Vertragsmanagement

Gestalten, nicht nur verwalten!

Wettbewerbsintensivere Märkte und ein allgemein steigender Kostendruck zwingen auch Wohnungsbaugesellschaften dazu, ihre Abläufe kritisch zu hinterfragen und zu rationalisieren. Zudem steigen die Compliance-Anforderungen, was zu immer höheren Ansprüchen vor allem an die Verwaltung führt. Das gilt auch für die zahlreichen Verträge, seien sie mit Mietern oder Dienstleistern, die die Gesellschaft ordnungsgemäß handhaben muss. Abhilfe schafft da ein elektronisches Vertragsmanagement.

In vielen Unternehmen – auch in Wohnungsbaugesellschaften – sind Verträge über verschiedenste Abteilungen hinweg verstreut – vom Einkauf über die Rechtsabteilung bis hin zu verschiedensten Fachabteilungen und Standorten. Leider ist es so beinahe unmöglich, den Überblick zu behalten. Oft sind die Konsequenzen verpasste Fristen oder unvollständige Unterlagen.

Mit einer Vertragsmanagement-Software wird es aber möglich, Verträge zentral, transparent und revisionssicher zu speichern – ob die Gesellschaft sie mit ihren Mietern, mit Energieversorgern, Bauunternehmen oder Grünflächenpflegern geschlossen hat. Die folgenden sieben Funktionen sind für jede Lösung zur Vertragsverwaltung ein Must-have, damit ein Unternehmen seine internen Prozesse nachhaltig optimieren und eine Compliance-konforme Verwaltung garantieren kann:

1. Fristenmanagement: Ein effizientes Vertragsmanagement beruht zu einem großen Teil auf einer zuverlässigen Fristenkontrolle und Terminverwaltung. Gerade bei jahrelang laufenden Verträgen stellt das Sachbearbeiter vor große Herausforderungen. Eine digitale Vertragsverwaltung bietet hier eine unkomplizierte Lösung: Hat ein Vertrag beispielsweise eine Mindestlaufzeit von einem Jahr, wird der verantwortliche Mitarbeiter mithilfe einer digitalen Vertragslösung automatisch erinnert.

Dann bekommt er beispielsweise 30 Tage vor Ablauf des Vertrags eine E-Mail zu den Vertragskonditionen und kann entweder kündigen oder den Vertrag verlängern. Entscheidet der verantwortliche Mitarbeiter sich nicht innerhalb einer bestimmten Frist, wird die Entscheidung automatisch an den Nebenverantwortlichen eskaliert. So kann keine Frist mehr ungesehen verstreichen, und die Verantwortlichkeiten sind eindeutig verteilt.

2. Schnittstellen: Viele Unternehmen nutzen SAP ERP und andere Informationsmanagement-Systeme zur Verwaltung ihrer Lieferanten- und Mieterdaten. Um beim Einsatz einer digitalen Vertragslösung diese Daten nicht doppelt zu erfassen, sollten sich Drittsysteme über Schnittstellen integrieren lassen. Somit sind die Daten im Vertragssystem jederzeit auf dem neuesten Stand. Auch Dokumente aus den Abrechnungssystemen sollten sich über entsprechende Schnittstellen direkt und automatisiert übernehmen lassen.
3. Volltextsuche: Einer der großen Vorteile von digitalen Verträgen ist die einfache Durchsuchbarkeit. Eine OCR-Texterkennungs-Software (OCR vom englischen Optical Character Recognition) macht als PDF eingescannte und abgespeicherte Dokumente voll durchsuchbar – sowohl nach Schlagworten als auch ganzen Sätzen. Statt zahllose Aktenstapel zu wälzen, sind Mitarbeiter dank eines digitalen Vertragsmanagements nicht mehr mit langwierigem Blättern beschäftigt, sondern haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Möchte ein Mitarbeiter im Controlling beispielsweise einen umfangreichen Vertrag nach einer bestimmten Klausel durchsuchen, so kann er die dazugehörigen Schlagworte einfach in eine Suchmaske eingeben. Mitarbeiter, die keine Leseberechtigung für ein Dokument haben, dürfen dieses natürlich auch bei der Volltextsuche nicht angezeigt bekommen.

4. Dokumenterstellung: Eine papierbasierte Vertragsverwaltung bedeutet meist auch einen Medienbruch: Zusätzliche Dokumente, wie etwa Kündigungsschreiben, werden am PC erstellt, bearbeitet und schließlich ausgedruckt, mit den entsprechenden Unterschriften versehen und versendet oder in der Akte abgelegt. Doch auch viele digitale Lösungen verlangen einen solchen Schritt: Der Mitarbeiter erstellt ein Dokument in Word, druckt es aus, lässt es unterschreiben, scannt es, lädt es wieder in das System hoch und legt es beim entsprechenden Vertrag ab.

