Software / IT

Aufgaben und Informationen im Blick

Mieter wie Eigentümer erwarten von einer modernen Immobilienverwaltung vor allem drei Dinge: Reaktionsschnelligkeit, verbindliche Aussagen und die zügige Bearbeitung eingehender Schadensmeldungen. Entscheidend ist dabei die Fähigkeit, zu jedem Zeitpunkt Auskunft über den aktuellen Stand der Dinge geben zu können.

Die Verknüpfung von Informationen ist eine der größten Herausforderungen auf dem Weg zum digital arbeitenden Unternehmen. Gleichzeitig entscheidet kaum ein Faktor mehr über die Zukunft einer Immobilienverwaltung: Nur wer Informationen intern bündelt und allen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, kann im Wettbewerb bestehen. Der Erfolg einer Firma hängt an der Fähigkeit, interne Abläufe zu dokumentieren und effizient zu gestalten. Die Software DOMUS NAVI sorgt genau dafür und ist damit die Lösung für Haus-, Liegenschafts- und Mietverwalter.

Carsten Götz, Geschäftsführer der Müller Immobilien Management GmbH in Friedrichsdorf, setzt auf diese Lösung. Zu seinen Kunden im Rhein-Main-Gebiet zählen hauptsächlich private Wohnungseigentümergesellschaften, Stiftungen, Kapitalanleger mit Zins-Miethäusern und Gewerbekunden. Seine Mitarbeiter organisieren WEG-Versammlungen, bearbeiten eingehende Schadensmeldungen und kümmern sich um die komplette Immobilienverwaltung für die Kunden – inklusive Abrechnung. Vor nicht einmal zehn Jahren tat er dies mit zwei Mitarbeitern. Er hatte alle wichtigen Themen selbst im Blick und konnte seinen Kunden so einen optimalen Service bieten. Seitdem ist die Firma auf Erfolgskurs und wächst jedes Jahr. Mittlerweile beschäftigt er 14 Mitarbeiter und zwei Auszubildende. Er ist mit Herzblut bei der Sache, auch wenn die eingehenden Anfragen meistens drängen: „Die Kunden rufen uns im Regelfall an, wenn irgendein Mangel auftritt – sei es ein Wasserschaden oder eine defekte Heizung. Wir managen dann, dass die Kundenwünsche schnell und zuverlässig erfüllt werden“, erzählt Götz. „Ohne perfekte interne Organisation geht das nicht, denn ein Telefonat allein genügt nicht mehr: Wir haken zum Beispiel regelmäßig bei Handwerkern nach, denn die Kundenanforderungen sind hoch, die Handwerker oft sehr ausgelastet.“ Für einen Mitarbeiter ist es nicht möglich, alle laufenden Vorgänge ständig im Blick zu behalten und die nächsten Schritte genau zu kennen: Das übernimmt immer öfter die Büroorganisationssoftware.

Die Informationsflut aus unterschiedlichen Objekten managen und die Liste anstehender Aufgaben kanalisieren – das ist die große Herausforderung für Götz. Die von ihm eingesetzte Software fasst entscheidende Schritte in der Kommunikation und Organisation zu­­sammen. Die E-Mail-Funktion ordnet An­­fragen automatisch den richtigen Aktivitäten zu, digital hinterlegte Dokumente stehen im Kontext des Objekts zur Verfügung. Sind die Daten einmal im System, lassen sie sich nach Mieter, Objekt oder anderen Kriterien filtern, verknüpfen und vor allem nach Stichworten durchsuchen. Parallel geführte Excel- und Aufgabenlisten entfallen zunehmend, da sämtliche Kommunikationsarten in der Büroorganisationssoftware zusammengefasst sind.

