Kautionsverwaltung mit Sammel- oder Einzelkonten

Kautionen verwalten in Zeiten digitalisierter Prozesse und komplexer IT-Landschaften,  das heißt zuallererst, sich für ein technisches Verfahren zu entscheiden, welches der arbeitstäglichen Organisation entspricht. In diesem Sinne gibt es keine grundsätzlich bessere Lösung. Aber je nach Lage wird eine integrierte oder eine singuläre Kautionenlösung in Frage kommen, kann ein Sammelkonto oder können Einzelkonten die richtige Wahl darstellen.

Generell fallen Kautionen aus der wohnungswirtschaftlichen Arbeitspraxis im Vergleich etwa zu Mieteingängen oder Betriebskosten auf interessante Art heraus: Jeder Wohnungswirt weiß die Existenz von Kautionen zu schätzen für den hypothetischen Fall einer notwendigen Inanspruchnahme. Zugleich verursachen sie gerade dann den meisten Aufwand, während sie bis dahin eher eine rechtlich verbindliche Last darstellen.

Als zunächst nicht nutzbare Fremd-Liquidität verlangen sie periodische Aufmerksamkeit, die sich eventuell nie auszahlt. Bei dieser paradoxen Ausgangslage muss die Aareal Bank als Anbieter von Lösungen zur Kautionsverwaltung darauf achten, den Nutzengrad der Werkzeuge hoch zu halten, damit die Bearbeitung dieser speziellen Mietereinlagen im Rahmen der sonstigen Tätigkeiten von den Mitarbeitern des Wohnungsunternehmens als möglichst angenehm empfunden wird: durch intuitiv verständliche Arbeitsschritte, durch Transparenz und Sicherheit sowie durch komfortable Funktionen.

Prozessgemäße Antworten

Für eine Bank ist die Frage der Sicherheit das selbstverständlichste Thema. Aareal bietet  mit dem BK01 Verfahren eine effiziente und hinreichend erprobte Lösung, um in diversen wohnungswirtschaftlichen ERP-Systemen auch Kautionen integriert zu bearbeiten – sie mit den bekannten Automatisierungseffekten anzulegen, Zinsen zu berechnen, Auskunft zu erteilen, abzurechnen, auszuzahlen, um nur die Standardarbeiten zu nennen.

Unternehmensprozesse sind indes ausgeprägt. Vielleicht möchte ein Unternehmen die Kautionsverwaltung aufgrund der besonderen Be­­wandtnis lieber organisatorisch getrennt von den anderen Verwaltungstätigkeiten belassen. Ein anderes nutzt kein BK01-lizenziertes Sys­­tem, hat womöglich aber Interesse an einer Kautionslösung auf vergleichbarem Niveau. Für diese Firmen ist jetzt das systemunabhängige Angebot Aareal Account Kautionen in einer runderneuerten und erweiterten Ausprägung verfügbar. Es ist eine Kombination von elektronischer Kautionsverwaltung und elektronischer Kontoführung, das alle betriebswirtschaftlich notwendigen Funktionen umfasst.

Die Anwendung ist online erreichbar und damit flexibel zugänglich, der Zugriff auf die zu bearbeitenden Daten wird berechtigten Nutzern – ganz gleich wie vielen zum gleichen Zeitpunkt – über eine sichere Verbindung ermöglicht und ist also weder an ein bestimmtes Büro noch einen bestimmten Rechner gebunden. Gleiches gilt demnach für die Daten selbst. Diese sind auf dem Server des Rechenzentrums weit sicherer, als es ohne unverhältnismäßigen Aufwand im Unternehmen selbst gewährleistet werden könnte. Ein nicht geringer Nebeneffekt sind die technischen Vorteile: Release-Einspielungen und die herkömmliche Wartung verlangen keinerlei Ressourcen der Anwender, Fehler beim Einspielen werden vermieden.

Alternative Kontoführungsmodelle

Für die Weiterentwicklung von Aareal Account Kautionen auf den aktuellen Stand hat die Bank gemeinsam mit Kunden Prozesse analysiert und überprüft, um die Lösung noch anwendungsfreundlicher zu gestalten und um die diversen automatisierten Prozessschritte – etwa das Zuordnen von Kautionseingängen, die Zinsberechnung oder das integrierte Mahnverfahren – organischer zu verknüpfen, damit sich die Nutzer schnell und leicht im Programm orientieren können.

Neben dem „Feintuning“ der Nutzerführung weist die Anwendung eine strukturellen Neuerung auf, die an den unterschiedlichen Geschäftsprozessen von Wohnungsunternehmen ansetzt: Ein Kunde kann wählen, ob er es vorzieht, sämtliche Kautionen auf einem einzigen Sammelkonto anzulegen oder jede einzeln auf separaten Konten. Qualitativ bedeutet das keinen Unterschied; je nach Ausrichtung der internen Prozesse wird allerdings die eine oder die andere Lösung besser in die täglichen Abläufe passen.

Für die Kautionsverwaltung ist gesetzlich vorgeschrieben, dass diese Anlagen getrennt vom Vermögen des Unternehmens angelegt werden müssen. Damit sie alle eindeutig zu identifizieren sind und verzinst werden, legt der Vermieter also meistens für jede Kaution ein Treuhandkonto an, zu dem der Mieter hinterlegt ist. Ein Sammelkonto erfüllt die Vorgaben ebenso, insofern eine Systematik sicherstellt, dass jede Kaution eindeutig identifizierbar ist. Dies gilt etwa für die korrekte Zuordnung jeder eingehenden Rate oder für die stichtagsgenaue Abrechnung der Zinsen, denn Kautionen kommen nicht auf einen Schlag, sondern immer wieder unterjährig und können daher völlig unterschiedliche Bezinsungszeiträume haben. Mit virtuellen Kontonummern kann die Anwendung  diese Vorgaben leicht garantieren.

Trotz der so erreichten schlanken Kontostruktur ist es für einige Unternehmen sinnvoll, Kautionen auf Einzelkonten zu verwalten. Hintergrund ist die Berechnung der Zinsen auf die Kautionseinlage zum Jahresende und die vorgeschriebene Ergebnismeldung an den Mieter. Beim Sammelkonto-Verfahren verteilt Aareal Account Kautionen daher die angefallenen Zinsen in der richtigen Höhe auf die einzelnen Kautionen und erstellt Formulare zur Zinsbescheinigung, die das Wohnungsunternehmen dann zusammen mit der Steuerbescheinigung der Bank an seine Mieter versendet. Ein automatisierter, komfortabler Prozess.

Beim Einzelkontenverfahren, in dem mit jedem Konto der Name des jeweiligen Kautionsgebers verknüpft ist, kann die Aareal Bank dem Unternehmen anbieten, die Schreiben zu versenden; organisatorisch wird das trotzdem über einen einzigen übergeordneten Kontovertrag gelöst.

Kautionen werden Bestandteil des täglichen Arbeitsaufwandes in Wohnungsunternehmen bleiben. Auch die prozessualen Anforderungen an die Verwaltung der Kautionen werden sich nicht wesentlich ändern. Die Bearbeitung den damit betrauten Wohnungswirten so einfach wie möglich zu machen und dabei organisatorisch so vielfältig wie nötig anzubieten – das ist immer ein vernünftiges Ziel.

Die Anwendung ist eine Kombination von elektro­nischer Kautionsverwaltung und elektronischer Kontoführung, die sämtliche betriebswirtschaftlich notwendigen Funktionen umfasst.

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