Fachinformation Bundesbau (FIB)

Informations- und Wissensmanagement im Bundesbau

Das Internetportal „Fachinformation Bundesbau (FIB)“, früher „Fachinformationsbörse – Bau und Betrieb“, ist zahlreichen Anwendern seit vielen Jahren als Informationsquelle für Fachinformation für den zivilen und insbesondere militärischen Bundesbau bekannt. Das Bundesministerium der Verteidigung (BMVg) hat die Fachinformationsbörse für die Bauverwaltungen der Länder und für den eigenen Geschäftsbereich im Jahre 1999 eingeführt. Im dazu ergangenen Erlass ist der fachliche Informationsaustausch zwischen dem BMVg und den Bauverwaltungen sowie zwischen des Bauämtern und den Oberfinanzdirektionen mit Hilfe moderner Kommunikationstechnik zu verbessern und Synergieeffekte zu erreichen, als Ziel formuliert. Die Informationsweitergabe erfolgte seinerzeit hauptsächlich über die Bereitstellung von CD-ROMs und auch „Online“, soweit die Dienststellen über die entsprechende Zu­­gangsmöglichkeit verfügt haben.

Seit März 2012 ist das damalige Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung – die Zuständigkeiten liegen inzwischen beim Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) – gemeinsam mit dem BMVg Herausgeber der FIB. Das BMUB trägt seitdem verstärkt zur Bereitstellung von Fachinformationen bei. Die gemeinsame Zielstellung der beiden Ministerien ist unverändert, die Sicherstellung und Verbesserung der Informations- und Wissensbereitstellung.

Inzwischen verfügt jede Dienststelle und jeder Arbeitsplatz über einen direkten Zu­­gang, entweder über das Internet oder über das Deutschland-Online Infrastruktur – Netz (DOINetz). Für die FIB-Geschäftsstelle stellt dies eine Entlastung und zugleich neue Herausforderungen dar. Insbesondere die Anforderungen an die Sicherstellung der Aktualität der Vielzahl der Informationen sind damit deutlich erhöht. Mit der Fragestellung wie die FIB diesen Anforderungen am sinnvollsten gerecht werden kann, hat sich die für die FIB eingesetzte Arbeitsgruppe (FIB AG) aus Vertretern des BMVg, des BAIUDBw, des BMUB und der OFD Niedersachsen, einschließlich der Geschäftsstelle des FIB, intensiv befasst. Als erste Maßnahme hat die FIB AG beschlossen, eine Geschäftsordnung (GO) zu erarbeiten und diese der weiteren Vorgehensweise sowie dem späteren Umgang mit der FIB zugrunde zu legen.

Die Geschäftsordnung wurde umfassend beraten und mit Stand August 2014 als Broschüre herausgegeben. Darin sind u.a. die Aufgaben und Ziele der FIB sowie der Zweck der GO erläutert. Zum Zweck der GO ist folgendes ausgeführt:

„Zur Sicherstellung der Qualität und Authentizität der Informationen in der FIB soll diese Geschäftsordnung die Verfahren zwischen den Beteiligten regeln.

Aufgabe der GO ist die Definition von Verfahren um sicherzustellen, dass

– aktuelle Fachinformationen (über den gesamten Dokumentenlebenszyklus) verlässlich, zeitgerecht und vollständig bereitgestellt werden. (Regelverfahren zwischen datenliefernden Stellen und der Publikation in der FIB)
– Daten derart aufbereitet sind, dass eine zügige Auffindbarkeit gewährleistet wird (Verschlagwortung, Zuordnung zur Navigation und Verknüpfungen)“

Weiterhin wird in der GO geregelt, welche Stellen berechtigt sind, Daten zu liefern (Datenliefernde Dienststellen), wie die Datenlieferung erfolgen soll (Aufgaben und Verantwortung bei der Datenbereitstellung) und wie die Daten aufzubereiten sind (Datenqualifizierung und -klassifizierung bei der Datenlieferung).

Zur Datenqualifizierungen sind insbesondere die Aspekte Aktualität und Auffindbarkeit der Datensätze hervorzuheben. Bei der Datenbereitstellung, sind z.B. Angaben zur Dauer der Gültigkeit von Dokumenten zu machen. Das Muster „Datenzusammenstellung“ (Anlage zur GO) ist im Rahmen der Dateneinlieferung zu verwenden, die erforderlichen Angaben werden im Muster abgefordert.

Die Datenklassifizierung bezieht sich auf das Rollen- und Rechtekonzept der FIB. Es regelt, welche Nutzergruppen Zugang zu den unterschiedlichen Dokumenten haben dürfen. Ausgenommen davon sind Verschlusssachen, diese werden generell nicht Online bereitgestellt, sondern nur auf Anforderung berechtigten Personen zugeleitet oder über das DOI-Netz zugänglich gemacht.

Das Rollen- und Rechtekonzept ist in der GO festgelegt. Unabhängig von den frei im Internet verfügbaren Inhalten, ist für die Nutzung der Inhalte der FIB (FIB intern) ein Nutzer-Account erforderlich. Es sind insgesamt fünf Nutzergruppen vorgesehen:

(1) FIB-Internet – frei zugängliche Inhalte,

(2) FIB-Anwender I – Basisdaten für fachlich Interessierte und freiberuflich Tätige ohne konkreten Auftrag,

(3) FIB- Anwender II – erweitere Basisdaten für freiberuflich Tätige mit Auftrag für die Dauer des Auftragsverhältnisses,

(4) FIB-Fachanwender I – spezifische Daten für Behörden Bund, Land, Kommunen und

(5) FIB-Fachanwender II – umfassenden Da­­ten für BMVg, BMUB inklusiv nachgeordneter Bereich, BRH, BImA sowie Bauverwaltungen des Bundes und der Länder.

