ERP-Systeme

Ist „Alles aus einer Hand“ noch zeitgemäß?

Warum es gerade bei der Digitalisierung interessant sein kann auf Best-in-Class-Lösungen zu setzen.

Alles bei einem Anbieter beziehen – das Prinzip von einigen großen Warenhäusern, aber auch Onlineanbietern wie Amazon war lange Credo in der Wohnungswirtschaft. Zugegeben, es ist komfortabel alles aus einer Hand zu beziehen: Man profitiert von schlanken Strukturen, meist einem Ansprechpartner, kennt das Prinzip und weiß, was man kriegt.

Gerade aber in der heutigen Zeit kommt dieser Ansatz an seine Grenzen: Die Anforderungen an moderne Wohnungsunternehmen steigen, weil Mieter und Bewohner Ansprüche aus anderen Lebensbereichen in ihrem Wohnumfeld ansetzen. Vielfältigkeit ist also Trumpf – und ein Problem für den umfassenden Alles-aus-einer-Hand-Ansatz vieler Anbieter. Das zeigt sich besonders stark beim Thema Digitalisierung.

In diesem Bereich besonders auffällig: ERP-Systeme. Der Anspruch an sie lautet, hochintegriert zu agieren, dabei dennoch ein Miteinander der Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Gerade in großen Unternehmen, die viel Geld in ihre ERP-Infrastruktur investiert haben, kommt es nicht selten vor, dass dem System alles untergeordnet wird. Das geschieht häufig zum Leidwesen von Agilität und Innovation – denn neue Applikationen in ein gesetztes ERP-System zu implementieren ist meist langwierig und kostenintensiv.

Der Umweg zu mehr Innovation: Es gibt Systemhäuser, die ERP-Systeme mit neuen branchenspezifischen Applikationen anreichern. Dadurch ergibt sich der Eindruck, es wäre einfach diese zu implementieren, sodass weiterhin sämtliche Geschäftsprozesse über die ERP-Landschaft und die dazugehörigen Applikationen laufen. Auch in der Wohnungswirtschaft gibt es Marktteilnehmer, die dieses Modell vertreten. Das ist verständlich. Schließlich ist die Kernfunktion eines ERP-Systems, Softwarekomponenten miteinander so zu verzahnen, dass sie gut funktionieren.

Reibungslos klappt das jedoch meist nur, wenn diese von vornherein in der Planung mit angedacht werden. Das ist utopisch, da kein Unternehmen zum Implementierungsstart seines ERP-Systems bereits sämtliche Bedürfnisse der Zukunft im Blick haben kann. Das feine Zusammenspiel aller Facetten zu organisieren, bedarf einer hohen Aufmerksamkeit. Denn wenn der Go-Live erst einmal erfolgt ist und das System aufgesetzt, ist es nicht so einfach, Applikationen und neue Features zu ergänzen.

Das macht ERP-Systeme per se in der Regel leider nicht sonderlich innovativ. In der heutigen Zeit kann das schnell zum Problem werden. Insbesondere seit dem vergangenen Jahr zeigte sich aufgrund der Corona-Pandemie, wie schnell digitale Erfordernisse eintreten können und wie schnell die Digitalisierung eigentlich sein müsste – gerade wenn es um neue Ideen und innovative Lösungskomponenten geht. Aber genau von diesen kann ein geschlossenes ERP-System nicht profitieren.

Intelligenz der Vielen für sich nutzen

Dabei gibt es mittlerweile genügend Auswahl. Es gibt eine ganze Branche, wie die sogenannten Proptechs, die sich das zu Eigen gemacht haben. Unter Proptechs versteht man (Start-up-)Unternehmen, die digitale Geschäftsmodelle oder Applikationen für die Immobilienbranche entwickeln. Vergangenes Jahr wurde die Studie „PropTech Germany 2020“ unter anderem von der TH Aschaffenburg durchgeführt. Darin wurden auch die größten Hürden für Proptechs in Zusammenarbeit mit Wohnungsunternehmen beleuchtet.

