Portalfunktion kontra Zettelwirtschaft

Alle Jahre wieder steht für Vermieter die Verbrauchsabrechnung an. Vor allem wer als Privatvermieter noch einem anderen Beruf nachgeht, sieht den komplizierten Formularen meist mit gemischten Gefühlen entgegen. Verständlich, denn der Zeitaufwand ist nicht zu unterschätzen: Alle notwendigen Zahlen müssen zunächst einmal zusammengesucht und zugeordnet werden, bevor sie dann von Hand in die Formulare eingetragen werden. Trotz aller Sorgfalt ist hierbei niemand vor Fehlern gefeit. Umso größer ist der Folgeaufwand für die Korrektur- und Neuberechnung, wenn ein Mieter einer inkorrekten Abrechnung widerspricht.

Onlineservice ersetzt Papierformular

Dass es dank Digitalisierung auch anders geht, zeigt der Service „Abrechnung Online“ im Kundenportal des Energiedienstleisters Techem. Damit gehört das manuelle Ausfüllen von Papierformularen endgültig der Vergangenheit an – inklusive aller damit verbundenen Fehlerquellen. Die Nutzung setzt auf Seiten der Anwender keinerlei Softwareinstallation voraus. Wie das gesamte Kundenportal ist auch der Service auf einem frei wählbaren Endgerät lauffähig – auf einem Windows-PC oder Tablet ebenso wie auf einem MacBook.

Ein großer Vorteil ergibt sich aus dem durchdachten Nutzerkonzept, das den Anwender zielsicher durch den Erfassungsprozess navigiert. Neue Werte aus einer Zwischenablesung oder Hintergrunddaten können jederzeit direkt in die Onlinemaske eingetragen werden. Es muss also niemand mehr Notizzettel schreiben und irgendwo aufbewahren – nur um sich später nochmals mit den dort vermerkten Informationen zu befassen und sie zusammen mit anderen Daten in das jeweilige Formular zu übernehmen. Und wer alles sofort eingibt, verlegt keine Zettel mehr und kann auch weniger vergessen.

Sinkende Fehlerquote und höhere Effizienz

Auch die Folgen von Tippfehlern werden bei „Abrechnung Online“ auf ein Minimum reduziert: Die Software prüft jeden Wert schon bei der Eingabe auf Plausibilität und weist umgehend auf mögliche Unstimmigkeiten hin. Wurde beispielsweise vergessen, den Bruttowert einzutragen, bietet ein entsprechender Warnhinweis sowohl die Option zur unmittelbaren Korrektur als auch zur späteren Wiedervorlage. Alternativ lässt sich das Freibleiben eines Eingabefeldes auch einfach bestätigen – zum Beispiel, weil die betreffende Information nicht vorliegt. Oftmals sind bestimmte Details zur Abrechnung – etwa das Rechnungsdatum einer Brennstofflieferung – momentan nicht bekannt. Der fehlende Wert ändert aber nichts am korrekten Abrechnungsergebnis, weshalb das betreffende Eingabefeld in diesem Fall ohne weiteres auch leer bleiben kann.

Die automatische Plausibilitätsprüfung hilft nicht nur, Fehler zu vermeiden, sondern sorgt auch für eine erhebliche Arbeitsersparnis im Vergleich zur papierbasierten Datenerfassung. Hinzu kommt, dass ein Onlineformular weder gedruckt noch kuvertiert und versandt werden muss, so dass auch der diesbezügliche Zeit- und Kostenaufwand entfällt. Dank der Plausibilitätsprüfung verringert sich nicht zuletzt auch die Anzahl der Reklamationen, weil die Mieter wegen vermiedener Abrechnungsfehler dazu immer weniger Anlass haben. Also eine weitere Arbeitsersparnis, die gleichzeitig zu einem unbelasteten Verhältnis der Mietparteien beiträgt.

Der ganzheitliche Ansatz von „Abrechnung Online“ erstreckt sich keineswegs nur auf die jährlichen Heizkosten. Vielmehr gelten die genannten Vorzüge in gleicher Weise auch für alle sonstigen Betriebs- und Nebenkosten. Das betrifft unter anderen die Gebühren für Müllbeseitigung, die Grundsteuer sowie Strom- und Instandhaltungskosten – wobei der Aufwand für eine umfassende Komplettabrechnung bekanntlich proportional zur Größe der betreffenden Liegenschaft und der Anzahl der Wohneinheiten steigt. Mithin ist der neue Service für Hausverwaltungen gleichermaßen attraktiv wie für Privatvermieter.

