Dokumentenmanagement

Deutsche Wohnen SE setzt auf moderne Cloud-Lösung

Die Deutsche Wohnen SE hat mehr als 1100 Mitarbeiter, die an mehreren Standorten in Deutschland und in mehreren Tochtergesellschaften mehr als 160.000 Immobilieneinheiten verwalten. Die Kommunikation zwischen den Standorten und mit externen Personen erfolgte primär über E-Mail. Steigende Ansprüche hinsichtlich Datensicherheit und aufwendiges Handling mit dem vorhandenen Dokumentenmanagement waren die beiden Hauptgründe, warum die Deutsche Wohnen SE ein neues Dokumentenmanagementsystem (DMS) benötigte.

Die komplexe Firmenstruktur macht es notwendig, die Zugriffsrechte auf Dokumente gezielt zu vergeben. „Das Konzept der Teamrooms, die hohe Datensicherheit und die Speicherung der Daten in Europa waren die Hauptargumente, warum wir uns für die Fabasoft Cloud als Collaboration-Lösung entschieden haben“, erklärt Olga Hamel, Specialist IT-Governance & IT-PMO, Deutsche Wohnen SE. Die Cloud wird in europäischen, hochsicheren Rechenzentren betrieben und der Cloud-Service ist nach höchsten europäischen Standards in Bezug auf Sicherheit und Compliance zertifiziert – auch mit dem C5-Testat des deutschen Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Dokumente werden in „Teamrooms“ abgelegt. In diesen Projekträumen können Zugriffsrechte für Organisationseinheiten, einzelne Mitarbeiter und auch für externe Personen vergeben werden. Berechtigte Benutzer greifen auf den gleichen Datenstand in einem Teamroom zu. Es werden keine Attachments mehr per E-Mail verschickt, sondern nur eine Verknüpfung auf das Objekt in der Cloud.

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