Budgets nach Bedarf statt Gießkannenprinzip

Für ein effizientes Bestandsmanagement ist es wichtig, die zur Verfügung stehenden Mittel so zu verteilen, dass Wertverlust ebenso vermieden wird wie überflüssige Ausgaben. Ein laufender Abgleich zwischen Bedarf und Budget ist hierfür ­entscheidend.

Im Rahmen des Instandhaltungsprozesses ist die Budgetplanung der neuralgische Punkt: hier wird entschieden, welche Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen tatsächlich umgesetzt werden. Dazu müssen die baulichen Erfordernisse, die sich aus dem Gebäudezustand ergeben, mit den verfügbaren Finanzmitteln abgeglichen werden.

Die Entscheidung darüber, welche Maßnahmen wann, wo durchgeführt werden sollen, ist für gewöhnlich ein komplexer Prozess, bei dem es gilt, unterschiedliche Perspektiven unter einen Hut zu bringen: eine iterative Abstimmung zwischen der technischen und der kaufmännischen Seite ist hierzu zwingend notwendig. Schließlich führt nur die Synthese aus technischen Zustandsdaten und kaufmännischen Kennzahlen zu einer validen Entscheidungsgrundlage. Aspekte wie den Refinanzierungszeitpunkt, die Mietvertragsdauer und die Kapazitätsplanung müssen dabei gebündelt und dann mit der Unternehmens- und Portfoliostrategie abgeglichen werden.

Intelligente Software-Unterstützung

Hierbei unterstützt der epiqr-Budgetplaner. Das Softwaremodul übernimmt die in der Gebäudeanalyse geplanten Maßnahmenpakete, so dass diese vordefinierten Budgetperioden zugewiesen werden können. Neben Instandhaltungskosten aus epiqr lassen sich zusätzliche Kosten, zum Beispiel für Neubauten, oder die laufenden Kosten der Bewirtschaftung, etwa für Wartungsmaßnahmen, ergänzen. Durch Abgleich dieser Kosten mit den unternehmensindividuell festgelegten Budgetgrenzen entsteht Schritt für Schritt eine nachvollziehbare Finanzplanung, wobei auf Grund der direkten Verbindung zur Hauptanwendung jederzeit detaillierte Informationen zu den einzelnen Maßnahmenpaketen zur Verfügung stehen. Als Ergebnis erhält man einen Wirtschaftsplan, dessen Weiterverarbeitung in den gängigen kaufmännischen Systemen mit Hilfe einer Exportfunktion nach MS-Excel ohne großen Aufwand möglich ist.

Jetzt wurde der Budgetplaner, basierend auf Kundenanforderungen, weitgehend überarbeitet. „Eine IT-gestützte Budgetplanung ist der entscheidende Schritt zur transparenten Realisierung der Instandhaltungsziele“, er­­klärt Martin Troll, Geschäftsführer der epiqr Software GmbH. Wie umfangreich und de­­tailliert diese ausfällt unterscheidet sich von Kunde zu Kunde. „Mit dem neuen Budgetplaner können wir verschiedenste Budgetplanungsprozesse als Produktlösung umsetzen.“

Plattform für Techniker und Kaufmann

Ein aus prozessualer Sicht zentrales Thema der Budgetierung ist der Austausch des Technikers mit dem Kaufmann und umgekehrt. Zwischen diesen Polen gilt es nicht nur einfach einen Kompromiss zu finden, sondern die optimale Lösung für jedes einzelne Gebäude. Der Budgetplaner stellt eine Managementplattform dar, die sowohl die kaufmännische als auch die technische Sicht repräsentiert und den gesamten Budgetierungsprozess inklusive der Budgetrunden abbildet. Somit wird die Abstimmung deutlich erleichtert, etwa indem einzelne Kostenpositionen in jeder Phase der Budgetierung nachvollziehbar sind. Mit nur einem Klick springt man vom budgetierten Maßnahmenpaket direkt zur Planung für das betreffende Objekt und kann sofort sehen, welche Maßnahmen das Paket im Einzelnen enthält.

Bei der Vorbereitung der Budgetgespräche sind Bestandsauswertungen und Berichte von Nutzen, die durch die Berücksichtigung der Budgetplanperioden eine zeitliche Perspektive enthalten. Ferner lassen sich sogenannte berechnete Werte unternehmensspezifisch einstellen. Damit liegen zusätzlich Informationen wie das verbleibende Budget oder der Eigentümeranteil automatisch be­­reit, die insbesondere aus kaufmännischer Sicht von Bedeutung sind.

