Kostenmanagement

Kosten mit AVA-Software im Griff behalten

Für ein optimales Kostenmanagement ist es für Wohnungsbaugesellschaften sinnvoll, die Kosten der unterschiedlichen Baumaßnahmen durchgängig von der ersten Kostenschätzung, über die Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung in einem AVA- und Baukostenmanagementsystem abzubilden.

AVA-Systeme wie California.pro der Münchener G&W Software AG unterstützen die Unternehmen bei der durchgängigen Abbildung des Planungsprozesses von der sogenannten „ersten Zahl“ bis zur Kostendokumentation. Das erfolgt unabhängig davon, ob es sich um Investitionen – Neubau, Sanierungen, Bauen im Bestand – oder um Unterhalts- oder Instandhaltungsmaßnahmen mittels Rahmenverträgen handelt.

Einsparmöglichkeiten durch Rahmenverträge

Der Bauunterhalt auf Grundlage von Rahmenverträgen ist das „Brot- und Buttergeschäft“. Einsparungen bei den Prozess- und Baukosten wirken sich hierbei besonders stark aus. Die Wohnungsbaugesellschaft schreibt für den zu vergebenen Rahmenvertragszeitraum die gewünschten Leistungen aus. Dabei kann sie sowohl auf ein eigenes Stamm-LV als auch auf kommerzielle Datenangebote zurückgreifen. Die mit den wirtschaftlichsten Bietern geschlossenen Rahmenverträge bilden die IT-gestützte Grundlage für alle Abrechnungen der Vertragslaufzeit. Fehlerhafte Preisangaben oder die Abrechnung nicht vereinbarter Leistungen werden vermieden und die Prüfungen der Abrechnungsaufträge erheblich beschleunigt. Dieser Prozess unterstützt auch eine Abrechnung im Gutschriftverfahren. Ferner führen statistische Erkenntnisse über genauere Leistungsprognosen im Folgezeitraum zu weiteren, oft erheblichen Kosteneinsparungen, da die Bieter genauer kalkulieren können.

Notwendige Modernisierungen

Sanierungen und Modernisierungen erhalten den Wert einer Immobilie. Energetische Sanierung, die Anpassung der Grundrisse an den demographischen Wandel und an ein geändertes Mieterverhalten sind ebenso wichtig wie die Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben. Alleine durch die Auswertung bereits abgeschlossener Baumaßnahmen hilft eine AVA-Software bei der Ermittlung des Kostenrahmens neuer ähnlicher Projekte. Früher war die manuelle Erstellung von LVs in einer Textverarbeitung für die Ermittlung von Kostenangeboten sehr aufwändig. Heute erleichtert der Zugriff auf vorgefertigte Mustertexte von Herstellern, kommerziellen Textanbietern oder auf Texte aus bereits realisierten Projekten die Arbeit.

Positionstexte werden einfach per Drag and Drop kopiert und bedarfsgerecht angepasst. Die Einholung der Angebote erfolgt über standardisierte GAEB-Schnittstellen oder Excel-Dateien. Assistenten erleichtern Routinearbeiten. Bieter geben typischerweise Angebote elektronisch ab, eine manuelle Erfassung ist heute nur noch in Ausnahmefällen notwendig. Als Ergebnis der rechnerischen und fachlichen Prüfung steht den Bauleitern ein fertiges Auftrags-LV zur Verfügung. Massen- und Rechnungsprüfung sowie das gesamte Nachtragsmanagement können in AVA-Systemen auf diese Weise IT-gestützt umgesetzt werden. Für die Nachunternehmer bedeutet das kürzere Prüfzeiten ihrer Rechnungen und bessere Liquidität, was letztendlich der Wohnungsbaugesellschaft durch gute Lieferantenbindung und kulantere Preiskalkulationen zu Gute kommt.

Binden Wohnungsbaugesellschaften im Projekt externe Planer ein, unterstützen Marktstandards wie GAEB-Dateien oder Excel-Tabellen den bidirektionalen Datenaustausch. Die im Bauwesen inzwischen flächendeckend genutzten unterschiedlichen Standardschnittstellen ermöglichen die Auswahl der Nachunternehmer wieder nach fachlicher Kompetenz und nicht nach vorhandener Softwareausstattung.

Einholen von Pauschalangeboten

Für AVA-Systeme wie California.pro ist es unerheblich, ob detaillierte Leistungsverzeichnisse oder Funktionalbeschreibungen für Pauschalangebote verschickt werden. Beide Ausschreibungsverfahren sind problemlos mit allen notwendigen Beschreibungen und Zusatzdokumenten wie Plänen, Gutachten und Anforderungskatalogen zu verwenden. Ein Ausschreibungsassistent bündelt alle zu verschickenden Daten für den Versand in einem Paket und entlastet so den Einkauf.

Aktueller Kostenstand jederzeit einsehbar

Um die Baukosten im Blick zu behalten, liefert California.pro dem Wohnungsunternehmen automatisch alle Informationen. Der Anwender erfährt jederzeit aktuelle Kostenstände und kann die Kosten einzelner Planungsphasen gegenüberstellen. Somit ist es möglich, schon vor der Schlussrechnung auf Kostenveränderungen zu reagieren. Legen Wohnungsbauunternehmen Kostenermittlung und Kostenkontrolle gerade größerer Baumaßnahmen ganz oder teilweise in die Hände externer Planungsbüros, helfen standardisierte Schnittstellen wie GAEB oder die Verwendung von Excel-Tabellen und ermöglichen die Auswertung von Daten aller Projektbeteiligten.

BIM-Prozess wird unterstützt

Sollten die Wohnungsbaugesellschaften zukünftig Projekte mit einem Gebäudemodell planen, um die in Planung und Ausführung gesammelten Daten für die Bewirtschaftung der Immobilien zu nutzen, unterstützt California.pro auch den BIM-Prozess. Dieser ermöglicht die Zusammenfassung der Planung, Erstellung, Bewirtschaftung und den Rückbau von Immobilien in einem Modell. Die durchgängige Nutzung der Bauwerksinformationen (z. B. Massen, Material, Kosten) beschleunigt den Planungsprozess, schafft mehr Transparenz und minimiert Fehlerquellen. Mit dem Modul BIM2AVA von California.pro wird dabei aus dem 3D-Modell der CAD das kaufmännische Gebäudemodell.

Durch die bidirektionale Verbindung kann jedes AVA-seitig betrachtete Bauteil direkt im 3D-Modell lokalisiert werden und umgekehrt und ermöglicht eine Verarbeitung aller Modelldaten sowie eine Berücksichtigung späterer Plankorrekturen. Damit bietet das Modul dem Planer eine schnellere präzise Mengen- und Kostenermittlung mit automatisierbarer Erstellung der Leistungsverzeichnisse. 

AVA-Systeme wie California.pro unterstützen die Unternehmen bei der durchgängigen Abbildung des Planungsprozesses von der sogenannten „ersten Zahl“ bis zur Kostendokumentation.

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