New Work

Erfolg in der neuen Arbeitswelt

Als die Corona-Pandemie Immobilienunternehmen ins Homeoffice zwang, mussten viele zunächst improvisieren. Mittlerweile erkennen sie das Potenzial für effizientere Prozesse und Arbeitgeberattraktivität. Um mit der neuen Art der Zusammenarbeit aber verlässlich zu wachsen und rechtssicher zu wirtschaften, braucht es mehr als nur eine Bereitschaft zur Veränderung. Unternehmen müssen ihre IT-Infrastrukturen für New Work optimieren.

Flexibel, digital und unternehmerisch notwendig 

Das Marktumfeld für Immobilienunternehmen ist so dynamisch wie nie: Die Anforderungen an Energieeffizienz und Cybersicherheit steigen, die Komplexität in der Gebäudeverwaltung wächst. Hinzu kommen rechtliche Vorschriften, die sich genauso rasant verändern wie die Ansprüche von Mietern an zeitgemäßes Wohnen. Und nicht zuletzt stellen Fachkräftemangel und steigende Erwartungen an die Arbeitgeber Unternehmen vor Herausforderungen.

New Work gilt als Schlüsselkonzept, um diese zu bewältigen. Unternehmen, die flexible, ortsunabhängige Arbeitsmodelle ermöglichen, transparent und auf Augenhöhe mit Mitarbeitenden kommunizieren und ihnen mehr Gestaltungsraum bieten, werden belohnt. Sie können Vakanzen schneller nachbesetzen – mit motivierten Mitarbeitenden, die länger im Unternehmen bleiben und sich mit kreativen Ideen für den Unternehmenserfolg einsetzen.

Das ERP-System als digitale Basis für New Work

Wodurch heben sich Unternehmen ab, denen der Wechsel zu einer flexibleren, ortsunabhängigen, digitalen Arbeitsweise gelingt? Durch die vielleicht wichtigste Eigenschaft eines zukunftsfähigen ERP-Systems: Der Zugriff ist unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort und Endgerät möglich und es ist mit zusätzlichen digitalen Lösungen vernetzbar. Weitere Aspekte sind intuitiv bedienbare Oberflächen und die Nutzung moderner Technologien, wie künstliche Intelligenz und Business Intelligence. So lassen sich repetitive Aufgaben automatisieren, um Mitarbeitende zu entlasten und ihre Produktivität zu fördern. Manager können sich mithilfe von Datenanalyse bei ihren Entscheidungen unterstützen lassen.

Effizientere Arbeit mit Software as a Service (SaaS)

Um ERP-Systeme ortsunabhängig nutzen zu können, sind Cloud-Lösungen ideal. ERP-Software als Service, zum Beispiel Aareon Wodis Yuneo, wird in der Cloud betrieben. Bei Wodis Yuneo wird diese auf den Servern im mehrfach zertifizierten Aareon-Rechenzentrum bereitgestellt. Diese sind für den Zugriff aus Webbrowsern konzipiert, laufen dort schnell und performant und sind auf jedem Endgerät nutzbar. Neben der örtlichen Flexibilität profitieren Unternehmen von höherer Kosteneffizienz und einfacher Skalierbarkeit: Sie können die ERP-Software as a Service aus der Cloud beziehen und müssen sich nicht um Wartung und Updates kümmern. Der ERP-Anbieter hält die Anwendung auf dem neuesten Stand, integriert neue Funktionen und Verbesserungen. Die Verfügbarkeit ist vertraglich geregelt und die Verantwortung trägt der Dienstleister. Ein weiterer Vorteil: Interne Ressourcen können für die strategische Digitalisierung des Unternehmens eingesetzt werden, anstatt nur für die IT-Administration. Und gerade in den volatilen Zeiten profitieren Unternehmen dank SaaS davon, IT-Lösungen mit wenigen Klicks hinzubuchen oder abwählen zu können. So ebnet die Nutzung von SaaS den Unternehmen einen komfortablen Weg, entsprechend ihrer individuellen Geschäftsstrategie ein eigenes digitales Ökosystem aufzubauen, das so dynamisch ist wie die Märkte, in denen sie agieren.

Investitionen in Cybersicherheit

Früher brachten SaaS-Kritiker vor allem Sicherheitsbedenken gegen die Cloud als Argument für On-Premises vor. Heute hat sich die Einschätzung gravierend geändert. Cyberkriminelle entwickeln immer ausgefeiltere Angriffsmethoden, verändern ihre Muster immer häufiger – für Unternehmen, die nicht auf IT spezialisiert sind, wird es schwierig, den Angreifern einen Schritt vorauszubleiben. Laut einer Studie des Spezialversicherers Hiscox stieg der Anteil der Unternehmen, die mindestens einmal von Cyberkriminalität betroffen waren, 2021 auf 46 Prozent – von 43 Prozent im Vorjahr.

