Vertragsmanagement

Die Crux kommt nach der Unterschrift

Wie soll man den Überblick über all die Verträge behalten, die für das ganze Unternehmen, zu einzelnen Objekten oder Mieteinheiten geschlossen wurden? Nicht erst bei großen Beständen geht die Zahl dieser Dokumente schnell in die Hunderte. Wer kann da bei jedem Vertrag bis ins Detail wissen, was drinsteht? Oftmals lautet die Antwort: dieser oder jener Mitarbeiter. Dabei gäbe es längst eine bessere: ein digitales Vertragsmanagement.

Verträge zu managen, ist eine Herausforderung – in der Wohnungswirtschaft mehr noch als in anderen Branchen. Allein für die Wartung einer Wirtschaftseinheit werden im Schnitt zehn bis 15 Verträge geschlossen. Hinzu kommen Mietverträge und Verträge mit Versorgern für Wärme, Strom und Wasser, Verträge zum Gebäudemanagement mit Gärtnern, Handwerkern, Reinigungsfirmen, Verträge mit Versicherungen, Leasingverträge für Geräte und Fuhrpark, Telekommunikationsverträge und, und, und. Der Katalog an Vereinbarungen ist damit nicht nur umfangreicher, er ist auch wesentlich vielgestaltiger als in anderen Wirtschaftszweigen.

Kostspielig und risikoreich: Verträge manuell verwalten

Im Arbeitsalltag macht sich das bemerkbar. Der Aufwand ist enorm, um zuverlässig den Überblick über alle Aufgaben und Fristen zu behalten, Verantwortlichkeiten klarzuziehen und jedes Vertragsdokument von Hand so abzulegen, dass es im Fall des Falles greifbar bleibt. Doch selbst bei größter Sorgfalt drohen Fehler. Und die können noch kostspieliger werden, als es der hohe Aufwand für die manuelle Vertragsverwaltung ohnehin schon ist.

Denn so gewissenhaft und zuverlässig ein Mitarbeiter auch sein mag, Personalwechsel und Krankheitsfälle sind nie auszuschließen. Dann gilt paradoxerweise: Je ausgeklügelter das Ablage- und Wiedervorlageregime ist, desto schwerer wird es für Nachfolger oder Vertretungen, sich in dessen Komplexität einzufinden. Im Zweifelsfall verstreichen wichtige Kündigungsfristen, bleiben Wartungspflichten unerfüllt oder Gewährleistungsansprüche uneingelöst. Leidtragende sind Kunden, Geschäftspartner – und das Immobilienunternehmen selbst.

Vertragswissen hilft bei Neuabschlüssen

Verpasste Fristen und Termine sind nur eine Seite der Medaille. Die andere: Jeder Vertrag läuft irgendwann ab. Die vereinbarten Konditionen im Detail zu kennen, stärkt die Verhandlungsposition, wenn es ans Neuaushandeln geht. Das gilt nicht nur für den Vertrag, der erneuert werden soll. Gerade die Einsicht in vergleichbare Vereinbarungen – mit anderen Dienstleistern oder mit demselben Partner an anderer Stelle – macht transparent, welche Optionen und Möglichkeiten für den Neuabschluss bestehen. Vorteile, die aus diesem Wissen resultieren, können sich über die Laufzeit hinweg zu attraktiven Einsparungen summieren.

Die Lösung: Vertragsmanagement

integriert ins ERP-System

Der einfachste und sicherste Weg, Verträge zu verwalten, ist die Integration ins ERP-System. Damit lassen sich nicht nur die beschriebenen Herausforderungen umgehen. Auch der administrative Aufwand im Arbeitsalltag sinkt – und mit ihm die Kosten. Das beginnt schon mit der revisionssicheren digitalen Archivierung, die weitgehend automatisiert abläuft und so wesentlich schneller bewerkstelligt ist als eine klassische Papierablage. Noch wichtiger: Ein digitales Vertragsmanagement erleichtert die spätere Einsichtnahme.

Schneller im Bild und auskunftsfähig

Das digitale Vertragsarchiv lässt sich gezielt nach einzelnen Dokumenten durchsuchen. Und es ist zu jedem Zeitpunkt komplett: Arbeitet ein Mitarbeiter mit einem Vertrag, bleibt dieser dennoch für andere einsehbar. Auch Rechnungen und wichtige Informationen, die für einen Vertrag gelten, sind direkt mit dem Dokument verknüpft und damit unmittelbar zur Hand. Dank der Integration ins ERP-System ist zudem sichergestellt, dass Anwender mit aktuellen Daten arbeiten: Vertragsdaten, Daten der Geschäftspartner und die operativen Objektdaten liegen redundanzfrei vor. Missverständnisse durch Doppelungen, die sonst erst mühsam geklärt werden müssten, sind ausgeschlossen.

