Business Intelligence

Solide Entscheidungen treffen

Ob Kunden-, Prozessdaten oder Messwerte – Zahlen bilden schon heute in vielen Unternehmen die wertvolle Grundlage zur effizienten Steuerung, faktenbasierten Planung sowie einem nutzerorientierten Kundenservice. Können datenbasierte Erkenntnisse auch für die Immobilienwirtschaft Vorteile bringen? Aareon zeigt, wie Business Intelligence (BI) in Verbindung mit dem ERP-System das Berichtswesen auf eine neue Stufe heben kann. 

Die Herausforderungen für die Immobilienwirtschaft sind bereits heute sehr hoch und sie werden weiter steigen. Nicht nur die stetig wachsenden Erwartungen auf Kundenseite hinsichtlich eines rund um die Uhr verfügbaren digitalen Kundenservices sind ein Beispiel hierfür. Auch die Klimaziele der Branche bis 2045, das Schaffen von bezahlbarem Wohnraum in Verbindung mit steigenden Baukosten oder notwendige Bestandssanierungen zeigen, welch wichtige Entscheidungen und Investitionen für die Branche anstehen. Für all diese Entscheidungen bedarf es einer fundierten Basis.

Daten sind vorhanden – aber wie werden Sie genutzt?

Die Datenflut in der Immobilienwirtschaft wächst exponentiell – nicht zuletzt aufgrund der zunehmenden Digitalisierung von Prozessen. Mit dem Handling und der Auswertung dieser Daten am Ball zu bleiben, kann durchaus eine Herausforderung darstellen. Noch immer werden viele Entscheidungen anhand von Excel®-Tabellen in Verbindung mit persönlichen Erfahrungswerten gefällt. Ein Blick auf die aktuellen Möglichkeiten zeigt: Bei der breiten Masse der Wohnungsunternehmen gibt es zum Thema Berichtswesen einen gewissen Nachholbedarf.  

Die Digitalisierung und wachsende Datenbasis ändert hier einiges. Zudem ist die Branche divers: Große Player haben entsprechend weitreichendere Ressourcen in Form von Budget und Personal als kleinere Unternehmen. Doch ob Genossenschaft oder kommunale Gesellschaft, ob Eigen- oder Fremdverwalter, Property und Asset Manager, ob klein oder groß – die höhere Komplexität und die steigenden Anforderungen gegenüber den Stakeholdern betreffen alle. Und daher müssen sich alle die gleiche Frage stellen: Reichen Intuition und langjährig gewohnte Arbeitsweisen für den Unternehmenserfolg aus? Oder braucht es nicht vielmehr einen neuen Denkansatz, verknüpft mit einem neuen digitalen Tool, um für Analyse, Reporting und Controlling eine viel höhere Entscheidungssicherheit zu erlangen?

Auch bei Aareon stellte man sich diese Fragen. Ziel ist es, mit intelligenten Lösungen die täglichen Arbeitsprozesse im Immobilienunternehmen zu vereinfachen und zu beschleunigen, die Mitarbeiter zu entlasten und eine intelligente Unternehmenssteuerung zu ermöglichen. Bei der Entwicklung der neuen ERP-Produktgeneration Aareon Wodis Yuneo war daher der hohe Integrationsgrad einer Business-Intelligence-Lösung nach den Anforderungen der Branche eine wichtige Prämisse.

Reporting per Knopfdruck aus dem Kernsystem

Die allerland Immobilien GmbH aus Celle zählt zu den Kunden, die Aareon BI in Wodis Yuneo als erstes nutzen möchten. Geschäftsführer Manfred Lork ist darüber hinaus Mitglied der Fokusgruppe, die maßgeblich bei der Entwicklung der Lösung mitwirkt und wertvolle Impulse aus Praxissicht einbringt. „Als Betriebswirt stellt sich für mich immer wieder eine zentrale Frage“, erläutert Lork, „mit welchen Zahlen kann ich ein Unternehmen fundiert, zielgerichtet und effizient steuern? Business Intelligence macht es uns möglich, Geschäftszahlen automatisch aufzubereiten und dynamische Reports abzurufen.“

Für Lork löst die Integration in das ERP-System zudem ein ganz zentrales Problem: Bisher konnte das Berichtswesen nur über Schnittstellen mit digitalen Insellösungen gespeist werden. „Mangelnde Datenkonsistenz, erforderliche Plausibilitätsprüfungen und der damit verbundene Ressourceneinsatz sind Aspekte, die uns in der Vergangenheit so manches Mal Kopfzerbrechen bereitet haben. Wodis Yuneo liefert uns nun Daten aus dem Kernsystem per Knopfdruck. Und wie ich aus der Fokusgruppe weiß, soll die Funktionalität in Zukunft noch weiter ausgebaut werden – eine Entwicklung, die ich nur begrüßen kann.“

Katja Christahl, Solution Managerin Wodis Yuneo bei Aareon (www.aareon.de), bestätigt diesen Weg: „Wir starten mit den Daten im ERP-System und werden den Datenpool Stufe um Stufe ausbauen – zum Beispiel mit Daten aus unseren Digitalen Lösungen wie dem CRM-System, externen Markt- und Statistikdaten wie Mietpreisentwicklungen oder Standortdaten von Geodienstleistern, die Informationen zu Einwohnerzahlen, Kaufkraft, Standortqualität etc. geben. So erweitern wir die Erkenntnisse und schaffen neue Blickwinkel. Schon jetzt liefert BI per Knopfdruck Reports auf Basis wesentlicher Leistungskennzahlen (KPIs) der Branche. Unseren Kunden eröffnet das einen einfachen Start ins Thema Business Intelligence, der sich später nach Bedarf ausbauen und erweitern lässt.“

