Instandhaltung und Ver­kehrssicherung leicht gemacht

Ein effektives Instandsetzungs- und Servicemanagement ist heute wesentlich für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Wirtschaftlichkeit von Immobilien. Innovative Software-Lösungen helfen bei der systematischen Erfassung, Bearbeitung und Dokumentation von Störungen.

Die gesetzlichen Anforderungen an eine nachhaltige Instandhaltung und Verkehrssicherung stellen für die Wohnungswirtschaft eine zunehmende Herausforderung dar. So sind Vermieter gesetzlich sowohl zur Instandhaltung respektive Instandsetzung verpflichtet, als auch zur Sicherung von Gefahrenquellen zum Schutz der Mieter. Hierfür müssen regelmäßige Prüfungen und Überwachungen nachgewiesen werden.

Wohnungsunternehmen tragen damit eine hohe Verantwortung, die einen erheblichen Kontrollaufwand nach sich zieht. Denn bei Nichteinhaltung der Vorschriften oder Unterlassung der geforderten Prüfungen drohen Haftung und Schadensersatzansprüche. Deshalb ist darüber hinaus eine sorgfältige Dokumentation der erfolgten Instandhaltungs- und Verkehrssicherungsmaßnahmen unabdingbar.

200.000 Störmeldungen jährlich wollen professionell verwaltet werden

Doch zunächst müssen die Störungen erst einmal erfasst werden, und das sind in der Wohnungswirtschaft in der Regel nicht we­­nig: So fallen bei der GAGFAH Facility Ma­­nagement GmbH, die infrastrukturelles und technisches Facility Management für rund 150.000 Mietwohnungen leistet, beispielsweise jährlich circa 200.000 Meldungen im Bereich Instandhaltung an.

Lange Zeit hatte die GAGFAH die Erfassung von Störmeldungen sowie die Rückmeldungen zum aktuellen Status der Mängelbeseitigung dezentral gelöst. So fand die Disposition, Dokumentation und Abrechnung in unterschiedlichen Systemen statt, was zu Verzögerungen und Doppelmeldungen sowie zu häufigen Nachfragen der Mieter führte. Nicht zuletzt erwies sich die Kostenzuordnung als schwierig und die Dokumentation stellte sich als lückenhaft heraus.

Um die Herausforderung des Störungsmanagements zukünftig effizienter anzugehen, suchte der Wohn- und Gewerbeimmobiliendienstleister schließlich nach einer ganzheitlichen Software-Lösung, welche die Erfassung und Beseitigung der Schadensmeldungen sowie deren Dokumentation und Abrechnung systematisierte.

CAFM-Software-Lösungen helfen bei der Systematisierung

Aufgrund ihrer Kompatibilität mit SAP, ihrer Praxisorientierung, Anwenderfreundlichkeit und mobilen Einsatzmöglichkeiten entschied sich das Dienstleistungsunternehmen für die webbasierte CAFM-Software von CONJECT.

conjectFM unterstützt ihre Nutzer mit zahlreichen Modulen für ein ordnungsgemäßes technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Facility Management und bietet damit eine Basis für eine erleichterte Wahrnehmung der Betreiberverantwortung. Das Spektrum reicht hierbei vom Arbeits- und Gesundheitsschutz, über das Gefahrstoff- und Entsorgungsmanagement, die Elektroprüfung, dem Sicherheits- und Brandschutzmanagement und der Wartung bis hin zum Instandsetzungs- und Servicemanagement.

Workflow-Optimierung und permanente Statusinformationen für alle Beteiligten

Die GAGFAH hat sich mit der Einführung von conjectFM von ihren bisherigen diversen Insellösungen getrennt. Dabei ist conjectFM per Schnittstelle in das SAP-System des Un­­ternehmens integriert. Zur Workflow-Optimierung im Störungsmanagement nutzt GAGFAH das Modul Instandsetzungs- und Servicemanagement. Dieses bildet den gesamten Instandhaltungs-Prozess von den Schadensmeldungen über die Instandsetzungsaufträge bis zu den Vertragsinformationen ab. Dabei werden alle offenen und erledigten Meldungen in eine strukturierte Reihenfolge gebracht und priorisiert, so dass weder Störungen übersehen noch mehrfach bearbeitet werden können.