Ganzheitlicher Ansatz quer durch das ganze Kundenportal

Das holistische Servicekonzept, von dem große wie kleine Vermieter bei „Abrechnung Online“ profitieren, findet sich überall im Kundenportal wieder. An erster Stelle ist hier die integrierte Onlinearchivierung zu nennen, die jederzeit einen schnellen Zugriff auf Daten und Dokumente aus früheren Abrechnungsperioden ermöglicht: Das Onlinearchiv bietet eine sichere und zugleich effiziente Alternative zur bisherigen Verwaltung von papierhaften Schriftsätzen und Formularen in meterlangen Aktenregalen.

Von der Platzersparnis einmal abgesehen, stehen benötigte Dokumente zu einer bestimmten Immobilie rund um die Uhr per Mausklick zur Verfügung, statt wie bisher langwierig Papierberge zwischen Aktendeckeln zu durchsuchen. Alles ist sofort zur Hand – egal ob Gesamt- oder Einzelabrechnungen, Belege, Reparaturaufträge, ein Energieausweis, ein Prüfprotokoll für Rauchwarnmelder oder das Zertifikat für den letzten Legionellen-Test. Wichtig zudem: Im Onlinearchiv werden sämtliche Dokumente in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre aufbewahrt, und zwar in einem speziell gesicherten Rechenzentrum. Da der komplette Online-Datenaustausch überdies auf verschlüsseltem Wege erfolgt, erfüllt die Archivfunktion des Portals auch die verschärften Anforderungen der im vorigen Jahr in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung.

Übrigens kommt man im Kundenportal auch bei vielen anderen Anliegen ohne Papierformulare aus. Dort lassen sich zum Beispiel alle Aufträge rund um Energieausweise, Reparaturen oder eine Zwischenablesung wegen eines Mieterwechsels bequem online erledigen. Außer der eingesparten Arbeitszeit können Immobilienverwalter im Portal den aktuellen Auftragsstaus einsehen und sind daher jederzeit mit einem Blick über den Bearbeitungsstand auf dem Laufenden.

Vom Abrechnen zum Optimieren

Wie die Praxis zeigt, ebnet der Abschied von Papierformularen durch den Einstieg in den Abrechnungsservice oftmals den Weg in Richtung weiterer Digitalisierungsmöglichkeiten. Denn das Servicespektrum umfasst nicht nur Lösungen, um beispielsweise den Wärmeverbrauch effizienter abzurechnen, sondern ihn darüber hinaus auch zu optimieren. Via Kundenportal steht etwa die Lösung „Techem Monitoring“ zur Verfügung – eine Dienstleistung, mit der sich der Wasser- und Energieverbrauch einer Immobile online analysieren lässt: Die Analysen beruhen auf der systematischen Auswertung aller verfügbaren Abrechnungsdaten aus der Vergangenheit und berücksichtigen nach Möglichkeit auch aktuelle Verbrauchsinformationen.

In der Regel fördert das Monitoring ein beträchtliches Optimierungspotenzial zutage, wobei die Ergebnisse helfen, die Versorgung mit Wärme, Wasser, Gas und elektrischer Energie besser auf den Bedarf der Bewohner abzustimmen. Außerdem gelingt es auf der Basis der validen Monitoring-Resultate, die Auswirkungen einer energetischen Modernisierungsmaßnahme im Vorfeld realistisch abzuschätzen. Und auch wer das erkannte Optimierungspotenzial umsetzen möchte, wird im Kundenportal fündig. Zum Beispiel mit einer Lösung, die für eine bessere Anpassung der Wärmeproduktion an die jeweils gewünschten Raumtemperaturen sorgt. Meist handelt es sich um eine Drosselung, die der Lebensdauer der Heizungsanlage zugutekommt und vor allem den Brennstoffverbrauch nachhaltig reduziert – also ein Vorteil für Vermieter, die Bewohner und die Umwelt.