Prozessorientierte Immobilienverwaltung


Bei den vielen Aufgaben eines Immobilienverwalters ist es entscheidend, den Überblick zu behalten. Was sind die nächsten Schritte zur Planung der Eigentümerversammlung? Wie kompensiert man den krankheitsbedingten Ausfall eines Buchhalters?

Mit dem nächsten Domus 4000-Update steht den Anwendern ein neues webbasiertes Tool auf .net-Basis zur Verfügung: WEG Conventus, die neue Beschlusssammlung (www.domus-software.de/weg-conventus). Es un­­terstützt Verwalter prozessorientiert bei der Vorbereitung und ordnungsgemäßen Durchführung der Wohnungseigentümerversammlung. Schritt für Schritt führt das Programm durch die komplette Organisation – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Im gesamten Workflow ist dabei kontextorientiertes Arbeiten möglich, das heißt: Daten, die für einen Schritt benötigt werden, stehen an selber Stelle zur Verfügung und müssen nicht umständlich zusammengesucht werden. In die Software ist viel Praxiserfahrung von Kunden, Verwaltern und Mitarbeitern in die Weiterentwicklung eingeflossen. Die Kombination von Praxis-Know How mit aktueller Technologie ist ein stimmiger Ansatz, wie der laufende Betatest beweist: Nach Unternehmensangaben ist das Nutzerfeedback bisher durchweg positiv.

 

Schritt für Schritt zur ordentlichen

WEG-Versammlung

Neben der normalen Installation auf dem Server des Kunden, kann der Verwalter die neue Software auch mit in die Eigentümerversammlung nehmen. Hierfür installiert er nur einen Basis-Client auf seinem Laptop und benötigt eine Internetverbindung. Die Software verbindet sich nach dem Start automatisch mit dem Server des Kunden und greift so auf die jeweils aktuellen Stammdaten zu.

 

Planung einer Eigentümerversammlung

Viel Aufwand fließt in die Organisation einer WEG-Versammlung: Sie müssen an Wirtschaftspläne und Hausgeldabrechnungen denken, relevante Wirtschaftsdaten aufbereiten und zusammenzustellen, Eigentümer fristgerecht einladen. Und schließlich die Frage: Welche Besprechungspunkte müssen auf die Tagesordnung und welche davon sind Anträge zu einer Beschlussfassung? Die Entscheidungen selbst bleiben natürlich weiterhin dem Verwalter überlassen. WEG Conventus unterstützt ihn jedoch dabei, in der Vorbereitung an alles zu denken und Fristen einzuhalten. Tagesordnungspunkte (TOPs) stehen als Vorlage zur Verfügung und Einstellungen wie das Zustandekommen des Stimmrechts lassen sich je Wohneinheit/Objekt hinterlegen. Solange der Nutzer sich in der Planung befindet, kann er jederzeit Änderungen vornehmen. Die Einladungsschreiben erstellt er anschließend über eine Serienbrieffunktion über Microsoft Word, bei der die angelegten TOPs automatisch übernommen werden und auch Standardtexte für die Einladung hinterlegt werden können.


Durchführung einer Versammlung

Für Nutzer ist die Durchführung der Versammlung bedienerfreundlich: Am Versammlungsort wird die Software am Laptop gestartet und wird mit dem Firmennetzwerk verbunden. Danach wird eingetragen, wer bereits anwesend ist. Domus 4000 gibt grünes Licht, sobald die erforderliche Mehrheit erreicht ist und somit die Beschlussfähigkeit festgestellt werden kann. Möglich wird dies, da die Eigentümer mit ihrem Stimmrecht in den Stammdaten hinterlegt sind und WEG Conventus darauf für die Berechnung zurückgreift. Schritt für Schritt führt die Software den Verwalter anschließend durch die Tagesordnung. Auf diese Weise entsteht in der Software das spätere Protokoll. Nach Abschluss einer Versammlung überträgt der Verwalter alle gefassten Beschlüsse per Knopfdruck in die gesetzlich vorgeschriebene Beschlusssammlung (§24 Abs. 7 und 8 WEG). Falls vor Ort keine Netzverbindung zur Verfügung steht, kann das Protokoll auch nachträglich im Büro erstellt werden.

