Vermietungsprozess

Datenfriedhöfe durch Digitalisierung vermeiden

Beim Vermietungsprozess werden hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet. Ein leichtfertiger Umgang mit diesen Daten kann für Vermieter schwerwiegende Folgen haben. Das zeigt das Beispiel des verhängten Bußgeldes in Millionenhöhe an ein börsennotiertes Wohnungsunternehmen Ende letzten Jahres.

Das größte Risiko für Bußgelder bergen Datenfriedhöfe. Diese entstehen, wenn Interessenten- und Mieterdaten nicht rechtzeitig gelöscht werden oder gar nicht mehr zugeordnet werden können. Besonders gefährlich ist das Empfangen und Verarbeiten von Interessentendaten und -dokumenten per E-Mail oder Online-Formularen. Denn auch wenn die anschließende Weiterverarbeitung der Daten im Rahmen einer Vermietungssoftware mit eingebauten Löschroutinen stattfindet, sind Vermieter nicht davor gefeit, dass einzelne Mitarbeiter in Parallelsystemen wie beispielsweise E-Mail-Programmen oder auf ihrem lokalen Computer Daten abspeichern.

Außerdem kann es passieren, dass die Daten in der Vermietungssoftware nicht richtig zugeordnet werden. So entstehen für das Management nicht kontrollierbare Datenfriedhöfe, die ein bedeutsames Risiko für Bußgelder durch die Aufsichtsbehörden darstellen.

Millionenschweres Bußgeld verhängt

Dass die Behörden den Schutz der Interessenten- und Mieterdaten sehr ernst nehmen, zeigt die Höhe des im November 2019 an eines der größten deutschen Wohnungsunternehmen verhängten Bußgeldes in Höhe von 14,5 Mio. Euro. Die Aufsichtsbehörde rechtfertigt das Bußgeld damit, dass personenbezogene Daten über Jahre hinweg gespeichert wurden, ohne dass diese noch dem ursprünglichen Zweck der Erhebung dienten. Die Höhe der Strafe wird auch als Warnung für die Wohnungswirtschaft zum sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten verstanden.

Digitalisierungsgrad erhöhen statt reduzieren

Der Reflex, aus Angst vor Datenfriedhöfen auf die elektronische Verarbeitung der Daten zu verzichten, führt allerdings in die falsche Richtung. Die Lösung liegt nicht in weniger, sondern in mehr Digitalisierung. Denn auch das Führen von Papierakten fällt in den Anwendungsbereich des Datenschutzrechts. Zudem ist der Verzicht auf elektronische Datenverarbeitung im Zeitalter der Digitalisierung nicht wirklich zielführend.

Sämtliche Daten zu löschen, bringt ebenfalls nicht den erwünschten Effekt. Zum einen bietet die automatisierte Verarbeitung von Daten große Effizienz- und Qualitätspotenziale. Zum anderen können Aufbewahrungspflichten gerade dazu zwingen, Daten nicht zu löschen. Darüber hinaus ist das eigentliche Problem nicht das Löschen der erfassten Daten – das Problem ist die Intransparenz und der Kontrollverlust der Interessenten über ihre Daten. Hier setzt die neueste Entwicklung von Webtechnologien an. Sie ermächtigt die Nutzer, in voller Kontrolle ihrer Daten zu bleiben, auch wenn Sie an Dritte übermittelt werden.

Die Datenhoheit bleibt beim Interessenten

Die Datentreuhänderstruktur der Vermietungsplattform von Immomio ist ein effektiver Weg, wie sich Vermieter vor dem Entstehen von Datenfriedhöfen schützen und Bußgelder vermeiden können. Dabei können die sensiblen Interessentendaten nur in einem geschützten Bereich durch die Interessenten selbst erfasst und verwaltet werden. So behalten sie jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten. Im Vermietungsablauf können die Mietinteressenten das Recht auf Datenzugriff durch den Vermieter stets selbst beeinflussen. Auch das Löschen der eigenen Daten bleibt damit in den Händen der Interessenten. Ein Empfangen von Daten per E-Mail sowie das Speichern und Verarbeiten von sensiblen Daten durch die Mitarbeiter in lokalen Systemen ist unmöglich.

Auch der Abschluss der Vermietung, die Unterzeichnung des Mietvertrags, ist bei Immomio komplett digital und datenschutzkonform möglich. Ein innovativer Signaturprozess stellt die rechtssichere Zuordnung der Signatur zu den im Vertrag stehenden Mietparteien sicher und ermöglicht eine eindeutige Identifizierung dieser. Genutzt wird hierfür die Bestätigung der Identität über das Bankkonto, wodurch Fälschungen ausgeschlossen werden können. Dieser Prozess ist nicht nur zuverlässig und günstiger als vergleichbare Authentifizierungsprozesse, sondern auch schnell und vollumfänglich datenschutzkonform.

GdW Revsions AG bestätigt hohes Datenschutzniveau

Damit setzt die Vermietungsplattform von Immomio neue Maßstäbe in puncto Datenschutz. Dies wurde auch durch ein unabhängiges Datenschutzgutachten der GdW Revsions AG bestätigt. Darin heißt es: „Die digitale Vermietungsplattform von Immomio weist ein hohes Datenschutzniveau aus. Insbesondere im Hinblick auf das Fragerecht des Vermieters unterstützt die Plattform Vermieter bei der Gestaltung des Vermietungsprozesses den Grundsatz der Datensparsamkeit zu befolgen und schützt die Rechte der Mietinteressenten durch Funktionen, wie das ,Zurückziehen von Bewerbungen‘ und ,Löschen von Profilen‘.“

Effizienz heben – Datenfriedhöfe vermeiden

Die Pflege der Daten von Wohnungsinteressenten ist mit einem hohen Aufwand verbunden und häufig wirtschaftlich nicht sinnvoll. Durch digitale Bewerbungsprozesse und webbasierte Selbstauskünfte können erhebliche Effizienzgewinne erzielt und Datenfriedhöfe vermieden werden.

Besonders gefährlich ist das Empfangen und Verarbeiten von Interessentendaten und -dokumenten per E-Mail oder Online-Formularen.

Die Vermietungsplattform setzt neue Maßstäbe in puncto Datenschutz.

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