Digitale Lösungen

Die Abläufe optimieren

Digitale Lösungen erleichtern das Arbeiten. Ihr Potenzial, Routinen zu automatisieren, zu beschleunigen und fehlerfrei zu gestalten, kann Effizienzeffekte im zweistelligen Prozentbereich erschließen. Was einfach klingt, gelingt dennoch nicht immer. Denn oftmals wird übersehen, dass bei digitalen Ökosystemen das gleiche Prinzip gilt wie im Sport: Nicht die Mannschaft mit den besten Einzelakteuren gewinnt, sondern das Team, das perfekt zusammenspielt.

Nehmen wir als Beispiel eine Fußballmannschaft: Was nutzt der beste Stürmer, wenn er aus dem Mittelfeld keine Bälle zugespielt bekommt? Oder wenn die Spieler der Abwehrkette nicht miteinander kommunizieren? Das Spiel wird Stückwerk und aller Voraussicht nach wenig erfolgreich bleiben – obwohl viel Geld in die Spieler und viel Zeit in das Training investiert wurden. Was fehlt ist ein Team-Gefüge – Spieler, die sich blind untereinander verstehen und gegenseitig perfekt ergänzen.

In digitalen Ökosystemen ist es genauso. Viele Prozessschritte in Immobilienunternehmen werden bereits mithilfe digitaler Lösungen erledigt. Zahlreiche Anbieter haben Produkte entwickelt, mit denen sich einzelne Aufgaben digital lösen lassen. Doch wenn diese Anwendungen einsame Inseln im Gesamtablauf bleiben und die Lösungen verschiedener Anbieter nicht miteinander vernetzt sind, bleibt der gewünschte Erfolg aus.

Der Matchplan: Konnektivität reduziert Komplexität

Das Ziel muss folglich lauten: Die Komplexität zu minimieren, indem die dahinter liegenden digitalen Lösungen besser miteinander kommunizieren. Hier kommt ein integriertes digitales Ökosystem, wie etwa die Aareon Smart World, ins Spiel. Hier greifen Expertenlösungen nahtlos ineinander. So kann administrativer Aufwand erheblich reduziert werden, wie zum Beispiel beim digitalen Rechnungsdurchlauf oder der Unterstützung von Fachkräften vor Ort durch smarte Services auf mobilen Endgeräten. Alle dabei benötigten und generierten Informationen werden automatisiert zwischen digitalen Lösungen und dem ERP-System ausgetauscht.

Die Erfolgstaktik: Digitalisierung Ende-zu-Ende denken

So wie ein Fußballteam seine Taktik vom Torwart bis zum Stürmer ausrichtet, so müssen auch Unternehmen ihr Tagesgeschäft lückenlos von einem Ende bis ans andere denken. Dabei geht es nicht nur um den Einsatz der passenden Technik, sondern auch um die Unternehmenskultur – um den „Teamspirit“. Nur wer umdenkt und den Wandel annimmt, eröffnet sich die Chance, Abläufe neu zu beleuchten und zu verbessern. Daher ist es wichtig, ein Bewusstsein zu schaffen, dass es bei der digitalen Transformation in erster Linie darum geht, dass die Technologie dem Nutzer dient – ob im Management, als Außendienstmitarbeitender, Kunde, Lieferant oder in einer Back-Office-Funktion. Es geht schlichtweg darum, einzelne Abläufe, Teilprozesse und Arbeitsgebiete nicht isoliert zu betrachten, sondern sich das gesamte Spielfeld und alle Spielzüge anzuschauen. Die Digitalisierung muss Ende-zu-Ende gedacht werden, erst dann ist eine reibungslose Zusammenarbeit, eine einfache Interaktion der Prozesse und ein schneller Zugang zu Informationen und Dienstleistungen gewährleistet. Das erfordert neue Denkmuster und letztlich eine Offenheit gegenüber Veränderung.

Nutznießer Außendienst

Ein gutes Beispiel dafür, welche positiven Effekte diese Offenheit gegenüber Veränderung haben kann, ist das mobile Arbeiten. Viele Abläufe, die die Immobilienwirtschaft schon vor Jahren digitalisiert hat, verknüpfen Außendienst und Büro. Damit Unternehmen nicht jeden Ablauf für sich angehen müssen, sollten alle mobilen Lösungen bereits vom IT-Dienstleister präzise aufeinander abgestimmt sein – unter Berücksichtigung von Flexibilität und Individualisierbarkeit.

Anwender können so ihre Aufgaben vor Ort erledigen und dokumentieren. Technische und kaufmännische Mitarbeitende oder Dienstleister greifen mit mobilen Endgeräten auf für den jeweiligen Prozess relevante Dokumente, wie beispielsweise Aufträge, Protokolle und Meldungen zu, die in Echtzeit aus dem ERP-System bereitgestellt und – genau wie das Ergebnis des Vorgangs – wieder dorthin zurückgespielt werden und Folgeprozesse auslösen. Die Bandbreite umfasst nahezu alle Prozesse vor Ort und ist ideal für mobile Wohnungsübergaben, Verkehrssicherungsprüfungen, Aufträgen zu Reparaturen, das Abrufen der elektronischen Mieter- und Objektakte, Zeiterfassung oder Baumkataster.