Da je nach Phase des Planungsprozesses für die verschiedenen Beteiligten unterschiedliche Aspekte relevant sind, besteht die Möglichkeit, zwischen einer Planungs- und einer Periodenansicht zu wechseln. Außerdem sind die dargestellten Elemente – Gebäudedaten, der Maßnahmenvorrat aus allen verfügbaren Kostenpositionen und die Perioden – für beide Ansichten flexibel zusammenstellbar. Jeder Nutzer entscheidet also entsprechend seiner individuellen und aktuellen Anforderungen, welche Informationen er gerade sehen möchte. So lassen sich beispielsweise zur Unterstützung der Maßnahmenplanung die für das jeweilige Gebäude erfassten Zusatzparameter (manche Kunden haben hier die Barrierefreiheit oder das Solarnutzungspotenzial erfasst) anzeigen.

Budgets gezielt steuern

Während eine Budgetierung gemäß der technischen Bedarfe durch die Daten aus der epiqr Gebäudeanalyse ja bereits in der Vorgängerversion des Budgetplaners Standard war, lassen sich die Mittel überdies nun nach gewünschten Kriterien aufteilen und zuweisen, wodurch Budgets zielgerichteter gesteuert werden können. Dies spielt insbesondere hinsichtlich der aktuellen Marktsituation für die Wohnungswirtschaft eine zentrale Rolle. In Anbetracht der Mietpreisbremse einerseits und günstiger Finanzierungsmöglichkeiten andrerseits rückt die Modernisierung des Bestands immer stärker in den Fokus. Vor allem Entwicklungen wie der demographische Wandel oder die Energiewende machen, wie man aus dem Kundenumfeld hört, über kurz oder lang ohnehin Investitionen not­wendig, will man die Nachfrage nachhaltig sichern. Zugleich stellen Modernisierungsmaßnahmen eine Option dar, die Rendite von Wohnimmobilien zu steigern und Mieten zu erzielen, mit denen es gelingt, derartige Maßnahmen auch zu refinanzieren.

Der Budgetplaner vereinfacht die hiermit verbundenen Entscheidungen, etwa bei der Umschichtung von Budgets – also wenn beispielsweise statt in die Instandsetzung und den Neubau verstärkt in die Modernisierung investiert werden soll. Hierbei hilft die Einrichtung zusätzlicher Budgettöpfe, mit denen in diesem Fall zwischen Notinstandsetzungsmaßnahmen, Maßnahmen zum Gebäudeunterhalt und investiven Maßnahmen unterschieden werden würde. Verteilt man dann die einzelnen Maßnahmenpakete per Drag & Drop auf die Budgetperioden, erfolgt eine automatische Zuordnung der Kosten. Die einzelnen Töpfe werden in Form einer Grafik anschaulich visualisiert, wodurch sich direkt ablesen lässt, wie hoch der Modernisierungsanteil der geplanten Maßnahmen ist, wie sie sich auf die jeweiligen Budgets auswirken und ob deren Budgetgrenzen bereits erreicht oder gar überschritten worden ist. Auf diese Weise wird zielgenau entsprechend der Unternehmensstrategie budgetiert.

Neben den Budgettöpfen können auch unterschiedliche Kostengruppen zur Steuerung der Budgets eingerichtet werden. Dies lassen sich in der grafischen Darstellung des Gesamtbudgets farblich voneinander abgrenzen, so dass zum Beispiel rasch deutlich wird, welchen Anteil investive Maßnahmen an den Kosten haben, oder wie hoch der Eigentümer- im Gegensatz zum Mieteranteil ausfällt. Das Nachsteuern wird mit Hilfe dieser grafischen Aufbereitung fühlbar vereinfacht, da jede Änderung in der Planung sogleich in der Grafik sichtbar wird.

Wenn es um die Frage geht, bei welchen Objekten eine Modernisierung überhaupt wirtschaftlich sinnvoll ist, kann sich der für die Budgetplanung zuständige Mitarbeiter die im Portfoliomanager für jedes Wohngebäude festgelegte Strategie anzeigen lassen. Somit ist er sofort in der Lage zu entscheiden, welche Arten von Maßnahmen im konkreten Fall durchgeführt werden sollten.

Investitionen zukunftsorientiert priorisieren

Als wichtiger Baustein im Entscheidungsprozess erleichtert der Budgetplaner mit seinen neuen Funktionen die Budgetplanung für Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen. Der ständige Abgleich mit dem Budgetrahmen und Parametern wie der Objektstrategie stellt sicher, dass die Vorhaben an den einzelnen Immobilien entsprechend der tatsächlichen Notwendigkeiten priorisiert werden. Auf diese Weise wird gezielt investiert, statt die Finanzmittel einfach nach dem Gießkannenprinzip wahllos auf den gesamten Bestand zu verteilen. Angesichts der zahlreichen Herausforderungen, mit denen sich die Wohnungswirtschaft konfrontiert sieht, ist eine bedarfsgerechte Budgetierung eine grundlegende Voraussetzung für die zukunftsfähige Gestaltung von Beständen.

„Eine IT-gestützte Budgetplanung ist der entscheidende Schritt zur transparenten Realisierung der Instandhaltungsziele.“

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