Synergien nutzen, Kosten senken

Die Kaufmannsweisheit, wonach im Einkauf eingespartes Geld den Unternehmensgewinn erhöht, gilt natürlich auch für die Immobilienbranche. Wenn es um die Beschaffung von Bauleistungen geht, besteht allerdings oftmals noch Optimierungspotenzial.

Laut der im November 2015 veröffentlichten Jahresstatistik des GdW investieren die dort vertretenen Wohnungsunternehmen jährlich fast 11 Mrd. Euro. Knapp zwei Drittel davon fließen in die Instandsetzung und Modernisierung von Bestandsgebäuden – wobei die Mehrzahl der anfallenden baulichen Maßnahmen wohl nicht intern ausgeführt, sondern von externen Dienstleistern erbracht wird. Geht man von einem Kostensenkungspotenzial von 3 bis 5 % bei den Einkaufs- und Beschaffungskosten aus, so ergibt sich hieraus ein nicht zu unterschätzender Werthebel, der sich positiv auf das Unternehmensergebnis auswirkt.

Damit dieses Potenzial realisiert werden kann, benötigt man eine beträchtliche Menge an zuverlässigen und aktuellen Informationen. Erst diese ermöglichen nämlich einen bedarfsgerechten Einkauf und eine effiziente Steuerung der Dienstleister. Die Software epiqr deckt – von der Zustandserfassung über die Maßnahmen- und Budgetplanung bis hin zur Aktualisierung des Bauzustands – den gesamten Prozess des strategischen Instandhaltungsmanagements ab. Die hierzu im System hinterlegten Daten unterstützen Wohnungsunternehmen bei der baulichen Optimierung ihrer Bestandsimmobilien. Sie können aber auch dazu verwendet werden, durch

– bedarfsgerechte Beschaffungsprognosen,
– Nutzung von Bündelungseffekten,
– frühzeitige Bindung und Beauftragung von Dienstleistern und
– Einsparung von Einkaufs- und Beschaffungskosten,

Potenziale im Einkauf von Bauleistungen zu realisieren.

Beschaffungsprognose mit epiqr

Nach der Erfassung des Bauzustands mit dem epiqr-Verfahren liegt für jedes Bauteil eine objektive Zustandsbewertung vor. Anhand dieser Bewertung ermittelt das System die notwendigen Maßnahmen – bei einem Steildach mit Ziegeldeckung, das größere Abnutzungen aufweist, sollten beispielsweise bis zu 30 % der Ziegel, Lattung und Unterspannbahnen ersetzt werden – und berechnet außerdem automatisch die hierfür anfallenden Plankosten. Dies erfolgt mittels statistischer Hochrechnungen und auf Grundlage des Baupreisindex mit einer Zuverlässigkeit von plus/minus 10 %.

Mit Hilfe der Software lassen sich die nach der Bestandsanalyse vorliegenden Informationen individuell nach vielfältigen Filterkriterien sowie Geometriedaten auswerten. Auf diese Weise ist es bereits in dieser frühen Phase möglich, Zustandskosten je Gewerk und Region zu analysieren. Diese Informationen dienen als Grundlage für die sinnvolle Bündelung der Bauleistungen, über die sich Synergieeffekte und Einsparungen bei den Einkaufs- und Beschaffungskosten von insgesamt bis zu
5 % realisieren lassen.

Im Anschluss geht es dann an die Instandhaltungsplanung. Hierbei unterstützt der sogenannte standardisierte Planungsvorschlag. Bei dessen Erstellung werden unternehmensindividuell Standards für die Maßnahmenplanung festgelegt, die sich an der Unternehmensstrategie orientieren. Die in diesem Zusammenhang definierten Maßnahmenpakete bestehen aus technisch sinnvoll gebündelten Einzelmaßnahmen und bilden die verschiedenen Instandhaltungsstrategien ab. Ein solches Maßnahmenpaket umfasst zum Beispiel alle am Dach eines Gebäudes durchzuführenden Maßnahmen. Hierbei werden Planungsvarianten – etwa für die Notinstandsetzung, Plan­instandsetzung und Modernisierung – mit jeweils eigenem Budgetrahmen erstellt. Hieraus lässt sich ein grober Kostenrahmen für die Beschaffungsprognose ableiten und somit entscheiden, welche Variante auch tatsächlich durchgeführt werden kann.

