Schritt für Schritt von manuell zu automatisch

Für Wohnungsunternehmen jeder Größe gibt es das passende digitale Werkzeug, um effizienter abzurechnen. 

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, muss die Wohnungswirtschaft – wie andere Branchen auch – ihre Prozesse digitalisieren und vernetzen. Das erwarten auch die Kunden: Mieter und Eigentümer sind es gewohnt, ihren Alltag per Smartphone und Apps zu organisieren. Genauso unkompliziert wollen sie auch alles rund um die Wohnung regeln, ob Mietvertrag, Schadensmeldungen oder aktuelle Auskünfte zum Energieverbrauch.

Doch ein Wohnungsunternehmen wird nicht über Nacht komplett digital. Es muss vielmehr – je nach Größe und Bedarf – die passende Digitalisierungsstufe für sich wählen. Das gilt auch im Hinblick auf die Energiekostenabrechnung, eine Kernaufgabe der Wohnungsverwaltung. Noch gibt es große Unterschiede zwischen den großen und den kleineren Wohnungsgesellschaften und Hausverwaltungen.

Während die Größeren meist auf eine Verwaltersoftware, Funksysteme und integrierte Abrechnungen setzen, sind bei kleineren Un­­ternehmen manuelle Prozesse noch weit verbreitet. Viele von ihnen übermitteln die Kosten- und Nutzerdaten auf Papier und wälzen Aktenordner, wenn ein Mieter eine Rückfrage zur Abrechnung hat. Dabei können kleine und mittlere Unternehmen von der Digitalisierung ebenso profitieren wie die großen. Das zeigen die Services des Abrechnungsdienstleisters Minol zur schrittweisen Modernisierung der Energiekostenabrechnung. Sie sind unter dem Dach der „Prozessoptimierten Betriebskostenabrechnung“ zusammengefasst.

Online-Portal zum Einstieg

Der Einstieg ins digitale Zeitalter ist das Online-Portal des Abrechnungsdienstleisters („Minol direct“). Um es zu nutzen, brauchen Kunden weder eine Software noch die Funktechnik, es reichen ein Internetzugang und die Anmeldung im Portal. Über das Online-Portal können Verwalter zum Beispiel Kos­­ten- und Nutzerdaten direkt und damit zeitsparend an den Dienstleister übermitteln und alle Informationen abrufen, die für sie selbst und ihre Kunden wichtig sind. Zum Beispiel zeigt der „eReport“ die Verbrauchs- und Kostenentwicklung der letzten Abrechnungsjahre.

Daten digital austauschen

Wer bereits mit einer Verwalter-Software arbeitet, kann einen Schritt weitergehen. Nicht nur die verbreiteten Softwarelösungen, auch kleinere Programme haben in der Regel eine standardisierte Schnittstelle für den Digitalen Datenaustausch (DTA). Oft werden diese Schnittstellen nicht genutzt. Damit können Verwalter die Kosten- und Nutzerdaten aus ihrer Software an den Abrechnungsdienstleister exportieren und umgekehrt die fertigen Abrechnungsergebnisse in ihre Software zurück importieren.

Beim Drucken kombinieren

Eine hilfreiche Option sind auch intelligente Drucklösungen wie „Kombiprint“. Sie ergänzen den DTA. Kunden können damit die Heizkos-ten- und Betriebskostenabrechnungen für die einzelnen Haushalte automatisch einander zuordnen. Das manuelle Sortieren der ge­­druckten Dokumente entfällt.

Zuerst erstellt der Verwalter wie gewohnt seine Betriebskostenabrechnungen und schickt diese als Druckdatei direkt aus seinem System an Minol. Dort werden die beiden Dateien – die erstellten Heizkostenabrechnungen und die Betriebskostenabrechnungen des Verwalters – zusammen. Auf Wunsch druckt der Dienstleister alle Einzelabrechnungen aus und verschickt sie direkt an Wohnungseigentümer oder Mieter. Möchte der Verwalter den Druck und Versand selbst übernehmen, bekommt er die kombinierten Druckdateien elektronisch zugesandt.

Verzahnte Datenströme

Bei den Integrierten Abrechnungsservices („Ibeko“) werden die Datenströme zwischen Dienstleister und Verwalter so verzahnt, dass die Abrechnung bei maximaler Datenqualität minimale Durchlaufzeiten benötigt. Dafür müssen alle Verbrauchswerte termingerecht und am besten digital per Funk vorliegen. Jede Ibeko-Lösung ist auf eine bestimmte Verwaltersoftware abgestimmt, wie GES, WodisSigma und Blue Eagle von Aareon, wowinex von Haufe und VS/3 von der Hausbank München.Das Verfahren wird im Vorfeld genau abgestimmt. Dann läuft alles automatisch, ohne dass der Verwalter wie beim DTA selbst aktiv werden muss. Der Dienstleister ruft die abrechnungsrelevanten Informationen eigenständig aus dem Softwaresystem des Verwalters ab und spielt die Abrechnungsergebnisse in das System zurück. Zusätzlich bekommt der Verwalter auch die Einzelabrechnungen als PDF-Dateien.

Maximal digital: die Fernablesung

Perspektivisch bietet ein Funksysteme mit Fernablesung den größten Mehrwert für beide Verwalter und Wohnungsnutzer. Mit dieser Technik lassen sich die Verbrauchswerte nicht nur einmal jährlich, sondern monatlich oder täglich erfassen. Das ermöglicht weitere digitale Werkzeuge:

– Laufende Analysen: Energiemonitoring-Tools wie das „eMonitoring“ im Online-Portal von Minol ermöglichen Verwaltern, den Energieverbrauch laufend zu überblicken und analysieren. Im Unterschied zur klassischen Abrechnung, die selbst bei komplett digitalisierten Prozessen nur einmal jährlich erstellt wird, liefert dieser Service zeitnahe Verbrauchsinformationen. Verwalter können das Monitoring nutzen, um Vielverbraucher oder Extremsparer aufzuklären, Rückfragen kompetent zu beantworten oder auch um den Erfolg einer energetischen Sanierung zu dokumentieren.
– Unterjährige Verbrauchsinformationen: Erst mit dem sogenannten „Informative Billing“ kommt die Digitalisierung beim Endverbraucher an. Über ein Mieterportal können Hauseigentümer und Mieter die aktuellen Verbrauchswerte und Kostentrends für ihre Wohnung aufrufen.
  Diese Daten sind so aufbereitet, dass die Bewohner verstehen, welche konkreten Auswirkungen ihr jeweiliges Verbrauchsverhalten hat. Sie können zeitnah reagieren und dadurch Energie sparen. Solche unterjährigen Verbrauchsinformationen könnten durch die Umsetzung der Europäischen Energieeffizienzrichtlinie (EED) auch in Deutschland schon bald verpflichtend sein.
Während die Größeren meist auf eine Verwaltersoftware, Funksysteme und integrierte Abrechnungen setzen, sind bei kleineren Unternehmen manuelle Prozesse noch weit verbreitet.
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