Das Informationsangebot kann je nach Nutzergruppe angesteuert werden. Im Rahmen der Registrierung der eingelieferten Daten erfolgt die Zuordnung (Datenklassifizierung) durch die FIB-Zentralredaktion für die jeweilige Nutzergruppe.

Die GO regelt auch, welche Dienststellen Daten liefern dürfen. Außer den maßbeglichen Fachreferaten des BMVg und BMUB, können mit Genehmigung des BMVg/BMUB, u.a. Arbeitskreise und Leitstellen der Bauverwaltungen Daten liefern. Auf der Grundlage der GO hat die FIB AG in einem nächsten Entwicklungsschritt, die Auffindbarkeit der Dokumente und Informationen sowie Nutzerfreundlichkeit des Internetportals beraten. Die inzwischen abgeschlossene Umgestaltung des Portals (Relaunch), ist das Ergebnis der Umsetzung der Vorschläge durch die FIB-Geschäftsstelle und den Systemanbieter OfficeNet.

Die Navigation zum Hauptinhalt der FIB kann im neu gestalteten Internetportal nach Nutzerpräferenz über die 1. Hauptnavigationsebene, die graphischen Elemente (Quadrate) oder die Schnellnavigation am Seitenende erfolgen.

Die 1. Hauptnavigationsebene ist in die Themenbereiche: Richtlinien, Vergabe, Schriftgut, Arbeitshilfen, Leitfäden, Regelwerke Bundeswehr sowie Bauwerke/Dokumentationen und Themen, untergliedert. Sobald ein Themenbereich angesteuert wird, öffnet sich ein Aufklappmenü mit den zugeordneten Einzelthemen. Nach Auswahl (anklicken) eines Einzelthemas steht die Dokumentenauswahlebene bereits zur Verfügung.

Die graphische Navigationsebene (Quadrate), die auf der FIB Startseite als Erkennungszeichen dem FIB Logo entspricht, umfasst sechs Quadrate mit den Themenbereichen: Richtlinien, Vergabe, Schriftgut, Arbeitshilfen, Leitfäden und Regelwerke Bundeswehr. Sobald der Text im Quadrat angeklickt wird, erscheint die Ebene der Einzelthemen und durch einen erneuten Klick die Dokumentenauswahlebene. In allen Ebenen der graphischen Navigation stehen sechs Quadrate zur Auswahl zur Verfügung. Sofern auf der Einzelthemen- oder Dokumentenauswahlebene mehr als sechs Einzelthemen oder Dokumentarten verfügbar sind, können über eine Pfeil Vor- oder Rückfunktion (Slider) weiteren Einzelthemen angesteuert werden. Das Designprinzip mit den sechs Quadraten bleibt auch dann erhalten, wenn weniger als sechs Einzelthemen oder Dokumentarten vorliegen. Die freigehaltenen Quadrate sind durch Schattenriss erkennbar.

Die Navigationstiefe ist bei beiden Navigationsebenen bewusst flach gehalten. Nach zwei Klicks ist die Dokumentenauswahlebene be­­reits erreicht. Dies war ein wichtiges Anliegen und bedeutet kurze Wege zum Ziel bzw. Dokument. Zusätzlich steht eine Schnellnavigation – mit einem Klick zur Dokumentenebene – am Seitenende zur Verfügung. In einer 2. Hauptnavigationsebene stehen folgende Auswahlmöglichkeiten: Dokumentenübersicht, Foren, FAQ, Bund/Länder und FIB Hilfe zur Verfügung. Unter FIB Hilfe sind Infos und Hilfestellungen zur Nutzung der FIB.

Für die Recherche sind eine Volltext-, Erlass- und eine Bereichssuche eingerichtet. Bei der Erlasssuche beschränkt sich die Suche ausschließlich auf Erlasse und Grundsatzdokumente. Die Auswahl an Dokumenten kann über eine Filterfunktion eingegrenzt werden.

Auch der Meinungsaustausch von Fachleuten untereinander soll gefördert werden. Dazu stehen die Foren zur Verfügung, die bisher aber noch sehr zaghaft genutzt werden.

Nutzer können außerdem den Newsletter abonnieren und diverse Funktionen (Favoriten, abonnieren von Dokumenten etc.) nutzen. Das abonnieren von Dokumenten wird beispielsweise sehr gerne für die RBBau und für das Vergabehandbuch genutzt, um stets auf den aktuellsten Stand zu sein.

Zunehmend werden Richtlinien und dergleichen nur noch auf elektronischem Wege bereitgestellt. Um sicherzustellen, dass die Dokumente und bearbeitbaren Dateien den Anwendern aktuell zur Verfügung stehen, ist ein zuverlässiges und modernes Internetportal wie die FIB unverzichtbar. Die stetig steigende Zahl der Anmeldungen sowie Anzahl der Seitenaufrufe weist auf ein wachsendes Interesse an der FIB.

Sonja Bayat Referat B I 1 Allgemeine Angelegenheiten des Bauwesens, BBR (außer BBSR)
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