ERP-Systeme

Brücken bauen zwischen dem „Gehirn“ und Drittanbietern

Die Vielzahl der Anforderungen an die Wohnungswirtschaft lässt sich ohne einen erhöhten Grad an Automatisierung kaum bewältigen. Eine zentrale Rolle nimmt dabei das unternehmenseigene ERP-System ein. Als Gehirn des Unternehmens und Schaltzentrale für die Kernprozesse müssen sich ihm alle anderen Dienste und Schnittstellen unterordnen. Für Innovationen war das in der Regel ein Problem.

In der Vergangenheit gaben sich ERP-Systeme recht zugeknöpft, was die Anbindung von Drittsystemen anbelangt. Wenn Wohnungsunternehmen Dienste von Dritten integrieren wollten, mussten sie mit einem hohen (finanziellen) Aufwand rechnen, sofern dieses Vorhaben überhaupt machbar war.

Neue digitalisierte Prozesse einzuführen, war also nicht immer möglich. In der heutigen Zeit, in der Dienstleister eigene digitale Plattformen betreiben und Mieter längst selbstverständlich digital kommunizieren, eine herausfordernde Situation für Wohnungsunternehmen, die sich zum Glück mittlerweile geändert hat.

Freigabe nur nach vorheriger Definition

Die Branchengröße SAP hat die SAP Cloud Platform entwickelt, die sicher an das eigene SAP-System angebunden wird. Auf dieser Betriebs- und Entwicklungsplattform können Anwendungen unabhängig laufen und zu erforderlichen Programmen oder Apps stabile und einfache Verbindungen herstellen – so können zum Beispiel auch Dienste von Dritten wie Mieter-Apps, schlüsselloser Türzugang oder messengerbasierte Mieterkommunikation sicher und einfach integriert werden. Die Integration ist das Eine – die Nutzung von Drittprogrammen ist aber nur dann wirklich effektiv, wenn Prozesse miteinander verzahnt und damit in höchstem Maße automatisiert werden. Dafür müssen die Systeme Daten austauschen dürfen.

Wie gelangen nun aber die benötigten Daten sicher vom ERP-System in die Drittsysteme und wieder zurück? Antwort: Über APIs. APIs sind offene und stabile Programmierschnittstellen. Bei den sogenannten API-Calls (spezifisch angeforderte Anwendungen) unterscheidet man zwischen Anfragen (Requests) und Antworten (Response) – welche Daten dabei ausgetauscht werden dürfen, ist im Vorfeld genau definiert. Kurzum: Eine Anfrage eines Drittsystems an ein ERP-System, die nicht definiert ist, läuft ins Leere – es findet kein Austausch statt.

Als Datendrehscheibe für die einzelnen API-Calls, die eine Brücke vom SAP-System zum Drittanbieter herstellt, fungiert der API-Hub von Datatrain aus Berlin, Digitalisierungspartner der Immobilienwirtschaft. Stark vereinfacht gesagt: Das Drittsystem sendet Requests über den Datatrain API-Hub an das ERP-System des Wohnungsunternehmens, auch die Antwort des ERP-Systems läuft wiederum über den API-Hub an das Drittsystem. Und das, wie oben erwähnt, völlig sicher.

Vermietungsprozess vollständig digitalisiert

Wie intelligent verzahnte Lösungen für Wohnungsunternehmen aussehen können, zeigen zum Beispiel das Berliner Wohnungsunternehmen Gewobag und das Münchner Start-up „wohnungshelden“, das es sich zur Aufgabe gemacht, Vermietungsprozesse zu digitalisieren. Denn diese sind nicht nur von zeitaufwendigen manuellen Tätigkeiten, sondern auch vielen Medienbrüchen geprägt. Laut Selbstauskunft des Start-ups ist mit der Webanwendung eine 80-prozentige Zeiteinsparung pro Vermietung möglich.

Und das funktioniert so: Die Anfragen aller Vermarktungskanäle, von der eigenen Website bis zu den gängigen Immobilienportalen, werden automatisch erfasst und den Objekten bzw. Ansprechpartnern zugewiesen. Die bei der Anfrage angegebenen Informationen werden einheitlich strukturiert und sortier- und filterbar gemacht. Selbstverständlich können auch weitere Dokumente wie Selbstauskünfte etc. abgefragt werden. Das System prüft die Daten auf Vollständigkeit und erinnert den Interessenten daran, fehlende Daten/Dokumente nachzureichen – natürlich DSGVO-konform.

Eine transparente und faire Wohnungsvergabe ist mit diesem System ebenso möglich wie die Vereinbarung von Besichtigungsterminen, die die Interessenten selbstständig zu-, absagen oder ändern können. Das reduziert den Abstimmungsaufwand auf Vermieterseite erheblich. Am Ende steht ein vermitteltes Objekt.

Sicher ans Ziel

Was hier relativ einfach erklärt wird, beschreibt die Vielzahl äußerst komplexer Prozesse, die zwischen dem Gewobag-ERP-System und den wohnungshelden als Drittanbieter ablaufen. Jedes Mal, wenn das ERP-System und die „wohnungshelden“ kommunizieren, zum Beispiel bei der Zuordnung von Interessentenanfrage und Objekt, findet ein einzelner API-Call statt, den der API-Hub an sein Ziel bringt. Dabei ist er viel mehr: Er bietet auch interessante Monitoring-Möglichkeiten und stellt sämtliche Aktivitäten in einem übersichtlichen Dashboard dar.

Das ist nur ein Beispiel von vielen, wie interessante und neue Anwendungen die Arbeit von Wohnungsunternehmen vereinfachen können – und das bei garantierter Daten- und Prozesshoheit und unter Berücksichtigung sämtlicher gültiger Sicherheitsstandards. Mit diesem Anwendungspotenzial, das sich Wohnungsunternehmen damit erschließen können, steht ihnen die Zukunft mit neuen digitalen Anwendungen weit offen. 

Die Nutzung von Drittprogrammen ist nur dann wirklich effektiv, wenn Prozesse miteinander verzahnt und damit in höchstem Maße automatisiert werden.

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