Der komfortable Weg zum eigenen digitalen Ökosystem

Die Idee, die hinter Software as a Service (SaaS) steckt, ist einfach: Statt die Softwarelizenz zu erwerben und das System im eigenen Unternehmen zu betreiben, nutzt man sie bequem aus der Cloud. Dabei unterscheidet sich SaaS nicht nur in der Art, wie die Software vorgehalten wird, auch das Preismodell ist einer von vielen weiteren Vorteilen: Hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen entfallen. Die Kosten für Hardware und IT-Fachpersonal sind geringer und planbar. Sämtliche Wartungs- und Serviceaufgaben übernimmt der Softwareanbieter, der zugleich höchsten Datenschutz und -sicherheit garantieren sollte. Darüber hinaus haben SaaS-Nutzer immer die neueste Softwareversion im Einsatz und können jederzeit bedarfsspezifisch weitere Anwendungen dazubuchen und so komfortabel ein eigenes digitales Ökosystem aufbauen.

Wegbereiter Cloud

Ohne den Ausbau der Datennetze und den Wegbereiter Cloud wäre SaaS nicht denkbar. Die Cloud lässt sich eben nicht nur als dezentraler Datenspeicher nutzen, sondern ermöglicht auch, Software bereitzustellen. Das ist nicht nur bedarfsgerecht. Es verspricht auch denselben Gewinn in Sachen Datenschutz, der schon viele von der Cloud als Speicherort überzeugte – vorausgesetzt, dass deren Betreiber entsprechend zertifiziert ist und konform mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) agiert.

In der Immobilienbranche ist SaaS auf dem Vormarsch. Weltweit hat SaaS den Anteil am Softwaremarkt seit 2010 mehr als verzehnfacht. In Industrieländern, in denen praktisch überall Netzzugang besteht, dürfte der Zuwachs noch höher ausgefallen sein.

Dynamische Welt, dynamische Software

Viele Unternehmen sehen in SaaS mittlerweile eine probate Antwort auf ein Umfeld, das sich in immer kürzeren Zyklen verändert. Die Dynamik unserer digitalen Welt verlangt ein ebenso dynamisches IT-Verständnis. SaaS ist der Schlüssel dazu, weil hier Software nicht mehr als statisches Produkt begriffen wird, sondern als kontinuierlicher Service, der flexibel ist, von professionellen Anbietern betreut wird und dadurch sehr viel leichter in der Lage ist, sich neuen Herausforderungen zu stellen. Gesetzliche Anforderungen sowie Technologietrends fließen frühzeitig in die Softwareentwicklung ein.

Ganz ohne eigenes Zutun arbeiten SaaS-Nutzer stets mit der aktuellsten Version ihrer abonnierten Software. Neuerungen sind in der Nutzungsgebühr bereits enthalten. SaaS-Wegbereiter wie Aareon sichern Anwendern den Anspruch auf regelmäßige Produktverbesserungen und Upgrades sogar vertraglich zu.

Schneller vom Fortschritt profitieren

Das ist ein großer Mehrwert für die Branche, weil Innovationen so deutlich rascher zur Anwendung kommen. Niemand braucht mehr auf einen Releasewechsel zu warten. Bedingt durch die Anschaffungskosten und den Zeitaufwand haben Unternehmen in der Vergangenheit das Upgrade auf neue Softwareversionen oftmals verschoben. Wer neue Versionen zeitnah nutzen wollte, kam nicht umhin, laufend zu investieren. Das hat sich geändert. SaaS-Anwender profitieren unmittelbar von Neuerungen und können dadurch selbst mit schwer absehbaren und sprunghaften Entwicklungen leichter Schritt halten: Ändern sich Marktgegebenheiten, Herausforderungen und insbesondere Technologien, ändert sich auch ihre Software. Die Lösungen wachsen mit den Aufgaben und Anforderungen, die Markt und Anwender stellen, sowie mit neuen technologischen Potenzialen.

Geringere Kosten, höhere Sicherheit

Bei alldem bietet SaaS auch noch klare Kostenvorteile. Die früher oft hohen Anfangsinvestitionen entfallen. Zugleich sinkt das Investitionsrisiko, weil Nutzer nur noch bezahlen, was sie tatsächlich benötigen. Auch in Sachen Hardware, Wartung und IT-Fachpersonal schlägt SaaS mit deutlich geringeren Kosten zu Buche. So fällt etwa kein Aufwand mehr für den Kauf und das Einspielen von Upgrades an. All das macht IT-Kosten planbarer und transparenter.

Längst hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass SaaS zudem vor schwer kalkulierbaren Sicherheits-, Compliance- und Ausfallrisiken schützt. Dass SaaS in Sachen Compliance Vorteile bietet, weil die eingesetzte Software rechtlich stets auf Stand ist, war immer schon unbestritten. Lange jedoch wurde eine vermeintlich geringere Daten- und Transaktionssicherheit als Argument gegen SaaS ins Feld geführt. Im eigenen Haus wähnten viele ihre Daten und Anwendungen weniger angreifbar und ausfallsicherer. Das aber ist ein Trugschluss – weil auch Inhouse-Systeme (oder zumindest die Geräte, auf denen sie genutzt werden) heute mit globalen Datennetzen verbunden sind. Wahr ist deshalb das Gegenteil: Cyberkriminalität und andere Sicherheitsrisiken lassen sich in einer sicheren exklusiven Cloud leichter ausschalten, weil ein einzelner Anwender die dafür nötige hohe Sicherheitskompetenz als Nebenaufgabe kaum mehr kosteneffizient vorhalten kann.

