Digitalisierter Vermietungsprozess

Digitale Identität, Datenhoheit und DSGVO

Digitale Prozesse sind in unserem Alltag überall: Ob Online-Banking, elektronische Signaturen oder Wohnungsgesuche – wir sind ständig mit digitalisierten Versionen unserer Daten konfrontiert. Doch was passiert mit diesen Daten eigentlich? Und wie gestaltet sich der Datenschutz und die Datensicherheit in der Wohnungswirtschaft?

Längst sind digitalisierte Prozesse in der Immobilienbranche angekommen. Dabei geht es nicht nur um spezielle Softwares für die interne Unternehmensabwicklung, sondern insbesondere auch um den Kontakt nach außen. Gerade bei Miet- und Kaufprozessen wird immer mehr auf digitale Daten Wert gelegt. Schnell ist eine Bewerbung für eine Wohnung bei einem potenziellen Vermieter eingegangen. Dieser wiederum verlangt häufig genauste Auskünfte – Gehaltsnachweis, Kopie des Personalausweises und die Bestätigung einer privaten Haftpflichtversicherung sind dabei keine Seltenheit. Beim Vermietungsprozess werden diese hochsensiblen personenbezogenen Daten nicht nur verarbeitet, sondern auch häufig für lange Zeit abgelegt – Datenfriedhöfe können entstehen. Ein leichtfertiger Umgang mit diesen Daten kann für Vermieter schwerwiegende Folgen haben.

Digitale Identität – mehr als nur eine Phrase

Bei der digitalen Identität handelt es sich um die virtuelle, digitalisierte Version der eigenen Person. Welche Daten ich dabei freigebe und somit ein Teil meiner Identität zeige, bleibt mir häufig nicht komplett selbst überlassen. Möchte ich beispielsweise keine Angaben zum Verdienst machen oder verweigere ich einen Gehaltsnachweis bei Mietung einer neuen Wohnung, kann es unter Umständen leicht passieren, dass das Unternehmen das Angebot zurückzieht.

An dieser Stelle ist die rechtssichere Datenkonformität des Unternehmens gefragt. Anhand der 2018 aufgesetzten, EU-weiten DSGVO sind Unternehmen aller Art gut beraten, rechtskonform ihren Umgang mit internen als auch extern eingehenden Daten zu prüfen und zu handhaben. Mithilfe eines speziell ausgewählten und auch geschulten Datenschutzbeauftragten können juristische Fallstricke vermieden werden – die nicht selten in teuren Gerichtsprozessen enden können bei etwaiger Nichtbeachtung geltenden Rechts.

Mit der so genannten Datenhoheit (data sovereignty im Englischen) wird die Befugnis, über die eigenen Daten zu entscheiden, beschrieben. Datenhoheit gilt für jeden – ob einzelner Mieter oder Wohnungsunternehmen – und somit die Beibehaltung der Rechte an den eigenen Daten. Vermietungslösungen, welche Vermieter und Wohnungssuchenden zusammenbringen, müssen daher sicherstellen, dass beide Nutzergruppen ihre Datenhoheit behalten.

Datenkonformität und Wirtschaftlichkeit – ein Spannungsfeld, das es zu balancieren gilt

Doch so sehr persönliche als auch wirtschaftliche Daten geschützt werden müssen – ohne geht es in unserer modernen Welt nicht mehr. Dementsprechend ist es umso wichtiger, für datenkonforme Prozesse zu sorgen: zum einen bei Data-in-use, also beim Verwendungsprozess. Des Weiteren bei Data-in-motion, direkt nach der Eingabe bzw. Verwendung, wenn die Daten in diesem Moment übertragen werden und schließlich bei Data-at-rest, wenn die eingegebenen bzw. verwendeten Daten im „abgelegten“ Zustand auf einem Server oder einer Cloud gespeichert wurden.

Immomio (www.mieter.immomio.com) bietet als größtes Proptech der deutschen Wohnungswirtschaft mit seinen digitalen Lösungen die rechtssichere Verwahrung der eingegangenen Daten. Mithilfe von automatischen Datenmaskierungen werden in Abhängigkeit der jeweiligen Stufe der Bewerbung nur die Daten an den Vermieter freigegeben, für die ein berechtigtes Interesse vorliegt. Dank eines abgestuften Systems kann der Vermieter bei der Interessensbekundung an einer Wohnung zunächst nur wenige Daten des potenziellen Mieters einsehen. Erst wenn ein Bewerber tiefgehendes Interesse an der Wohnung bekundet, erhält der Vermieter Zugriff auf weitere Daten. Bahnt sich der Abschluss eines Mietvertrages an, erhält der Vermieter Vollzugriff auf die Daten des Bewerbers.

Dank dieser phasenabhängigen Datenübermittlung werden nur die für den jeweiligen Prozessschritt relevanten Daten erhoben. Die Datenverschlüsselung bietet zusätzlich ein weiteres Sicherheitsnetz für beide Seiten. Möchte ein User sein Profil bzw. seine angegebenen Daten komplett löschen, so ist dies reibungslos möglich. Bei Immomio können die sensiblen Interessentendaten ausschließlich in einem geschützten Bereich durch die Interessenten selbst erfasst und verwaltet werden. So behalten die Interessenten stets die volle Kontrolle über ihre Daten. Im Vermietungsablauf können die Mietinteressenten das Recht auf Datenzugriff durch den Vermieter stets selbst beeinflussen. Auch das Löschen der eigenen Daten bleibt damit in den Händen der Interessenten.

Um in Zukunft auch weiterhin wirtschaftlich handeln und trotz dessen formalrechtlich agieren zu können, hat sich Immomio verpflichtet, die Daten aller Nutzer (sowohl Interessenten als auch Vermieter) stets DSGVO-konform zu behandeln. Gleichzeitig müssen sich Wohnungsunternehmen daran gewöhnen, den eigenen Bewerbern zukünftig auch einen Teil der Datenhoheit und Verantwortung zuzugestehen. Es ist ein bisschen wie das „begleitete Fahren” bei Fahranfängern. Anfangs ist es ungewohnt, manchmal etwas beängstigend, aber auf jeden Fall ein wichtiger und richtiger Schritt in Richtung Eigenständigkeit.

Als Datentreuhänder für Wohnungssuchende schafft Immomio die besten Voraussetzungen dafür, dass Bewerber auch heute schon ihre eigenen Daten DSGVO-konform selbst verwalten können. Wenn wir als moderne Gesellschaft voneinander und von digitalen, agilen Prozessen profitieren möchten, müssen wir einander vertrauen und uns gegenseitig Freiräume schaffen – jedoch nie dabei die eigene (digitale) Identität verlieren.

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