Der digitale Mietvertrag: Ein Meilenstein in der Vermietung
Viele alltägliche Prozesse in der Wohnungswirtschaft sind bereits digitalisiert: Das Angebot reicht von Building Information Modeling über Mieterapps bis hin zum digitalen Vermietungsprozess. Hier wurden jedoch lange alle Bemühungen zur Digitalisierung durch den Abschluss des Mietvertrags begrenzt – mit weitreichenden Folgen.
Die digitale Mietvertragssignatur verschlankt den Prozess drastisch.
Der Abschluss der Mietvertragsunterzeichnung in Papierform bedeutet im mittlerweile schlanken und digitalen Vermietungsprozess einen zeit- und kostenintensiven Medienbruch. Denn entweder müssen sich Vermieter und Mieter persönlich vor Ort zur Vertragsunterzeichnung treffen oder der Vertrag muss per Post hin- und hergeschickt werden. Das zieht den Abschluss der Vermietung oft Tage oder sogar Wochen in die Länge – mit hohem Personalaufwand: Durchschnittlich vergehen bis zum Abschluss der Mietvertragsunterzeichnung in Papierform sechs Werktage. Darüber hinaus zieht der zeitliche Verzug unnötige Prozesskosten zwischen 150 und 300 Euro pro Vertrag nach sich, wie Erhebungen der Hamburger Immomio GmbH ergaben.
Effizienzgewinne dank Digitalisierung
Die digitale Mietvertragssignatur von Immomio hat das Potenzial, diesen Prozess einfacher und effizienter zu gestalten. Sie bietet die Möglichkeit, Verträge mit unterschiedlichen Signaturmethoden – online und somit ohne Medienbruch – abzuschließen. Der Signaturprozess stellt eine rechtssichere Zuordnung der Signatur zu den im Vertrag stehenden Mietparteien sicher und ermöglicht eine eindeutige Identifizierung dieser. Grundlage ist die europäische eIDAS-Verordnung, die die elektronische Unterschrift seit Juli 2016 in ganz Europa anerkennt und standardisiert. Genutzt wird hierfür beispielsweise die Bestätigung der Identität per Video Chat, wodurch Fälschungen ausgeschlossen werden können. Der Prozess ist nicht nur zuverlässiger als vergleichbare Authentifizierungsprozesse, sondern auch schnell: Beispielsweise kann durch das SMS-Identverfahren die Unterschrift durch den Mieter schon innerhalb weniger Sekunden erfolgen. Die Prozessdauer von mehreren Tagen pro Vertrag kann so auf wenige Stunden reduziert werden – vollständig digital.
Fallbeispiel GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen
Seit mehreren Jahren nutzt auch die GWH Wohnungsgesellschaft mbH Hessen (GWH) die Vorteile der digitalen Vertragssignatur. Mit rund 53.000 Wohneinheiten in sieben Bundesländern und 540 Mitarbeitern gehört die GWH zu einem der großen überregional agierenden Bestandshaltern des Landes. Der Workflow ist dabei denkbar einfach und vollständig ERP-integriert. Bianca Günther, strategische Immobilienmanagerin bei der GWH, beschreibt ihn wie folgt: „Nachdem der Mieter in Immomio akzeptiert wurde, werden alle weiteren Schritte über einen automatisch erzeugten Vorgang im ERP-System gesteuert. Zunächst werden der Hauptmieter und eventuell weitere Mieter angelegt. Im Anschluss werden die notwendigen Schriftstücke rund um den Mietvertrag erzeugt, in der Vertragsakte abgelegt und zur digitalen Unterschrift in Immomio hochgeladen. Danach geht das Dokument zur Unterzeichnung an den Mieter, der automatisch per E-Mail informiert wird, dass der Mietvertrag vorliegt. Nach der Unterzeichnung des Mieters kann der Vorgang im ERP-System weiterbearbeitet werden. Dort unterschreiben die zuständigen Kundenbetreuer den Mietvertrag und die Vertragsdokumente können heruntergeladen und abgelegt werden.“ Ergänzend wird auch ein Abschlusszertifikat, das die elektronische Unterzeichnung dokumentiert, in der Vertragsakte archiviert.
Die Dauer bis zum Abschluss des Mietvertrags hat sich bei der GWH durch die Nutzung der digitalen Vertragssignatur enorm reduziert. „Wir hatten in der Regel eine Wartezeit von einer bis anderthalb Wochen, bis der Vertrag vom Mieter unterschrieben zurückkam. Jetzt brauchen wir 15 Minuten“, berichtet Bianca Günther. „Mittlerweile schließen wir ca. 90 Prozent unserer 4.500 Mietverträge im Jahr digital ab“, fügt Melanie Neumann, Abteilungsleiterin Immobilienmanagement bei der GWH hinzu.
Die Vorteile im Überblick
Am Fallbeispiel der GWH wird deutlich: Die digitale, rechtssichere Vertragssignatur offeriert Mietern und Vermietern eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit zur elektronischen Signatur. Die Identifikationsverfahren sind individuell und rechtssicher, der Signaturprozess dauert nur wenige Minuten und für einen nahtlosen Prozess können Kunden ihr ERP-System mit der digitalen Signaturplattform verknüpfen – alle Daten werden automatisch ins ERP-System übertragen. Zusätzlich wird der Vertrag und das Signaturzertifikat digital als PDF archiviert, wodurch weitere Papierablagen nicht mehr nötig sind.
360-Grad-Plattform für die Wohnungswirtschaft
Mit Immomio ist es möglich, den gesamten Vermietungsprozess vom Inserat über die Auswahl der Mieter inklusive Koordination der Besichtigung bis zum Vertragsabschluss digital abzubilden und so enorme Effizienzgewinne zu erzielen. Vom Spezialisten für die digitale Vermietung hat sich Immomio zur 360-Grad-Plattform für die Wohnungswirtschaft entwickelt. Die Plattform besteht aus integrierten Produkten, mit denen Wohnungsunternehmen jegliche Prozesse rund um ihre Mieter und Wohnungen digitalisieren und den gesamten Lebenszyklus ihrer Immobilien digital abbilden können. Darüber hinaus bieten die modernen Schnittstellen der 360-Grad-Plattform dank zahlreicher Partnerschafen eine bidirektionale Integration in alle gängigen wohnungswirtschaftlichen ERP-Systeme und ermöglichen so die erste digitale End-to-End-Vermietungslösung der Branche.