Unter Berücksichtigung der Objektstrategie erfolgen dann Auswahl und Konkretisierung der umzusetzenden Maßnahmenpakete für jede einzelne Immobilie. Folglich verfügt der Einkauf zu diesem Zeitpunkt über sub­stantielle Informationen zu Maßnahmen und Plankosten nach Gewerken, die als Basis für Vergabeeinheiten dienen können. Um den Beteiligten hierbei die Arbeit zu erleichtern, empfiehlt es sich, den Einkauf bereits bei der Erstellung des standardisierten Planungsvorschlags einzubinden und die Maßnahmenpakete so zu schnüren, dass diese mit den später benötigten Vergabeeinheiten übereinstimmen. Anschließend werden die geplanten Maßnahmen und deren Plankosten im Rahmen der Budgetplanung auf Zeitintervalle verteilt. Danach liegt nicht nur der endgültige Budgetbedarf vor, sondern es steht ebenfalls fest, zu welchem Zeitpunkt die Maßnahmen durchgeführt werden sollen.

Bedarfsgerechter Einkauf bei der LEG

Mit den Informationen aus epiqr lassen sich also Maßnahmen nach Gewerken und Regionen zusammenfassen und somit Bündelungseffekte erzielen, beispielsweise in Form von besseren Konditionen beim Einkauf von Leistungen. Außerdem ist es bei frühzeitiger Kenntnis der Beschaffungsbedarfe möglich, Dienstleister aus der Region zu binden und deren Kapazitäten auf diese Weise rechtzeitig abzusichern. Für die LEG Wohnen NRW GmbH spielten diese zusätzlichen Vorteile für den Einkauf eine Rolle bei der Einführung der Software – schließlich wurde das Unternehmen 2012 für seine Einkaufsstrategie mit dem DW-Zukunftspreis der Immobilienwirtschaft ausgezeichnet. Man beabsichtigt, mit epiqr die Prozesse der technischen Bestandsbewertung sowie der Instandhaltungs- und Investitionsplanung miteinander zu verknüpfen. So sollen bei verringertem Aufwand beträchtliche Synergieeffekte und eine langfristige Werterhaltung beziehungsweise Wertsteigerung des 110.000 Wohneinheiten umfassenden Immobilienbestands realisiert werden.

Dietmar Amels, Leiter des Zentralbereichs Einkauf und Technik, beschreibt seine Erwartungen folgendermaßen: „Die Software bietet uns die Möglichkeit, regionale Strategien zu entwickeln, mit denen wir eine zielorientierte Fokussierung auf die verschiedenen Gewerke und eine deutlich bessere Planbarkeit zukünftiger Budgets erreichen. Darüber hinaus will ich den Einkäufer in den Prozess des strategischen Instandhaltungsmanagements einbeziehen, indem ich ihm epiqr als Instrument zur Verfügung stelle, und so die Beschaffung weiter optimieren.“ Das langfristige Ziel der LEG besteht darin, die Software in diesem Bereich insofern zu operationalisieren, dass die statistischen Daten des Verfahrens von der Einkaufsorganisation für Beschaffungsprognosen, die Erstellung von Verträgen und das Heben von Dienstleistungspotenzialen genutzt werden.

Effizienz steigern

Die Bestandsmanagement-Lösung epiqr stellt auf Grund der dort vorgehaltenen Daten für den Einkäufer also ein nützliches Werkzeug zur Informationsbeschaffung, bedarfsgerechten Beschaffung von Bauleistungen und effizienten Dienstleistersteuerung dar. Die auf diesem Weg erreichbaren Einsparungen können dazu beitragen, die Profitabilität von Wohnungsunternehmen zu erhöhen.

Reduziert man dabei anstelle der Investitionen die Kosten und die internen Aufwände, gelingt es, aus dem gegebenen Budget Mehrleistungen zu finanzieren: Diese Vorgehensweise steigert die Qualität und die Attraktivität des angebotenen Wohnraums und schafft somit für den Anwender einen womöglich entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Um die Software auch für diese eher neue Nutzergruppe zukünftig noch zweckdienlicher zu gestalten, ist die CalCon-Gruppe gerade dabei, in Zusammenarbeit mit ihren Kunden die Anforderungen des Einkaufs zu analysieren.

Im nächsten Schritt soll die Rolle des Einkäufers als Anwender der Software weitergehend etabliert werden. Ziel ist es hierbei, dass sich die Informationen entsprechend der Bedürfnisse des Einkaufs aufbereiten lassen. Außerdem sollen prozessuale Brüche zwischen der Maßnahmenplanung und der Erstellung konkreter Leistungsverzeichnisse für Ausschreibungen oder Vergaben vermieden werden.

Die Software deckt – von der Zustandserfassung über die Maßnahmen- und Budgetplanung bis hin zur Bauzustands-Aktualisierung – den Prozess des strategischen Instandhaltungsmanagements ab.

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