Digitale Vermietung

Warum aufwendig, wenn es auch einfach geht?

Wohnungsunternehmen sind dann am effizientesten, wenn sie sich um ihre Kernaufgaben kümmern können. Diese sind mit Mieterservice, Bauträgergeschäft, Verwaltung, Vermietung und anderen Dienstleistungen schon für sich genommen umfangreich genug – eine Priorisierung ist nicht immer einfach. Allerdings schlummern auch bei diesen Tätigkeiten Effizienzpotenziale. Gerade beim Vermietungsgeschäft lassen sich Zeit und Ressourcen sparen.

Das Vermietungsgeschäft kann aufwendig sein: Der Verwaltungsaufwand, der mit der Betreuung der Mietinteressenten einhergeht, ist häufig so groß, dass gleich mehrere Mitarbeiter damit beschäftigt sind. Wartelisten oder hinterlegte Suchprofile verkomplizieren den Prozess zusätzlich und sind rechtlich zudem schwierig: Viele Daten dürfen nur im Rahmen einer konkreten Wohnungsbewerbung erhoben werden und sind spätestens nach sechs Monaten zu löschen. Der Verwaltungsakt hierbei ist enorm. Doch es geht auch einfacher, effizienter und vor allem rechtssicher  – dank moderner, digitaler Vermietungslösungen.

Es geht auch einfacher

Abhilfe schafft die vollumfängliche, digitale Lösung, mit einer zentralen Interessentendatenbank des Hamburger Unternehmens Immomio. Dahinter verbirgt sich eine deutschlandweite Datenbank mit hunderttausenden aktiv suchenden Mietinteressenten. Der Prozess ist denkbar einfach: Haben Wohnungsunternehmen interessante Profile im Auge, können sie diesen mit nur einem Klick ein Wohnungsangebot digital unterbreiten. Da Interessenten die von ihnen angegebenen Daten selbst verwalten und aktualisieren können, ist das Thema Datenschutz – zumindest für Wohnungsunternehmen – hier vom Tisch.

Eine Besonderheit gibt es für Wohnungsunternehmen mit besonders hohen Anspruch an Exklusivität, wie es häufig bei Wohnungsgenossenschaften der Fall ist: Für sie gibt es einen eigenen Interessentenpool, bei dem Interessenten nur Gesuche für einen speziellen Vermieter erstellen können. So können genossenschaftliche Wohnungsunternehmen für ihre Mitglieder einen speziellen Registrierungslink anlegen und sie so mit passendem Wohnraum versorgen.

Noch mehr digitale Unterstützung

Das Mieter-Matching ist ein weiterer Qualifizierungsmechanismus, der Wohnungsunternehmen viel Zeit spart und zur Qualitätssicherung beiträgt: Es ermöglicht eine qualitative Vorauswahl der Wohnungssuchenden anhand im Vorfeld definierter Kriterien. Wohnungsunternehmen haben so direkt passende, potenzielle Mieter im Blick, deren Profile auf die Vergabekriterien passen. Das reduziert den Bewerberpool, und damit den Aufwand, sofort. So können auch soziale Kriterien, die für eine Vergabeentscheidung immer häufiger eine wichtige Rolle spielen, im Prozess automatisch berücksichtigt werden. Ein weiteres Plus ist die Datensparsamkeit, da weniger Bewerberdaten als bei klassischen Ausschreibungen erhoben werden.

hanova setzt auf digitale Vermietungslösungen

Von den Aufwänden des konventionellen Vermietungsprozesses kann auch die hanova WOHNEN GmbH berichten. Volker Hiete, Leiter der Zentrale Kundenbetreuung, erinnert sich: „In der Vergangenheit haben wir mit einem Wettbewerber und mit Excel-Listen gearbeitet.“ Seit Mai 2019 setzt die hanova auf Immomio, wodurch beispielsweise die Arbeit ohne Medienbrüche erleichtert wird: „Immomio stellt für uns einen zentralen Kommunikationskanal dar. Die Kunden können sich zeitnah selbstständig registrieren, einen Besichtigungstermin vereinbaren oder ihre Unterlagen einreichen. Durch den Fokus auf ein Programm können wir schnellstmöglich reagieren und damit unseren Kundenservice steigern.“ Des Weiteren ist der Datenschutz in allen Schritten der Neuvermietung gewährleistet: „Durch den digitalen Bewerbungsprozess können wir nicht nur unseren Kundenservice steigern, sondern erfüllen auch unsere Datenschutz-Anforderungen“, sagt Hiete.

Must-have Digitalisierung

Wohnungsunternehmen benötigen mit den digitalen Vermietungslösungen von Immomio keine aufwendig und schwer zu pflegenden Wartelisten mehr, um ihrem Vermietungsgeschäft effizient und datensparsam gerecht zu werden. Wie wichtig zudem der digitale Prozess ist, hat insbesondere die Corona-Pandemie gezeigt. Wohnungsunternehmen, die bereits im Frühjahr 2020 digital aufgestellt waren, konnte die Herausforderungen der Pandemie deutlich leichter bewältigen als andere.

Der Verwaltungsaufwand, der mit der Betreuung der Mietinteressenten einhergeht, ist häufig so groß, dass gleich mehrere Mitarbeiter damit beschäftigt sind.

Wohnungsunternehmen benötigen mit digitalen Vermietungslösungen keine aufwendig und schwer zu pflegenden Wartelisten mehr, um ihrem Vermietungsgeschäft effizient und datensparsam gerecht zu werden.

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