Outsourcing

Qualität steigern und Kosten senken

Kleinere Reparaturen belasten die Budgets der Wohnungswirtschaft nur etwa zu einem Zehntel. Wesentlich aufwändiger und kostenintensiver ist der Verwaltungsaufwand. Ein modulartiges Dienstleistungspaket bietet hier hohes Einsparpotenzial. Außerdem sorgt es für einen guten Mieter-Service und die langfristig sichere Wertentwicklung der Immobilien.

„Um unsere Kunden weiter zu entlasten, haben wir bewährte Dienstleistungen jetzt in einem Paket mit dem Namen Coska zusammengefasst und erweitert“, berichtet Martin Schmidt, Vorstandssprecher der Kalo-Gruppe. Coska steht für Combined Services Kalo und setzt sich aus den vier Modulen Im­mobilieninstandhaltung, Energiemanagement, Betriebskos­ten­abrech­nung und Forderungsmanagement zusammen und beinhaltet in je­­dem Modul einen um­­fassenden Mieterservice. Die Gruppe, ein Verbund der Unternehmen Ur­­bana, Ka­­lorimeta und IKW, hat damit die gesamte Bandbreite des technischen und kaufmännischen Property Managements abdeckt.

Die vier Module
Die Module können einzeln oder komplett gewählt und individuell miteinander kombiniert werden. Die Dienstleistungen beinhalten beispielsweise beim Modul Immobilieninstandhaltung die Erstellung von Budgets, Planung und verantwortliche Durchführung von Woh­nungs­moder­ni­sierungen bei Mieterwechseln, die Mo­­dernisierung von un­wirt­­schaftlichen Wärmeerzeugungsanlagen sowie die Erstellung von komplexen Energieversorgungskonzepten. Einkauf und Verteilung von Energie sowie das dazugehörige Controlling bilden den Schwerpunkt des Moduls Energiemanagement, das mit Blick auf steigende Energiekosten eine kontinuierliche Op­­­­­timierung des Verbrauchs zum Ziel hat. Für die Umsetzung nutzt Coska un­­terschiedliche Maßnahmen, wie beispielsweise das Energiecontracting und den gebündelten und damit wirtschaftlicheren Einkauf von Energie. Als Spezialist verfügt die Gruppe über fachspezifisches Know-how und kann als Großabnehmer bessere Konditionen aushandeln.
Zum Modul Betriebskostenabrechnung gehören u.a. Verwaltung von Mieter- und Lieferantendaten, Pflege der Umlageschlüssel, Prüfung und Kontierung von Eingangsrechnungen, die Er­­stellung der Abrechnung sowie Betreuung der Mieter. Für das Management des Zahlungsverkehrs gibt es das Modul Forderungsmanagement. Es beinhaltet beispielsweise nicht nur die EDV-gesteuerte Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs, sondern auch die taggenaue Pflege der Mieterstammdaten sowie Dokumentation und digitale Archivierung. Hinzu kommt das gesamte kaufmännische Mahnverfahren bis hin zum gerichtlichen Erwirken eines Titels oder Vollstreckungsbescheid.