Cloud-Dienstleister bieten in vielen Fällen eine höhere Sicherheit, als es Unternehmen mit eigenen Mitteln gewährleisten können. Serverräume selbst einzurichten und Systeme nach neuesten Standards abzusichern, ist für Immobilienunternehmen mit enormem finanziellem und personellem Einsatz verbunden. Für Cloud-Betreiber gehört Datensicherheit zu ihren zentralen Leistungsversprechen und hat höchste Priorität. Sie sorgen für Backups und implementieren umfassende Sicherheitskonzepte für die physische und digitale Absicherung. Ein kritischer Blick bei der Auswahl des SaaS-Anbieters ist trotzdem gefragt: Denn US-Unternehmen beispielsweise unterliegen anderen Datenschutzvorschriften und müssen nicht zwingend die strengen Anforderungen der DSGVO einhalten, die in der EU gilt. Unabhängige Zertifizierungen zu Datensicherheit und Datenschutz sind ein weiterer wichtiger Indikator beim Check der potenziellen Dienstleistungspartner.

Die nächste Evolutionsstufe: virtuelle Arbeitsplätze

Der Wechsel auf ein ERP-System im SaaS-Modell ist ein Meilenstein in der digitalen Transformation jedes Unternehmens. Um vollständig ortsunabhängig arbeiten zu können, müssen aber auch alle anderen Daten und Prozesse in die Cloud migriert werden Denn was ist mit E-Mails, Dateiablagen, Bauplanungen und Personaldaten? Sie liegen außerhalb des ERP-Systems, sind aber für den produktiven Arbeitsalltag zwingend notwendig. Damit nicht einzelne Teams individuelle Workarounds entwickeln, die zu einer Schatten-IT führen und die Sicherheit des Unternehmens gefährden, können Unternehmen auf virtuelle Arbeitsplätze umstellen. Dabei ziehen sämtliche Daten und Dokumente in die Cloud eines spezialisierten Dienstleisters wie Aareon um.

Für den Anwender verändert sich auf den ersten Blick nichts. Er behält seine gewohnte Desktop-Umgebung. Der einzige Unterschied: Er kann sie jetzt von jedem Gerät mit einem zentralen Login erreichen, ob im Büro oder im Homeoffice. Kein erneutes Einrichten oder Downloaden ist notwendig. Auf diese Weise behält die IT auch die zentrale Kontrolle über Berechtigungen und verfügbare Anwendungen.

Je nach Branche unterscheiden sich die besonderen Anforderungen an Sicherheit und Funktionsumfang. Aareon bietet mit Aareon Cloud Workplace eine für die Immobilienwirtschaft optimierte Lösung, die spezifische Regularien und Praxiserfahrungen von Wohnungsunternehmen berücksichtigt und einen besonderen Fokus auf Datensicherheit legt.

Die Baugenossenschaft Donau-Baar-Heuberg eG hat sich Ende letzten Jahres für die Umstellung ihrer Arbeitsplätze auf Aareon Cloud Workplace entschieden – und würde es wieder tun. Geschäftsführer Oliver Jauch erläutert: „Unsere Programme und Daten sind bei Aareon in guten Händen. Und dank Aareon Cloud Workplace können meine Mitarbeitenden problemlos von zu Hause aus arbeiten. Unsere Ziele in puncto Datensicherheit, Datenschutz, mobile Arbeit und Skalierbarkeit der Performance konnten wir somit erreichen.“ Ein weiterer wichtiger Aspekt für Jauch: „Die Umstellung lief unkomplizierter und leiser ab als gedacht. Der laufende Geschäftsbetrieb war zu keiner Zeit beeinträchtigt. Auch die eigentliche Umstellung verlief reibungslos: Die alten Server wurden abgeschaltet, und es begann sofort die Arbeit in der Cloud.“

Zeit, temporäre Lösungen zukunftssicher zu machen 

Die Pandemie hat eine Zeitenwende eingeläutet: Flexible, ortsunabhängige Arbeitsmodelle werden nicht wieder aus unserem Alltag verschwinden – die Arbeitswelt wird zunehmend hybrid werden. Auch Unternehmen, die keine akuten Probleme in der virtuellen Zusammenarbeit bemerken, sollten ihre bisherigen Prozesse zukunftsorientiert auf den Prüfstand stellen. Denn Lösungen, die kurzfristig funktionieren, sind nicht unbedingt die beste Basis, um das Geschäft in den nächsten fünf bis zehn Jahren zu skalieren und die Veränderungen des Marktes mitzugehen. Damit New Work daher nachhaltig erfolgreich bleibt, muss das Management sein Unternehmen professionell für diese Arbeitsform aufstellen – einschließlich IT-Infrastruktur. 

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