Heiz- und Betriebskosten

Maximale Zeitersparnis durch digitale Abrechnung

Wenn kleine und mittelständische Wohnungsunternehmen und Verwalter auf Dauer gegen die Big Player der Branche bestehen wollen, müssen sie ihr Geschäft und ihre Arbeitsweise effizienter gestalten. Hierbei können digitale Lösungen einen entscheidenden Vorteil bringen. inteligy, KALO und DOMUS haben sich nun zusammengeschlossen, um Aufwände  im Erstellungsprozess der Heizkostenabrechnung zu reduzieren.

Konkretes Ziel der Kooperation ist es, Effizienzpotenziale zu heben und die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung drastisch zu beschleunigen. Das soll die tägliche Arbeit von Wohnungsunternehmen und Verwaltern noch stärker vereinfachen, fehleranfällige Prozesse optimieren und das Management von Immobilien weiter automatisieren. „Kunden dürfen sich aufgrund der Partnerschaft auf schnell realisierbare Effizienzgewinne freuen. Die Kooperation trägt dazu bei, die Wohnungswirtschaft zu digitalisieren und deutschlandweite Standards für den Datenaustausch zu etablieren“, erklärt Slaven Grizelj, Geschäftsführer des Energieversorgers inteligy GmbH.

Status Quo ist kostenintensiv

und zeitraubend

Ohne digitale Hilfsmittel ist die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung sehr aufwendig: Beispielsweise nimmt sie für ein Objekt mit 50 Wohneinheiten in der Regel ein bis zwei Tage in Anspruch. Das ist dem analogen und wenig effizenten Arbeitsprozess geschuldet: Beginnend mit den Vorbereitungen für die Abrechnungserstellung müssen zunächst alle relevanten Unterlagen gesammelt werden. Dazu zählen beispielsweise Verträge und die bisher eingegangenen Rechnungen für Brennstoff oder Wartungsleistungen. Auch alle Einzelbuchungen müssen händisch überprüft werden. Kommt eine Software zum Einsatz, muss nun der ARGE-Austausch beziehungsweise der E898 für das Objekt integriert werden. Treten hier Ungereimtheiten auf, müssen die Daten einzeln überprüft und im schlimmsten Fall per Hand eingegeben werden. Erst wenn all diese Schritte erfolgt sind, kann ein Dienstleister die Heizkostenabrechnungerstellen. Liegt diese schließlich vor, muss sie noch gedruckt, manuell sortiert und an die Wohnungsnutzer verschickt werden. Ein sehr kostenintensiver und zeitraubender Prozess – einfacher geht es dank der neuen Kooperation.

In Zukunft maximale Zeitersparnis

Wesentlicher Baustein für den innovativen Prozess ist das Smart Meter Gateway (SMGW), die zentrale und hochsichere Kommunikationseinheit für die Immobilie. Dieses sorgt dafür, dass die Verbrauchszähler für Strom oder Gas fernauslesbar und damit zu „intelligenten Zählern“ (sog. Smart Metern) werden. Daneben können über das SMGW auch die Verbrauchsdaten funkauslesbarer Heizkostenverteiler sowie Wärmemengen- und Wasserzähler in der Immobilie gebündelt versendet werden. So sind die Daten aus Smart- und Submetering jederzeit abrufbar, ohne dass die Liegenschaft betreten werden muss.

Möchte der Kunde nun seinen Abrechnungsprozess starten, versendet er einfach auf Knopfdruck die Nutzerdaten sowie die sonstigen umlagefähigen Kosten der betreffenden Liegenschaft aus dem DOMUS-System an KALO. Zeitgleich liefert der Energieversorger inteligy die fernerfassten Energiedaten zum Stichtag 31.12. an den Messdienstleister. Eine eigene Ablesung durch den Auftraggeber entfällt. Auf Basis der Energieverbrauchsdaten von inteligy sowie der via SMGW abgerufenen Submetering-Daten erstellt KALO innerhalb von 24 Stunden die Heizkostenabrechnung. Die finalen Abrechnungsdatensätze werden dank digitaler Schnittstellen ohne Medienbrüche direkt zwischen der eingesetzten Verwaltungssoftware und dem Messdienstleister ausgetauscht und eingespielt.

Die Abrechnung samt zu sortierender Anhänge muss nur noch ausgedruckt und versendet oder in einem Portal online gestellt werden. In diesem Fall entfallen Kuvertieraufwand und Portokosten. Der gesamte Prozess zur Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung dauert so nur noch zwischen ein und zwei Stunden und führt damit zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis. „Durch die Zusammenarbeit bieten wir der Wohnungswirtschaft eine in sich geschlossene, effiziente Prozesskette an: Von der Energielieferung über die Erstellung der verbrauchsorientierten Heizkostenabrechnung bis hin zur digitalen Daten- und Liegenschaftsverwaltung im ERP-System optimieren wir den gesamten Workflow und reduzieren die Aufwände unserer Kunden im Liegenschaftsmanagement“, sagt Stephan Kiermeyer, Geschäftsführer der Kalorimeta GmbH.

Wohnungswirtschaft wird digital

Die digitale und automatisierte Abrechnungserstellung ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung der Wohnungswirtschaft. DOMUS, inteligy und KALO verfolgen das Ziel deutschlandweite Standards für den Datenaustausch in der Immobilienbranche zu definieren und die Wohnungswirtschaft auf die Zukunft vorzubereiten. Stephanie Kreuzpaintner, Vorstand von DOMUS, dazu: „Uns ist es wichtig, zur Digitalisierung der Branche beizutragen und so unseren Kunden mit modularen Produkten sowie einem vollintegrierten Ansatz mehr Zeit für ihre Kerntätigkeit zu verschaffen.“

Die digitale und automatisierte Abrechnungserstellung ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung der Wohnungswirtschaft.

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