Sicherer Raum für Projekte
Den schnellen Austausch großer Dateien ermöglicht ein Projektraum. Die wbg Nürnberg suchte eine effiziente Lösung für die Übermittlung von Ausschreibungsunterlagen bei anstehenden Wohnbauprojekten und evaluierte in Pilotprojekten zwei Lösungen.
Seit fast 100 Jahren versorgt das kommunalverbundene Immobilienunternehmen wbg Nürnberg die Menschen der fränkischen Stadt mit Wohnraum. Jeder 10. Nürnberger lebt in einer Wohnung der wbg, die im Rahmen des Projektes NOW (Nord-Ost-Wohnen) aktuell 106 Mietwohnungen in der Nähe des Nordostbahnhofes baut. Mit einer Bausumme von knapp 27 Mio. Euro entstehen auf ehemaligen Brachflächen der Bundesbahn fünf Gebäude mit einer Wohnfläche rund 8.000 m2. Ein Neubauprojekt in dieser Größe ist in Nürnberg selten.
Das Projekt NOW ist nur eines von mehreren anstehenden Neubauprojekten der wbg. Daher entschloss sich das Unternehmen, Projekträume zu evaluieren. Gesucht wurde eine Cloud-Anwendung für einen effizienten Datenaustausch. Nach einer Marktanalyse und Präsentationen der Hersteller entschied sich die wbg, zwei Pilotprojekte zu starten. Für eines der Projekte wählte die wbg den eProjectCare Projektraum von der PMG Projektraum Management GmbH aus. „Uns gefielen die intuitive Bedienung und die Möglichkeit, eine individuelle Ordnerstruktur festzulegen“, erklärt Wolfgang Müller, Projektingenieur aus dem Geschäftsbereich Technischer Service und Projektsteuerung bei der wbg Nürnberg. „Zudem hatte ein neuer Kollege bei seinem vorherigen Arbeitgeber gute Erfahrungen mit eProjectCare gesammelt.“
Projektspezifische Struktur
Die Ablage von Dateien erfolgt auf der Cloud-Plattform anhand einer Verzeichnisstruktur. Diese konnte die wbg individuell für das Projekt NOW erstellen. Die Zugriffsrechte der Projektbeteiligten steuert die wbg ebenfalls anhand dieser Struktur. Sie kann präzise festlegen, wer auf welchen Ordnern welche Lese- und Schreibrechte hat. Zudem hat die wbg einzelne Fachplaner berechtigt, in ihren Bereichen eigene Unterordner anzulegen, um ihre Dateien zu strukturieren. Der erstmalige Aufbau der Verzeichnisstruktur erforderte genaue Abstimmungen zwischen den Projektbeteiligten, aber jetzt wird die Verzeichnisstruktur allen Anforderungen gerecht. „Die Möglichkeit eine projektspezifische Ordnerstruktur zu entwickeln, hat uns an eProjectCare gefallen“, berichtet der Projektingenieur weiter.
Große Datenmengen schnell teilen
Für das Bauvorhaben NOW wird die wbg bis zu 1500 Leistungsverzeichnisse an Bieter versenden. Je nach E-Mail-Provider bestand früher oft das Problem, dass E-Mails nicht ankamen, da die Dateianhänge zu groß waren. Mit dem Kommunikationsmodul der Cloud-Anwendung wird nun eine E-Mail mit Download-Link an Bieter versandt. Über den Link gelangen diese direkt zum Downloadbereich der Anwendung. „Der Versand von Informationen verläuft mit dem Kommunikationsmodul schlank und elegant“, bestätigt Wolfgang Müller. Auch Personen ohne Anwendungs-Kennung können eingebunden werden. Die E-Mail enthält dann einen PIN-Code, mit dem sich Bieter einloggen. Der Zugriff ist nur auf freigegebene Dateien und innerhalb eines begrenzten, individuell zu definierenden Zeitraumes möglich.
Aktueller Planstand und Dokumentation
Wenn ein Fachplaner oder Architekt einen neuen Planstand in den Projektraum hochlädt, wird die vorherige Version gesperrt, damit nur der aktuelle Plan zum Download zur Verfügung steht. Zudem versendet eProjectCare automatisch eine Informationsmail an vordefinierte Verteiler, so dass sich Projektbeteiligte die richtige Datei sofort per Link herunterladen können. Die wbg stellt damit einen aktuellen und einheitlichen Informationsstand aller Projektmitglieder sicher. Die Cloud-Anwendung unterstützt das Immobilienunternehmen dadurch, Fehlern und Mehrarbeit durch überholte Planstände vorzubeugen. „Ich komme aus der Bauleitung. Da gab es Fälle, dass auf der Baustelle offiziell der Planindex B vorlag, obwohl der Planer bereits am Index E arbeitete“, erzählt Wolfgang Müller. „Mit dieser Lösung gibt es immer nur einen gültigen Plan.“
Die Anwendung protokolliert jede Aktivität revisionssicher. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Informationen eingestellt oder sich über neue Pläne informiert hat. Diskussionen darüber, ob ein Planer Informationen rechtzeitig erhalten hat, können sachlich und effizient geführt werden. „Bei herkömmlichen Cloud-Lösungen hat mir die revisionssichere Dokumentation der Nutzeraktivitäten gefehlt“, erklärt der Projektingenieur. „Auch deshalb haben wir uns für den Projektraum von PMG entschieden.“ Die Speicherung der Daten erfolgt konform zum deutschen Datenschutzgesetz. Das Rechenzentrum des Dokumenten-Management-Anbieters ist ISO 27001 zertifiziert und liegt in Deutschland. Durch die konsequente Nutzung von eProjectCare entsteht eine lückenlose Bauakte, die als digitale Akte eine Grundlage für die Bewirtschaftung der wbg-Wohnungen bildet.
Den Plot von Bauplänen beauftragt die wbg direkt über das integrierte Bestellformular, denn der Repro-Dienstleister der wbg wurde im System hinterlegt. Er erhält alle erforderlichen Informationen zum Auftrag und kann ihn schnell drucken. Die Abwicklung ist für die wbg und deren Repro-Dienstleister einfach und transparent.
Support
Zur Nutzung der Cloud-Anwendung gehört ein Basis-Support-Paket, in dem das Anlegen neuer Nutzer inklusive ihrer Zugriffsrechte enthalten ist. „In dem anderen Pilotprojekt wurden auch Selbstverständlichkeiten wie das Anlegen neuer Nutzer und das Anpassen von Ordnern oder Zugriffsrechten abgerechnet“, berichtet Wolfgang Müller. „Uns gefällt, dass das bei PMG in der monatlichen Pauschale enthalten ist.“ Die wbg Nürnberg hat sich im Rahmen des Pilotprojekts von dem PMG-Projektraum überzeugt und setzt eProjectCare bereits vor Abschluss des Bauvorhabens NOW für weitere Neubauprojekte ein.
Die Speicherung der Daten erfolgt konform zum deutschen Datenschutzgesetz.
Eine lückenlose Bauakte bildet als digitale Akte eine Grundlage für die Bewirtschaftung der Wohnungen.
