Digitales Archiv

Gescannte Mieterakten durchsuchbar komprimieren

Als Bestandsunternehmen bewirtschaftet die Wohnbau GmbH bundesweit ca. 18.000 Wohnungen. Zusätzlich werden von der Tochtergesellschaft Wohnbau Service Bonn GmbH rund 4500 Wohnungen für Dritte verwaltet. Dabei fallen zahlreiche Dokumente, Bilder und Pläne an. Zur Archivierung werden die Unterlagen gescannt und mit Wodis Sigma verwaltet. Da die Wohnbau die meisten Dokumente zehn Jahre aufbewahren muss, nutzt sie das PDF/A-Format, den ISO-Standard für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Bei der Digitalisierung der Bestandsakten holte sich das Unternehmen Unterstützung von der Alpha Com GmbH. Der Scandienstleister ist seit vielen Jahren Partner des Softwareherstellers LuraTech und nutzt dessen Flaggschiffprodukt PDF Compressor zur Konvertierung von gescannten Dokumenten in hochkomprimierte, volltextdurchsuchbare PDF- bzw. PDF/A-Dateien. Nach einigen Testläufen nutzt die Wohnbau die Software. Mittlerweile hat das Unternehmen etwa 100.000 Seiten mit der Lösung von LuraTech verarbeitet. Wenn größere Dokumentenbestände zu verarbeiten sind, beispielsweise beim Ankauf einer Immobilie, erhält Alpha Com einen entsprechenden Auftrag. Da der Scandienstleister auch die LuraTech Software nutzt, sind alle archivierten Dokumente von derselben Qualität.

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