Das ist besonders praktisch, wenn Vorgänge von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden: „Für mich als Verwalter bedeutet das, dass ich künftig auch Teilzeitkräfte und Aushilfen effizienter einbinden kann – etwa um Urlaubszeiten oder krankheitsbedingte Ausfälle zu überbrücken“, erzählt Götz. „Mitarbeiter, die bereits mit dieser Lösung arbeiten, sehen schneller, was sie tun müssen und ich erkenne, wie der Bearbeitungsstand ist.“ Dabei geht es ihm um Transparenz und Anleitung. Als positiven Nebeneffekt kann jeder Anwender der Müller Immobilien Management GmbH einem nachfragenden Kunden per Klick den aktuellen Bearbeitungsstand mitteilen. Das sorgt für Vertrauen auf Kundenseite und das gute Gefühl, den richtigen Verwalter an seiner Seite zu haben.

Reports ermöglichen detaillierte Analysen

Die Zusammenfassung der Vorgänge ermöglicht ein detailliertes Reporting, das Carsten Götz intensiv nutzt: „Über die Filterfunktion haben wir zum Beispiel herausgefunden, dass Wasserschäden zuletzt überdurchschnittlich oft vorkamen. Die Software zeigt uns auch, wie lange wir im Schnitt für die Bearbeitung brauchen. Mit diesem Wissen können wir unsere Prozesse genauer analysieren und optimieren.“ Auch seine Kunden profitieren von solchen Analysen, zum Beispiel in Form von nachhaltigen Investitionsempfehlungen.

Viele Abläufe wiederholen sich, etwa bei der Organisation einer WEG-Versammlung oder dem Ablauf eines Eigentümerwechsels: Angebote müssen eingeholt, Kunden angeschrieben und Räume gebucht werden. Dafür setzt Götz‘s Unternehmen verstärkt auf standardisierte Prozesse, die sich auch in der Büroorganisationssoftware abbilden lassen – ein wichtiger Baustein, etwa für eine ISO-Zertifizierung.

Ist DOMUS NAVI durchgängig im Einsatz, schafft die ständige Verfügbarkeit der Informationen am PC und unterwegs über die Aktivitäten-Historie eine Transparenz, die bei Mietern und Kunden gut ankommt. Egal, wen man künftig bei der Müller Immobilienverwaltung erreicht: Als Kunde erhält man schneller eine verlässliche Auskunft. Termine und Wiedervorlagen direkt in der Oberfläche machen andere Organisationsprodukte überflüssig. Die Daten sind dabei ähnlich sicher wie an einem Bankarbeitsplatz: Mitte August wurde die Software sicherheitstechnisch überprüft und mit dem FIDUCIA Zertifikat ausgezeichnet. Der IT-Dienstleister zählt mehr als 650 Volks- und Raiffeisenbanken sowie 50 Privatbanken zu seinen Kunden.

Die Software ist einfach zu verstehen: „Bereits nach einigen Tagen können neue Kollegen produktiv mitarbeiten“, berichtet Götz. Besonders bei der Einführung ist der Support des Anbieters sehr hilfreich. „Alles was neu ist, ist natürlich erst einmal mit Pflegeaufwand verbunden. Hat man die Einführung aber einmal geschafft, ist das Tool für alle eine große Erleichterung.“

Carsten Götz ist mit seiner Firma nicht nur Anwender sondern auch kritischer Kunde. Er kennt die Vorteile und Schwächen verschiedener Software-Lösungen für Immobilienverwalter. Für ihn steht fest: „Keine Software ist perfekt, aber DOMUS bietet für uns das beste Gesamtpaket.“ Über die regelmäßigen Artikel des Software-Anbieters erfährt er frühzeitig von Neuerungen und lässt sein Praxiswissen aktiv durch Feedback in die Weiterentwicklung des Programms einfließen. Auch wenn Neuerungswünsche nicht immer sofort umgesetzt werden können, stellt das Ottobrunner Softwarehaus auf diese Weise sicher, dass sich die Lösung an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert und damit zukunftssicher weiterentwickelt wird.

Der Erfolg einer Firma hängt an der Fähigkeit, interne Abläufe zu ­dokumentieren und effizient zu gestalten.

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