Karsten Nölling, CEO der KIWI.KI GmbH, einem Unternehmen für digitale Zutrittslösungen in Gebäuden, beschrieb die Situation wie folgt: „Eine der größeren Hürden in Summe ist natürlich, dass neue Produkte, Prozesse oder Geschäftsmodelle für die Branche nicht einfach zu verstehen und umzusetzen sind.“ Das unterstrich Anja Baum, Sales Managerin bei Assetti, die es sich zur Aufgabe gemacht haben, das Property Asset Management zu vereinfachen: „Es gibt nicht nur diesen einen Anbieter, der alles abdeckt. Es ist eher so, dass man ein Ökosystem aus vielen unterschiedlichen Anbietern hat, die dann die Gesamtlösung abbilden. Das ist die Zukunft.“

Auch Dr. Nicolai Wendland, Geschäftsführer bei 21st Real Estate, die den Transaktionsprozess von Immobilien digitalisieren, schätzt die Situation ähnlich ein: „Ich glaube, sobald die ersten richtigen integrierten Lösungen geschaffen sind, wo nicht nur ein Tool, sondern mehrere Tools auf einmal vereint werden, um viele Prozessschritte abzubilden, dann kommen wir in einen Bereich, wo das relativ schnell explodieren wird, da dort schnell Gewinne verzeichnet werden und Etablierte nachziehen. Da sind wir sehr nah dran – das kann aber eben noch ein bis fünf Jährchen brauchen.“

ERP-Systeme behalten Datenhoheit und können sich dennoch öffnen

Gerade weil Proptechs auf einige bestimmte Gebiete spezialisiert sind, können sie darin so gut agieren wie kein anderes Unternehmen. Will man deren Know-how für sich nutzen, muss man eine Öffnung des ERP-Systems für Drittsysteme von außen ermöglichen. Für moderne Wohnungsunternehmen ist es längst an der Zeit, das zu tun. Dabei behält das ERP-System seine ureigene Bestimmung: Es konzentriert sich auf eine bestimmte Auswahl an Geschäftsprozessen, die den Kern seiner Daseinsberechtigung definieren wie die Finanzbuchhaltung, die Stammdatenverwaltung, das Auftragswesen, Instandhaltung oder Beschaffung.

Um innovative neue Ideen zu integrieren, ist aber die Verbindung zur Außenwelt unabdingbar. Große Infrastrukturanbieter wie SAP zum Beispiel ermöglichen das seit geraumer Zeit. Sie verstehen, dass der Markt eine solche Öffnung nicht nur braucht, sondern auch erwartet. Damit bieten sie für Wohnungsunternehmen das Beste aus zwei Welten an: Sie stellen weiter ERP-Lösungen, öffnen diese aber für Dienste nach außen. Bewerkstelligt wird das über eine eigene Plattform, die SAP Cloud Plattform. Darüber kann man sehr elegant zum Beispiel APIs, offene und stabile Programmierschnittstellen, oder andere Zugänge nach außen legen, die es gestatten, Anwendungen von Proptechs in das ERP-Gesamtgefüge zu integrieren.

Denn eine Softwarelandschaft von morgen sollte über Schnittstellen zum Austausch von Daten verfügen. Dafür braucht es solche sicheren Plattformen, die die unterschiedlichen Softwarekomponenten orchestrieren. Das funktioniert beileibe nicht selbstverständlich. Darum muss sich jemand kümmern. So wie ein Dirigent, der unterschiedliche Instrumente vereinen muss, damit das Gesamtgefüge harmonisch funktioniert. Dafür zu sorgen, ist auch das Selbstverständnis von Datatrain, Digitalisierungspartner der Wohnungswirtschaft und Partner von SAP.

Die Anforderungen an moderne Wohnungsunternehmen steigen, weil Mieter und Bewohner Ansprüche aus anderen Lebensbereichen in ihrem Wohnumfeld ansetzen.

 Will man das Know-how von Proptechs für sich nutzen, muss man eine Öffnung des ERP-Systems für Drittsysteme von außen ermöglichen.

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