Transformation

Effizient abrechnen: digitaler End-to-End-Prozess

Die Digitalisierung ist längst auch in der Immobilienwirtschaft angekommen. Die digitale Heizkostenabrechnung ist dabei nur der Anfang. Immobiliendienstleister arbeiten mit Hochdruck daran, immer mehr Prozesse vollständig von einem Ende bis zum anderen Ende zu digitalisieren.

Egal ob Verwalter, Mieter oder Messdienstleister: Über eine schnelle und unkomplizierte Abwicklung der Heizkostenabrechnung freuen sich alle Beteiligten. Denn die digitale Heizkostenabrechnung bietet einige Vorteile: Die schnelle Datenübertragung beschleunigt den Prozess, möglichst wenige Medienbrüche halten die Fehlerquote gering und gewährleisten eine hohe Qualität der Daten. Die digitale Heizkostenabrechnung ist aber nur ein Beispiel für digitale End-to-End-Prozesse, also Abläufe, die vom einen bis zum anderen Ende vollständig digitalisiert sind.

Was genau ist End-to-End-Digitalisierung?

Um das zu beantworten, lohnt es sich, die Frage einmal umzudrehen: Was ist End-to-End-Digitalisierung eigentlich nicht? Ein Beispiel aus dem privaten Bereich verdeutlicht das: Vermutlich jeder hat schon einmal einen Fragebogen für die Krankenkasse komfortabel auf einer Website ausgefüllt – und musste den Fragebogen am Ende doch ausdrucken und per Post an die Kasse schicken. Dort werden die Informationen dann nochmal ins Datensystem übernommen und verarbeitet. Solche Sprünge zwischen digitaler und analoger Welt unterbrechen die Übertragungskette und machen deren Vorteile wie Fehlervermeidung und Schnelligkeit wieder zunichte. Abläufe sollten deshalb im besten Fall von einem bis zum anderen Ende vollständig digitalisiert sein, um von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren zu können. Digitale End-to-End-Prozesse (E2E) sind ein wichtiger Grundsatz der digitalen Transformation.

Vom Sensor zum Service

Minol legt Wert darauf, dass die Informationen im digitalen Ökosystem von Minol mit möglichst wenigen Brüchen vom einen zum anderen Ende übertragen werden. Das hält die Fehlerquote gering und gewährleistet eine hohe Qualität der Daten. Dafür stehen auch die Spezialisten der Dienstleistung Abrechnung mit ihrem Expertenwissen ein. Der Startpunkt sind die Geräte und Sensoren im Gebäude – zum Beispiel Heizkostenverteiler, Wasserzähler, aber auch Rauchwarnmelder, Temperatur- und Feuchtesensoren. Das andere Ende sind die Services, die beim Kunden ankommen, etwa die Abrechnung, ein Energiemonitoring oder das Ergebnis der Funktionsprüfung der Rauchwarnmelder. All diese Services werden durch die Sensoren-Daten ermöglicht.

Dazwischen liegen folgende Schritte: Ein zentrales Gateway innerhalb des Gebäudes erfasst die Sensoren-Daten und überträgt sie sicher und verschlüsselt an die Minol-Datenplattform, die in einem deutschen Rechenzentrum betrieben wird. Dort werden sie entschlüsselt und je nach Weiterverarbeitung an verschiedene Datenbanken bzw. Systeme verteilt. Im Anschluss erfolgt die Prüfung, Aufbereitung und Verarbeitung im Zielsystem. Bei abrechnungsrelevanten Daten veredeln die Experten mit ihrem Know-how die vorbereiteten Ergebnisse.

Schnittstellen sorgen für durchgängige Datenkette

Jetzt gibt es mehrere Wege, die die ausgewerteten und aufbereiteten Daten gehen können. Zum einen fließen sie in die Services ein, die Minol Verwaltern auf einer zentralen Plattform zur Verfügung stellt, etwa Abrechnung und Energiemonitoring. Auf der Plattform Minol.One können Verwalter mithilfe der Minol Connect Insights auch weitere Gebäudefunktionen überwachen, etwa die Füllstände der Öltanks, die Parkraumnutzung oder den Status der Brandschutztüren.

Minol verfügt über 43 Standard-Schnittstellen für den Digitalen Datenaustausch (DTA). Auf diese Weise können Immobilienprofis die Abrechnungsdaten direkt in ihr System übernehmen und die Heizkostenabrechnung in die Betriebskostenabrechnung integrieren. Das spart viel Zeit und vermeidet Fehler bei der Übertragung der Daten.

Drittens kann Minol die ausgewerteten Daten auch anderen Dienstleistern für deren Services etwa im Bereich Smart Building oder Smart Home zur Verfügung stellen – natürlich nur auf Wunsch des Kunden, mit Einverständnis aller Beteiligten und unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben. In diesem Fall werden die Daten aus der Minol-Cloud in die Cloud des Partners übertragen. Die durchgängige Übertragungskette reicht sogar bis zur Rechnungsstellung: Minol kann die Rechnung zum Beispiel als PDF oder über das elektronische Rechnungsdatenformat ZUGFeRD zustellen.

All das verdeutlicht: Der digitale End-to-End-Prozess erhöht nicht nur die Qualität, sondern ermöglicht auch neue Funktionen und bietet größeren Komfort bei der Handhabung von Daten. Die Stärken der Digitalisierung kommen im Prozess voll zum Tragen. Große Mengen an Daten stehen schnell, einfach und sicher zur Verfügung und können so effizient ausgewertet werden, wie es bei einer manuellen Ablesung oder einer Korrespondenz auf Papier niemals möglich wäre. 

Doch auch bei den digitalen Prozessen bleiben Menschen – in diesem Fall die Minol-Experten – als Berater, Problemlöser und Qualitätssicherer unverzichtbar. Sie überwachen den Prozess, veredeln die Daten und führen mit Kunden den Dialog, den eine noch so schlaue Maschine niemals führen könnte. 

Mehr Informationen unter www.minol/connect

Der digitale End-to-End-Prozess erhöht nicht nur die Qualität, sondern ermöglicht auch neue Funktionen und bietet größeren Komfort bei der Handhabung von Daten.

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