Mehr Effizienz und Komfort im Tagesgeschäft

Aufgaben und Termine lassen sich durch die integrierten Prozesse leichter managen und steuern – und das in beide Richtungen: Hauswarte und andere Mitarbeitende können Schäden vor Ort erfassen und den Auftrag zu ihrer Behebung anlegen. Umgekehrt hat das Backoffice einen direkten Draht zum Hauswart, zum Kollegen vor Ort, aber auch zum Sozialmanager im Quartier und kann ihnen ad hoc Aufgaben und Anliegen aus Mieterkontakten auf Tablet oder Smartphone bereitstellen.

Ein weiterer Nutzen mobiler Anwendungen ist es, Sachverhalte vor Ort zu klären und zu dokumentieren: vom Zustand der Wohnung (etwa bei der Übergabe) über das Erheben und Pflegen von Bestandsdaten oder einem Baumkataster bis hin zur Verkehrssicherung, deren Aufgaben sich mit Prüfprotokollen und Fotos festhalten lassen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Alles ist revisionssicher und DSGVO-konform dokumentiert. Die Mitarbeitenden sind stets im Bild, auskunftsfähig und können ihre Zeit anstelle von Routinearbeiten für Kundenanliegen nutzen. Die Prozesse laufen – ohne Memozettel, Hinterhertelefonieren und ohne Verzögerung. Mieter wiederum sehen, dass ihr Anliegen bearbeitet wird und können dies in ihrem Mieterportal entsprechend verfolgen. Auch der Hauswart oder Handwerker weiß schneller Bescheid und spart Zeit und Wege, weil er besser disponieren und seine Arbeit sofort dokumentieren und veranlassen kann.

Ortsunabhängige Organisation

Wie wichtig es ist, dass Lösungen ortsunabhängig genutzt werden können, hat gerade die Covid-19-Pandemie gezeigt. In der heutigen hybriden Arbeitswelt ist diese Flexibilität bereits Standard. Umso nachdrücklicher stellt sich die Frage, wie sich Arbeitsabläufe unabhängig vom Ort organisieren lassen.

Papierloser Rechnungsdurchlauf - Zeit sparen

Bei der Rechnungstellung hat die Covid-19-Pandemie einen Zeitenwechsel initiiert. Untersuchungen zeigen, dass die digitale Rechnungsstellung auf dem Vormarsch ist. Jedes dritte Unternehmen (32 Prozent[1]) erstellt Rechnungen überwiegend oder ausschließlich elektronisch. Die Vorteile digitaler Rechnungen liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung bis hin zur Zahlung wird einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen.

Automatisierte Abläufe sind effizientere Abläufe: Studien belegen, dass Immobilienunternehmen, die auf einen digitalen Auftrags- und Rechnungsprozess setzen, bis zu 70 Prozent Zeit sparen. Dabei ist Effizienz nicht alles. Auch die Datenqualität verbessert sich: beispielsweise durch weniger Übertragungsfehler, automatische Übernahme von Daten, automatische Verbuchung der Rechnung oder automatisierte Prüfungen. Zudem schärft es das Profil als Arbeitgeber – nach innen und bei externen Fachkräften. Darüber hinaus zahlen digitale Abläufe auf Environmental Social Governance (ESG) ein, weil jedes nicht gedruckte Blatt Papier wertvolle Ressourcen und CO2 spart.

Die Basis für den digitalen Rechnungslauf bilden die unternehmensindividuellen Prozesse vom Eingang über die Archivierung und Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe. Die Grundlage für die digitale Prozesseffizienz schaffen der elektronische Rechnungseingang beziehungsweise das automatisierte Auslesen via digitaler Dokumentenerfassung (Capturing). Die Capture-Funktion des Rechnungsportals erlaubt dem virtuellen Eingangskanalmanager, jede Rechnung zum digitalen Dokument und damit zur verwertbaren Information zu machen – egal in welcher Form sie eingeht: auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung in allen gängigen Formaten.

Immobilienunternehmen können so beim Rechnungsdurchlauf von effizienteren Abläufen bei gleichzeitiger Steigerung der Datenqualität profitieren – unabhängig, ob es sich um Rechnungen bezüglich Betriebskosten, Maßnahmen, Verwaltung oder Instandhaltung handelt.

Erfolgsfaktor digitales Ökosystem

Zusammenfassend lässt sich sagen: Um von der digitalen Transformation tatsächlich zu profitieren, sind ein digitales Ökosystem – in dem ERP-System und digitale Lösungen zusammenspielen – sowie ein ganzheitliches Betrachten aller Abläufe essenziell. Beides bildet die Basis für die Vernetzung des Unternehmens mit den verschiedenen Stakeholdern und gewährleistet nahtlose Ende-zu-Ende-Prozesse. So können Immobilienunternehmen ihre komplexen Beziehungsgefüge und das Tagesgeschäft einfacher und effizienter steuern sowie ihren wirtschaftlichen Erfolg steigern.

[1] Bitkom Digital Office Index 2022 (Bitkom Digital Office Index 2022 | Bitkom e.V.)
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