Auf den SaaS-Anbieter kommt es an

Entscheidend wird damit die Wahl des Anbieters und die Frage: Wo und in welcher Form werden die Daten verarbeitet? Beispiel Aareon: Der führende Anbieter von ERP-Software und digitalen Lösungen für die Immobilienwirtschaft speichert alle Daten in Deutschland – in einer zukunftsweisenden, hochsicheren Cloud-Infrastruktur. Ein mit erfahrenen Spezialisten besetztes Security Operations Center überwacht rund um die Uhr den IT-Betrieb aller Produkte und Dienste. Ausgefeilte Technologien, die künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen, erkennen verdächtige Systemzustände und -verhalten sofort und schalten Bedrohungen aus, ehe sie akut werden. Das Ergebnis ist Sicherheit auf Bankenniveau.

Fit für neue Arbeitsformen

Wie sinnvoll der Abschied von einer Inhouse-Lösung auch aus anderer Perspektive ist, hat die Covid-19-Pandemie gezeigt. Weil SaaS den orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf die Arbeitssoftware erlaubt, waren 2020 manche Unternehmen deutlich schneller in der Lage, ihre Arbeit quasi über Nacht ins Homeoffice zu verlagern. Mobil oder von zu Hause zu arbeiten, ist seither nicht mehr die Ausnahme, sondern zur Gewohnheit geworden – mit allen Vorteilen, die das in Sachen Servicequalität, Kundennähe, Prozessoptimierung, aber auch Mitarbeiterzufriedenheit und Fachkräfteakquise für ein Unternehmen erschließen kann. New Work, die Arbeitswelt der Zukunft, wird ohne SaaS nicht machbar sein.

Digitale Wertschöpfung leicht gemacht

Noch wichtiger: Wer sich nicht um seine Software kümmern muss, kann sich aufs Kerngeschäft konzentrieren – und das sofort und ohne Unterbrechungen. Installationen, Updates und Implementierungsprojekte, die das Alltagsgeschäft stören, gibt es bei SaaS nicht. Das heißt auch: Anwender können neue Software schneller einsetzen. Bei der neuen ERP-Produktgeneration Aareon Wodis Yuneo etwa ebnet ein Basispaket mit vielen Funktionen den Weg zum Sofortstart. Die Einstiegslösung lässt sich jederzeit skalieren und ausbauen. Alle Erweiterungspakete wiederum sind in sich und untereinander kompatibel und vollständig, weil sie an den Prozessen der Immobilienwirtschaft ausgerichtet sind.

SaaS erlaubt es den Immobilienunternehmen, die Potenziale der Digitalisierung vollumfänglich zu nutzen. Dynamische Unternehmensstrategien, die darauf zielen, Mehrwerte zu realisieren, kommen ohne Flexibilität nicht mehr aus. Mit SaaS können Unternehmen schnell, komfortabel und sukzessive ihr individuell passgenaues digitales Ökosystem aufbauen. Ändern sich die Strategien und Ansprüche, passt man die Auswahl der Bausteine einfach an. Dabei bildet das ERP-System den Dreh- und Angelpunkt des digitalen Ökosystems. Ergänzt um weitere integrierte digitale Lösungen – je nach den strategischen Schwerpunkten – lässt sich das komplexe Beziehungsgefüge in der Immobilienwirtschaft einfacher und effizienter steuern.

Beispielsweise können sowohl der gesamte Kundenbeziehungszyklus als auch die unterschiedlichen Geschäftsprozesse über alle Stationen hinweg begleitet werden. Das Kundenbeziehungsmanagement verzahnt sich dabei reibungslos mit Prozessen zur Einbindung der Lieferantenkette beispielsweise bei der Instandhaltung. Das Immobilienunternehmen profitiert von mehr Prozesseffizienz, Transparenz und Entlastung bei den Mitarbeitern, deren Kapazitäten für ein Mehr im Kundenservice genutzt werden können. Die smarte Anbindung von Gebäuden und Gebäudetechnik an das digitale Ökosystem und intelligente Datenauswertungen ermöglichen es perspektivisch, Immobilien unter anderem durch vorausschauende Wartung effektiver zu bewirtschaften.

Genau das dürfte am Ende das stichhaltigste Argument für die Betriebsart Software as a Service sein. In einer Zeit, in der sich der Markt permanent wandelt, neue Technologien immer rascher zu Standards werden, die Ansprüche an Datenschutz und -sicherheit steigen und neue rechtliche Anforderungen an der Tagesordnung sind, brauchen Unternehmen ein Maß an Sicherheit, Beweglichkeit und Vereinfachung.