All diese Faktoren führen dazu, dass Unternehmen einerseits schneller über ihre Verträge im Bild sind, andererseits aber auch – und das ist gerade gegenüber Mietern wichtig! – sofort und verlässlich Auskunft geben können.

Gesteuerter Zugriff im Sinne von

Compliance

Wer welche Informationen einsehen kann, lässt sich aufgaben- und personenspezifisch definieren und – anders als im Papierarchiv – auch zweifelsfrei einhalten. In der Benutzerverwaltung des digitalen Vertragsmanagements wird detailliert festgehalten, welcher Nutzer oder welche Nutzergruppe auf welche Vertragsinhalte Zugriff hat. Weder Leasingverträge für die Unternehmensflotte noch Mobilfunkverträge für Führungskräfte müssen schließlich jedermann zugänglich sein. Auch die Änderungsrechte an bestehenden Verträgen lassen sich gezielt steuern – bis hin zur Entscheidung, ob im konkreten Fall ein Kollege auf gleicher Ebene oder nur ein Vorgesetzter die Freigabe erteilen kann. Damit ist sichergestellt, dass unternehmensindividuelle Compliance-Richtlinien exakt, transparent und lückenlos eingehalten werden.

Termingenaue Wiedervorlage

Der vielleicht wichtigste Vorteil beim digitalen Vertragsmanagement ist die Erinnerungsfunktion. Sie weist zum richtigen Zeitpunkt darauf hin, dass Handlungsbedarf besteht: Hier sind Wartungen fällig! Hier läuft ein Vertrag aus und sollte neu verhandelt werden! Und hier wäre jetzt eine Kündigung möglich! IT hat ein unbestechliches Gedächtnis. Im Privatleben nutzen wir das fast alle, wenn uns Microsoft Office Outlook, Facebook oder der Kalender im Smartphone rechtzeitig an Geburtstage oder den eigenen Hochzeitstag erinnern.

Optimierungen im Zahlungsverkehr

Die Integration ins ERP-System entfaltet ihre vollen Vorzüge dort, wo die Vertragsprozesse nahtlos mit anderen Abläufen verknüpft werden. So lassen sich beispielsweise die Zahlungsströme, die durch Verträge bedingt sind, direkt aus dem ERP-System steuern. Noch mehr Arbeitsschritte entfallen, wenn Rechnungen gleich digital eingehen. Der Aareon Rechnungsservice erlaubt es, eingehende Rechnungsdaten automatisch mit bestimmten Verträgen und kostentragenden Kontierungselementen zu verknüpfen.

Optimierte Wartung und Verkehrssicherung

In ähnlicher Weise lassen sich weitere Prozesse optimieren. So wie sich im digitalen Vertragsmanagement interne Aufgaben festhalten lassen, können auch Aufgaben für externe Vertragspartner definiert werden. Bei Wartungsverträgen kann das so weit gehen, dass ein bestimmter Handwerker zeitgenau mit einer anstehenden Wartungsaufgabe beauftragt wird – und zwar ohne dass sich jemand im konkreten Moment darum zu kümmern braucht.

Möglich wird das, wenn Vertragsmanagement, Instandhaltungslösung und ein Handwerkerportal wie Mareon Hand in Hand arbeiten. Mareon erlaubt es, Wartungsaufträge direkt aus dem ERP-System auszulösen. Den Impuls dazu erhält das System wiederum durch das Vertragsmanagement. Umgekehrt wird auf diesem Weg die Rechnung, die der Handwerksbetrieb stellt, sobald er die Wartung erledigt hat, automatisch den richtigen Verträgen zugeordnet. Die gleichen Synergien sind natürlich auch bei der Beauftragung und im Controlling der Verkehrssicherungspflichten realisierbar. Es reicht, die Termine einmal im ERP-System anzulegen und mit dem passenden Vertrag zu verknüpfen.

Einmal einrichten, auf Dauer profitieren

Die nutzerfreundliche Software lässt sich schon nach kurzer Einarbeitung und weitgehend intuitiv bedienen. Entscheidend ist jedoch, dass die Lösung kundenindividuell passgenau eingerichtet wird. Aareon bietet deshalb tatkräftige Unterstützung bei der Einführung an – etwa, wenn es darum geht, die Ausprägung des ERP-Systems anzupassen, um die verschiedenen Vertragsarten abzubilden, die konkreten Eingabefelder zu definieren oder die weitere Prozessintegration anzulegen. Denn je weitsichtiger ein integriertes Vertragsmanagement in der Implementierungsphase gedacht und eingerichtet wird, desto nachhaltiger wird es seinen Nutzen entfalten.

Der einfachste und sicherste Weg, Verträge zu verwalten, ist die Integration ins ERP-System.

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