Aktuelles Top-Thema der Branche

„Wir wissen aus vielen Gesprächen mit unseren Kunden, dass eine Vielzahl wichtiger Entscheidungen oft auf dem Wissen erfahrener Mitarbeiter und dem Arbeiten mit Zahlentabellen beruhen“, fährt Katja Christahl fort. „Wir sehen Business Intelligence vielmehr als wichtige Erweiterung des eigenen Bauchgefühls um eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage.“ Die Erkenntnisse aus der Zusammenarbeit mit Kunden stimmen mit dieser Einschätzung überein. Auch hier berichteten die Teilnehmer der Fokusgruppe, dass BI die Datenkompetenz im eigenen Unternehmen steigern kann und dass durch einen erweiterten Blickwinkel neue Erkenntnisgewinne erzielt werden, die einen weiteren Handlungsbedarf aufdecken können.

Aareon BI mit vielen Vorteilen 

Als entscheidender Vorteil wurde in der Fokusgruppe die Tatsache gewertet, dass Aareon BI eigens für die Branche entwickelt wurde: Aareon macht Business Intelligence für alle ohne großes Projekt sofort nutzbar – dank vorgefertigter Standard-Reports speziell für die Wohnungswirtschaft. Individualisierungen und die Integration weiterer Daten erweitern die Möglichkeiten kontinuierlich – für Reporting, Benchmarking und Prognosen nach eigenem Bedarf. Aareon BI nutzt dabei die Vorteile von Microsoft® Power BI. Eine intuitive Bedienung, automatisierte Visualisierungen und eine niedrige Einstiegshürde sind somit gewährleistet. Im Gegensatz zur starren Betrachtungsweise einer Excel®-Datei erlaubt Business Intelligence das interaktive Eintauchen in die Ergebnisse für eine durchgängige Analyse und die Einordnung in den Gesamtkontext. Neben einer hohen Release-Sicherheit bietet Aareon BI eine einheitliche Rechteverwaltung direkt aus dem ERP-System. Dies wird möglich, da Datawarehouse, Reporting und ERP-System in einer Hand liegen.

Veränderung ist das neue Normal

Es kommt nicht von ungefähr, dass sich die allerland Immobilien GmbH für das innovative ERP-System Wodis Yuneo entschieden hat und den Weg mit Business Intelligence weitergehen möchte. Die ehemalige WBG Städtische Wohnungsbau GmbH Celle änderte nicht nur ihren Namen, sondern vollzieht als Gesellschaft einen kompletten Transformationsprozess. Dabei stehen die Weiterbildung der Mitarbeiter und die Möglichkeiten der Digitalisierung im Mittelpunkt der Umwandlung. „Business as usual reicht heute einfach nicht mehr“, weiß Manfred Lork aus seiner langjährigen Erfahrung. „Wir müssen vielmehr die Veränderung annehmen und aktiv mitgestalten, denn Veränderung ist das neue Normal. Business Intelligence wird hierbei ein wichtiger Baustein sein. Ich bin überzeugt, dass wir uns nur so als moderner und zeitgemäßer Dienstleister aufstellen können.

Ressourcen effektiv nutzen

Bei allerhand Immobilien hat man erkannt, dass die Digitalisierung ein Faktor sein wird, Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Manfred Lork berichtet weiter: „In unserer IT-Abteilung sieht es so aus wie bei den meisten Unternehmen unserer Branche: Wir haben einen Mitarbeiter, der zentraler Ansprechpartner für alle Bereiche ist. Da kann man sich leicht ausmalen, dass es auf lange Sicht schwierig wird, alles effektiv abzudecken.“ Kleine und mittlere Unternehmen stellen sich folgerichtig die Frage, wer ein strategischer Partner bei der Bewältigung der Digitalisierung und dem Nutzen der sich daraus ergebenden Vorteile sein könnte. „Für uns fiel die Wahl auf Aareon mit seinem ERP-System Wodis Sigma und den Lösungen der Aareon Smart World. Eine sehr gute Wahl, wie wir nun sehen. Denn Wodis Yuneo mit seinen Möglichkeiten des mobilen Einsatzes, der intuitiven Bedienbarkeit und nicht zuletzt der Integration von Business Intelligence ermöglicht es uns, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen.“

Fazit: Business Intelligence ist der Weg in die Zukunft

Manfred Lork ist von seiner Entscheidung überzeugt: „Unsere Branche steht vor vielen Herausforderungen: Laufende Instandhaltung, Leerstand-Steuerung, Neubauten sowie der klimaneutrale Umbau von Wohnungsbeständen – all das sind gewaltige Investitionsprojekte, die zudem maßgeblich von politischen Entscheidungen beeinflusst werden. Bauchgefühl reicht da nicht mehr aus – wir brauchen moderne intelligente Tools. Die Business-Intelligence-Lösung zeigt mir, dass es ein solches Tool gibt. Damit sind wir gerüstet für eine datenbasierte Zukunft.“

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