Spätestens nach der Freigabe, die von der Höhe und Art des Schadens abhängig ge­­macht werden kann, erfolgt die Auftragsvergabe entweder an eigene Mitarbeiter oder externe Firmen. Die Vorauswahl möglicher Dienstleister ermöglicht eine kurze Bearbeitungsdauer. Der Ausführende wird automatisch per E-Mail informiert und erhält sofort einen schriftlichen Auftrag. Das entlastet die Verantwortlichen und garantiert schnelle Re­­aktionszeiten.

Durch den regelbasierten Workflow werden die Meldungen systematisch abgearbeitet, wobei jeder Mitarbeiter nur diejenigen Arbeitsschritte sieht, für die er verantwortlich ist. Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit online eingesehen werden, so dass sich zeitintensive Rückfragen erübrigen. Mieter und Subdienstleister werden umgehend informiert, Termine automatisch überwacht.

Ideale Basis für Kapazitäts- und Kostenplanung

Auch die Kosten und Aufwände werden automatisch den entsprechenden Verträgen und Liegenschaften zugeordnet, was eine automatisierte interne und externe Abrechnung der Leistungen ermöglicht.

Oliver Arnemann, Geschäftsführer der GAGFAH Facility Management GmbH, erklärt: „Das webbasierte Portal von conjectFM stieß bei unseren Mitarbeitern gleich auf Begeisterung. Die Prozesse sind gut strukturiert und sorgen für hohe Transparenz, so dass kritische Zeitverzögerungen im Störungsfall deutlich reduziert werden konnten. Zudem können wir über das System regelmäßige Aufstellungen sämtlicher er­­brachter Leistungen und ihrer Kosten generieren, was sowohl für unsere Preisverhandlungen als auch für unsere Kapazitäts- und Kostenplanung sehr hilfreich ist.“

Mobile Endgeräte sorgen für sofortige Datenabgleiche vor Ort

Was letztlich nur noch fehlte, war ein mobiler Zugriff auf relevante Daten. Denn da die meisten Mängel nur vor Ort erhoben und beseitigt werden können, kam es zeitweilig doch zu einer verzögerten Rückmeldung über den Reparaturstatus um bis zu 24 Stunden.

Zudem wurden die Begehungen zur Verkehrssicherung vor Ort handschriftlich aufgenommen und dann erst im Unternehmen ins System übertragen, was viel Zeit und Papier kostete. Insgesamt verbrauchte die GAGFAH auf diese Weise monatlich bis zu 60.000 Seiten Papier.

Um auch in dieser Hinsicht effektiver, kostengünstiger und nachhaltiger zu arbeiten, investierte die GAGFAH in eine App, die für die Anbindung von 350 Tablets an das CAFM-System conjectFM sorgte. So können die Hausmeister ihre Begehungsresultate über die mobilen Endgeräte sofort vor Ort eingeben. Mögliche Störungen können sofort weitergeleitet und Statusänderungen in Echtzeit abgeglichen werden. Die Durchführung aller Prüfschritte wird anschließend in conjectFM zentral gesteuert und überwacht.

Signifikante Kostenreduktion durch Verschlankung der Verwaltungsprozesse

Der Einsatz der mobilen Endgeräte und ihre Anbindung an conjectFM reduzieren die Reaktions- und Durchlaufzeiten erheblich und verbessern die Produktivität, was die Kosten für die Disposition, Materialwirtschaft und Dokumentation signifikant senkt. Damit amortisiert sich die Investition bereits nach knapp einem Jahr.

Die einfache Anwendung und die optimierten Arbeitsabläufe führen darüber hinaus sowohl zu einer stärkeren Motivation der Mitarbeiter, als auch zu einer deutlich höheren Mieterzufriedenheit. Oliver Arnemann resümiert: „Die Nutzungsmöglichkeit der Tablets sorgt für eine wesentlich schnellere Abarbeitung der Vorgänge sowie ein Echtzeit-Reporting zum Stand der Mängelbehebung. Damit erfüllen wir die gesetzlichen Auflagen schneller und konnten unseren Kundenservice bedeutend verbessern.“

Die gesetzlichen Anforderungen an eine nachhaltige Instandhaltung und Verkehrssicherung stellen für die Wohnungswirtschaft eine zunehmende Herausforderung dar.

Bei Nichteinhaltung der Vorschriften oder Unterlassung der geforderten Prüfungen drohen Haftung und Schadensersatzansprüche.

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