Zwei Beispiele aus der Praxis
Zu den Anwendern gehören die degewo AG und die Deutsche Wohnen AG. „Wir haben einen Wohnungsbestand von etwa 70 000 Einheiten“, berichtet Volker Ries, degewo AG, Berlin, „und arbeiten seit 1994 mit dem Unternehmen Urbana zusammen. Wir haben den Dienstleister derzeit mit dem Energiemanagement von rund 15 000 Wohnungen beauftragt“. Diese Dienstleistung vergibt die degewo in der Regel für einen Zeitraum von fünf Jahren. Die Vergabe erfolgt im Rahmen von Ausschreibungen, in der die Unternehmen u.a. ihre Leistungsfähigkeit und Qualität darstellen und anhand von Referenzen belegen müssen. Die Basis des Energiemanagements bildet eine vertraglich vereinbarte Pauschale pro Wohnung und Jahr. Diese Summe beinhaltet Betriebsführung, Wartung und die Instandhaltung der Heizungsanlagen. Die Pauschale schließt auch eine eingehende Analyse und Bewertung der Anlagen hinsichtlich des Zustands in Verbindung mit den unternehmerischen Zielen der degewo ein. Fallen Reparaturen oder Neuanschaffungen an, deren Kosten über die vereinbarte Pauschale hinausgehen, kümmert sich die Kalo-Gruppe um entsprechende Angebote und begleitet – nach Absprache mit und im Auftrag der degewo – die Planung, Baubetreuung und Gewährleistung. Weiterhin regeln die Verträge zwischen der degewo und der Kalo-Gruppe den Einkauf von Heizöl und Erdgas sowie Messdienstleistungen wie Ablesung und Betriebskostenabrechnung.
Die Deutsche Wohnen AG verfügt bundesweit über etwa 51 000 Wohneinheiten. „Der Schwerpunkt unseres Unternehmens liegt in der nachhaltigen Entwicklung von Immobilien, weniger in der klassischen Verwaltung des Bestands“, berichtet Lars Dormeyer, Geschäftsführer der Deutsche Wohnen Management GmbH, Berlin. „Vor dem Hintergrund der Prozessoptimierung haben wir die Bereiche kleine Instandhaltung bis 1000 €, die technische Abwicklung von Versicherungsschäden, die technische Begleitung im Mieterwechsel sowie die Wartung von Anlagen an vier bundesweit agierende Kooperationspartner ausgelagert“. Die Beauftragung der Kalo-Gruppe erfolgte zum 1. Januar 2009, nachdem ein einjähriger Testlauf bei ca. 6000 Wohnungen die erwarteten Ergebnisse belegt hatte. Weitere Voraussetzungen für die Auftragsvergabe waren die vertrauenswürdige Zusammenarbeit sowie die Transparenz der Abläufe und die Kosteneffektivität.
Das zu betreuende Portfolio umfasst derzeit bundesweit rund 17 000 Wohnungen. Eine vertraglich vereinbarte Pauschale pro m² und Jahr bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit bei der Instandhaltung bis 1000 €. In diesem Segment ist der Auftragnehmer di­­rekter An­­­sprechpartner für die Mieter. Die Gruppe stellt u.a. einen Rund-um-die-Uhr-Service zur Verfügung und ermöglicht durch ein dezentrales Service-Center schnelle Reaktionszeiten. Außerdem werden alle Vorgänge lückenlos dokumentiert und sämtliche Inventarveränderungen für die Deutsche Wohnen nachgewiesen. Bei einem Mieterwechsel kümmert sie sich um die fristgerechte Sanierung der Wohnung. Darüber hinaus obliegt ihr die Überprüfung und Wartung der haustechnischen Anlagen und Leitungen sowie die Abwicklung eventueller Versicherungsschäden. „Bei der Auftragsvergabe wa­­ren für uns die Prozessoptimierung, die Qualitätssicherung ge­­genüber unseren Mietern und die Reduzierung der Schnittstellen entscheidende Aspekte“, er­­klärt L. Dormeyer. Die Deutsche Wohnen ist mit den bisherigen Ergebnissen zufrieden und plant, die Zusammenarbeit permanent zu optimieren, um die Zufriedenheit der Mieter weiter zu steigern und die Kosten des Wohnungsunternehmens nochmals zu senken.
Kennzeichen von Coska sind die Dienstleistung zum Festpreis sowie die Prozess- und Kostenoptimierung. Die vertraglich vereinbarte Pauschale sorgt auf Seiten der Wohnungswirtschaft für Kostensicherheit, denn sie bildet im Bereich des technischen Property Managements eine verbindlich kalkulierbare Größe. Das Wohnungsunternehmen reduziert – in Ab­­hängigkeit der beauftragten Dienstleistungen – die Anzahl der Schnittstellen und Ansprechpartner und kann sich dadurch auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Einsparpotenzial von 15 %
Nach Angaben der Kalo-Gruppe ist der Einsatz von Coska mit einem Einsparpotenzial von mindestens 15 % verbunden. Im Bereich der Instandhaltung beispielsweise kann Coska pro 10 000 betreuter Wohnungen mindestens 100 000 € einsparen. Hinzu kommt die Kostenreduktion durch eine verschlankte Buchhaltung. Wie hoch das  Potenzial sein kann, zeigt eine Schätzung der Gruppe. Sie geht pro 50 000 Wohneinheiten, die auf ca. 1000 Wirtschaftseinheiten verteilt sind, von 90 000 Vorgängen jährlich aus. Durch den Einsatz von Coska muss sich der Kunde selbst jedoch nur mit etwa 2.000 Vorgängen befassen. Weitere Aspekte sind die Qualitätssteigerung für die Mieter und die langfristig sichere Wertentwicklung der Immobilien. Das Paket wird derzeit in zwei Varianten angeboten. Variante 1 richtet sich an große Wohnungsgesellschaften, deren Immobilienbestände sich kontinuier­lich verändern. Variante 2 ist auf die Bedürfnisse von mittelgroßen Wohnungsunternehmen und Wohnungsgenossenschaften zuge­­schnit­ten.

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