eine logistische Herausforderung. Trotzdem war der Umstellungsprozess nach nur einem Monat abgeschlossen.

Das Anpassen an neueste juristische Erfordernisse erfolgt automatisch. Neben der gesetzeskonformen Anlage und Verzinsung hat die Verwaltung Zugriff auf die Kautionssumme ohne Mitwirkung des Mieters. Zudem erfolgt der direkte Versand der Steuerbescheinigung an jeden Mieter zum Jahreswechsel, ebenso detaillierte Kautions- und Objekt­übersichten an den Vermieter bzw. Verwalter. Die papierlose Verwaltung der Kautionsbestände per Internet sowie vielfältige tagesaktuelle Aus­­wertungen sind im System integriert. Auch Kontoführung, Schulung und Wartung zählen zu den Serviceleistungen. Die komplette Leistungspalette beinhaltet zudem System- und Serviceberatung aus einer Hand.

 

Ständige Weiterentwicklung der Software

Die Hausbank München will den Kunden mehr Komfort, mehr Effizienz und mehr Si­­cherheit bieten. Was die Verwaltungen wirklich brauchen, erfahren die Mitarbeiter entweder direkt bei ihren Kundenbesuchen oder im Expertenkreis. Am runden Tisch wird mit Hausverwaltern über aktuelle Probleme und deren Lösungen diskutiert. Diese werden zeitnah in der Software umgesetzt. Daraus ergeben sich jährlich regelmäßige Software-Aktualisierungen.

Die papierlose Verwaltung der Kautionsbestände per Internet sowie vielfältige tagesaktuelle Auswertungen sind im System integriert.

Um die Daten vollständig zu sichern, werden sie in zwei örtlich voneinander getrennten Rechenzentren parallel gespeichert.

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