Digitale Eigentümerversammlung

Teilnahme via Monitor statt reine Präsenzveranstaltung

Im Zuge der Digitalisierung gehen zeitgemäße Softwarelösungen für Immobilienverwalter weit über ihre ursprünglichen Kernbereiche „Buchen, Mahnen, Abrechnen“ hinaus. So lassen sich mittlerweile gesamte Geschäftsprozesse, wie die Beauftragung von Handwerkern bei nötigen Wartungen in den Wohnanlagen, voll automatisiert erledigen. Und selbst die WEG-Versammlung macht jetzt Bekanntschaft mit der digitalen Welt.

Dass die Immobilienwirtschaft hinsichtlich technischer Neuerungen und digitaler Optimierungen eher etwas schwerfälliger agiert als andere Branchen, ist bekannt. Dennoch wird sich auch die Immobilienverwaltung durch die Nutzung digitaler Medien in den kommenden Jahren fundamental wandeln. Die Entwicklungen der Corona-Pandemie haben diesen Trend zusätzlich beschleunigt. Dabei kommt der Einsatz technischer Neuerungen nicht nur den Verwaltern zugute – auch Eigentümer innerhalb einer WEG profitieren von den Neuerungen. Eine digitale Eigentümerversammlung klingt heute für viele Verwalter noch nach Science-Fiction, sie steht aber bereits in den Startlöchern.

Ortsunabhängige persönliche Teilnahme

Die digitale Eigentümerversammlung bietet Verwaltern die Möglichkeit, auch WEG-Mitglieder in die jährlichen Versammlungen der Eigentümergemeinschaft einzubinden, die nicht persönlich vor Ort sind. Die rechtlichen Weichen hierfür wurden in der Ende 2020 in Kraft getretenen WEG-Reform gestellt.

Die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich an einer Versammlung teilnehmen können oder wollen, treffen sich zum vereinbarten Zeitpunkt in einem virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Versammlungsraum der eigentlichen WEG-Versammlung zugeschaltet ist. So können die beiden Gruppen der anwesenden und nicht-anwesenden Mitglieder in Echtzeit an der gleichen Veranstaltung teilnehmen. Die Kommunikation mit den zugeschalteten WEG-Mitgliedern erfolgt über ein Headset. Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte Wohnungseigentümer der Gemeinschaft der Versammlung beiwohnen, versendet der Verwalter im Vorfeld der Versammlung entsprechende Zugangsdaten.

Digitales Alter-Ego vertritt die Eigentümer

Vor Beginn der Veranstaltung erstellt jeder Teilnehmer einen sogenannten Avatar – eine virtuelle Person, die ihn in der Versammlung vertritt. Über diese animierte Figur kann der Eigentümer an der Veranstaltung teilnehmen, als wäre er selbst vor Ort. So können sich die einzelnen WEG-Mitglieder beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen ihres Alter-Egos an Abstimmungen teilnehmen. Dabei kann die Stimmabgabe sowohl offen als auch anonymisiert erfolgen.

Vorteile für Eigentümer und Verwalter

Die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme an einer Eigentümerversammlung bietet sowohl Verwaltern wie auch den Teilnehmern der Versammlung zahlreiche Vorteile: Für die Eigentümer, die nicht selten an einem anderen Ort oder gar in einem anderen Land wohnhaft sind, entfällt eine zeitintensive und mitunter kostspielige Anreise. Dennoch können sie sich mit Miteigentümern austauschen, an der Veranstaltung teilnehmen als wären sie persönlich vor Ort und sich aktiv an Abstimmungen beteiligen. Verwalter bieten ihren Eigentümern eine technische Lösung am Puls der Zeit. Zudem lassen sich die abgegebenen Stimmen bei Abstimmungen der Wohneigentumsgemeinschaft – beispielsweise im Gegensatz zu einer Teilnahme der Eigentümer per Video-Konferenz – einwandfrei nachvollziehen und rechtssicher dokumentieren.

Vorreiter prägen den Alltag von morgen

Für Verwalter bietet die Anmietung eines digitalen Konferenzraums nicht nur die Möglichkeit, WEG-Versammlungen flexibler zu terminieren und Abstimmungsergebnisse zu dokumentieren. Auf Wunsch können die Konferenzräume auch individuell mit ihren Unternehmenslogos und der gewünschten Farbwelt ausgestattet werden. So erhalten die Eigentümer den Eindruck, in einem Konferenzraum ihrer eigenen Immobilienverwaltung zu sitzen. Die Miete für einen solchen Raum richtet sich – wie bei einem realen Veranstaltungsort – nach der Zeit der Nutzung.

Weitere Informationen sowie die Möglichkeit zur Anmeldung für einen digitalen Konferenzraum finden interessierte Verwalter unter digitale-eigentuemerversammlung.domus-software.de

Eine digitale Eigentümerversammlung klingt heute für viele Verwalter noch nach Science-Fiction, sie steht aber bereits in den Startlöchern.

Personalisierte Konferenzräume zu vermieten

Als einer der ersten Anbieter bietet der Softwareanbieter DOMUS AG in Kooperation mit der Tricat GmbH Verwaltern die Möglichkeit, einen virtuellen Raum für ihre Eigentümerversammlungen zu buchen. Damit kann die WEG-Versammlung künftig in einer Kombination aus Präsenz- und Monitorveranstaltung stattfinden. Die Raumgestaltung kann dabei individuell an die Wünsche des Verwalters angepasst werden. DOMUS nutzt die virtuellen Räume bereits für Schulungen und E-Seminare.

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