Dabei lässt sich dieser Prozess durch eine integrierte Dokumenterstellung bedeutend einfacher gestalten: Diese ermöglicht das Verfassen von Unterlagen direkt in der Akte, in der das Dokument auch abgelegt wird und aus der sich zudem die notwendigen Vertragsdaten unkompliziert übernehmen lassen. Der Mitarbeiter kann das neu erstellte Dokument dann direkt aus dem System per E-Mail versenden.

5.Versionierung: Strenge Compliance-Vorgaben verlangen oft, dass Entwürfe und nachträgliche Veränderungen von Verträgen sowie der dazugehörige Bearbeiter vollständig dokumentiert und nachvollziehbar sind. Die Versionierung von Dokumenten bietet dafür die notwendige Grundlage. Frühere Versionen werden inklusive aller Meta-Daten in der Dokumenthistorie gespeichert – von der Bearbeitungszeit über den ausführenden Mitarbeiter bis hin zu den eigentlichen Änderungen. Handelt ein Mitarbeiter beispielsweise neue Vertragsbedingungen aus, dann kann das geänderte Vertragsdokument als neue Version des Vertrags abgelegt werden.
6. Zugriffssteuerung: Ein Berechtigungssystem regelt den Zugriff auf Vertragsdaten sehr genau. So können auch Mitarbeitern fremder Abteilungen oder auch Externen Leserechte eingeräumt werden. Denn geschäftskritische Daten in einem Vertrag dürfen unter Umständen nur einem sehr eingeschränkten Kreis von relevanten Mitarbeitern zugänglich sein. Gleichzeitig ist es aber durchaus sinnvoll, dass beispielsweise ein Controlling-Mitarbeiter Verträge zu Reportingzwecken einsehen kann, aber keine Schreibberechtigung für Akten hat. Ein digitales Vertragsmanagement sollte diese eingeschränkten Zugriffe durch ein anpassbares Berechtigungssystem zuverlässig abbilden. Zudem müssen Mitarbeiter ganze Akten, aber vor allem auch Teile davon, für relevante Mitarbeiter oder Externe über einen bestimmten Zeitraum hinweg freigeben können, zum Beispiel für einen externen Audit.
7. Mobilität: Nicht selten benötigen Mitarbeiter auch unterwegs einen vollständigen Zugriff auf alle Verträge, beispielsweise wenn sie Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern in einem Objekt vor Ort durchführen. Dies bestätigt auch die aktuelle Studie zur Cloud-Nutzung im deutschen Mittelstand von forcont und der Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) Berlin.

Eine der auffälligsten Änderungen ist hier die enorm gestiegene Relevanz des mobilen Arbeitens: 2015 nannten es 57 % als Argument für SaaS, heute sind es fast 90 %. Mobiles Arbeiten ist damit der am häufigsten genannte Einführungsgrund für Cloud-Software.

Mit einer entsprechenden Software-as-a-Service-Lösung sind Mitarbeiter auch unterwegs über alle Vertragsdaten informiert und können jederzeit und von jedem Ort aus darauf zugreifen. Bei der Auswahl einer solchen Lösung sollte man darauf achten, dass der Anbieter den deutschen Datenschutzrichtlinien verpflichtet ist, was eine Weitergabe von sensiblen Daten ausschließt.

Auch die Cloud-Studie zeigt, dass der Aspekt der Datensicherheit für alle Seiten – Nutzer wie Softwareanbieter – eine der drängendsten Fragen ist. Unter denen, die noch keine Cloud-Software nutzen, stieg die Zahl derer, die Sicherheitsmängel befürchten, massiv an: von 60 % 2015 auf über 90 % im letzten Jahr.

Auch bei denen, die Cloud-Software bereits anwenden, haben die Sicherheit und der Schutz ihrer Daten weiterhin höchste Priorität. Vor diesem Hintergrund sind Auszeichnungen wie etwa die „German Cloud“-Zertifizierung hilfreich, belegt sie doch ein besonders hohes Datenschutz-Niveau des Anbieters.

Mit einer Vertragsmanagement-Software ist es möglich, Verträge zentral,
transparent und revisionssicher zu speichern.

Whitepaper

Diese sieben Punkte sind ein Auszug aus dem Whitepaper „Aktiv Gestalten statt nur Verwalten: Wie ein digitales Vertragsmanagement Ihre internen Prozesse verschlanken kann“. Es steht hier zum kostenlosen Download bereit: https://www.forcont.de/produkte/forcontract-der-vertragsmanager/ebook-bestellung/whitepaper-aktiv-gestalten-statt-nur-verwalten-wie-ein-digitales-vertragsmanagement-ihre-internen-prozesse-verschlanken-kann/

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