 

Historie für die Beschlusssammlung

Sobald die getroffenen Entscheidungen in der Beschlusssammlung stehen, protokolliert WEG Conventus automatisch alle Anmerkungen in der Historie mit Datum und Uhrzeit. Beschlüsse einer Versammlung dürfen schließlich nachträglich nicht geändert werden. Verwalter brauchen also zertifizierte Software, die diesen Prozess sauber abbildet und dokumentiert. Über die Historie kann er Beschlüsse jederzeit einsehen und rechtlich einwandfrei ergänzen, zum Beispiel bei laufenden Rechtsstreitigkeiten. Die Dokumente können jederzeit den Eigentümern zur Verfügung gestellt werden – komplett oder per Mehrfachauswahl. Die zeitliche Sortierung sorgt für den notwendigen Überblick.

 

Schriftliche Umlaufverfahren

Manche Entscheidungen eilen und können nicht bis zur nächsten Eigentümerversammlung warten. In diesen Fällen führt WEG Conventus in einem separaten Bereich auch durch die Planung und Durchführung von Umlaufverfahren. So können dringende In­­stand­­set­­zungs­­maß­­nahmen softwaregestützt beschlossen werden, zum Beispiel wenn ein Unwetter drei Monate vor einer Eigentümerversamm­­lung das Dach beschä­­digt und Gefahr im Verzug ist.

 

Buchen. Mahnen. Abrechnen.

Neben den Modulen wird auch der Dienstleistungsbereich ausgebaut. Für Anwender bietet der Software-Spezialist aus Ottobrunn Unterstützung bei der kurzfristigen Überbrückung eines Personalengpasses in der Buchhaltung. Auf Wunsch übernimmt das  erfahrene Buchalter-Team auch die komplette Buchhaltung – zeitweise oder längerfristig. Diese Dienstleistung bekommen Kunden unter dem Stichwort „Buchen. Mahnen. Abrechnen“, oder kurz „BMA-Service“ (www.domus-software.de/buchungsservice). Verwalter leihen sich geschulte Experten aus – zumindest virtuell: Die Buchhaltungsspezialisten unterstützen Kunden aus den Räumlichkeiten der Domus Software AG, solange sie gebraucht werden und nehmen Verwaltern auf Wunsch sogar dauerhaft den lästigen Papierkram ab.

Der BMA-Service wird gerne genutzt: „In der Vergangenheit kamen immer wieder Kunden auf uns zu und baten um operative Unterstützung. Meistens weil ein Mitarbeiter kurzfristig erkrankte und ein Monatsabschluss fällig wurde. Das zusammen mit wiederkehrenden Fragen nach der Komplett-Übernahme der Buchhaltung haben uns zu diesem flexiblen Serviceangebot bewogen: Ohne Einlernzeit steht unser Team mit jahrelanger Berufserfahrung bereit und hilft den Kunden dort, wo sie Hilfe benötigen – so lange sie möchten und produktiv vom ersten Tag an.“ sagt Stephanie Wenzlik, Mitglied der Unternehmensleitung der Domus Software AG.

 

Buchhaltung in guten Händen

Die Daten sind dabei sicher geschützt, denn gebucht wird direkt im System des Kunden. Die Buchhalter mahnen selbsttätig bei Rückständen und erstellen pünktlich die Umlagenabrechnungen. Durch diesen Service werden im jeweiligen Verwaltungsunternehmen Ressourcen frei, die für das Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden können: Zum Beispiel für eine noch intensivere Kundenbetreuung vor Ort. Nebenbei können Verwalter weitere Kosten für Software-Schulungen oder Hardware sparen können. Entscheidend ist jedoch eine Komponente, die oft vergessen wird: Das sichere Gefühl, dass die Zahlen stimmen und aktuell sind.

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