Die Crux kommt nach der Unterschrift
Wie soll man den Überblick über all die Verträge behalten, die für das ganze Unternehmen, zu einzelnen Objekten oder Mieteinheiten geschlossen wurden? Nicht erst bei großen Beständen geht die Zahl dieser Dokumente schnell in die Hunderte. Wer kann da bei jedem Vertrag bis ins Detail wissen, was drinsteht? Oftmals lautet die Antwort: dieser oder jener Mitarbeiter. Dabei gäbe es längst eine bessere: ein digitales Vertragsmanagement.
Kostspielig und risikoreich: Verträge manuell verwalten
Denn so gewissenhaft und zuverlässig ein Mitarbeiter auch sein mag, Personalwechsel und Krankheitsfälle sind nie auszuschließen. Dann gilt paradoxerweise: Je ausgeklügelter das Ablage- und Wiedervorlageregime ist, desto schwerer wird es für Nachfolger oder Vertretungen, sich in dessen Komplexität einzufinden. Im Zweifelsfall verstreichen wichtige Kündigungsfristen, bleiben Wartungspflichten unerfüllt oder Gewährleistungsansprüche uneingelöst. Leidtragende sind Kunden, Geschäftspartner – und das Immobilienunternehmen selbst.
Vertragswissen hilft bei Neuabschlüssen
Die Lösung: Vertragsmanagement
integriert ins ERP-System
Schneller im Bild und auskunftsfähig
Das digitale Vertragsarchiv lässt sich gezielt nach einzelnen Dokumenten durchsuchen. Und es ist zu jedem Zeitpunkt komplett: Arbeitet ein Mitarbeiter mit einem Vertrag, bleibt dieser dennoch für andere einsehbar. Auch Rechnungen und wichtige Informationen, die für einen Vertrag gelten, sind direkt mit dem Dokument verknüpft und damit unmittelbar zur Hand. Dank der Integration ins ERP-System ist zudem sichergestellt, dass Anwender mit aktuellen Daten arbeiten: Vertragsdaten, Daten der Geschäftspartner und die operativen Objektdaten liegen redundanzfrei vor. Missverständnisse durch Doppelungen, die sonst erst mühsam geklärt werden müssten, sind ausgeschlossen.
Gesteuerter Zugriff im Sinne von
Compliance
Termingenaue Wiedervorlage
Optimierungen im Zahlungsverkehr
Die Integration ins ERP-System entfaltet ihre vollen Vorzüge dort, wo die Vertragsprozesse nahtlos mit anderen Abläufen verknüpft werden. So lassen sich beispielsweise die Zahlungsströme, die durch Verträge bedingt sind, direkt aus dem ERP-System steuern. Noch mehr Arbeitsschritte entfallen, wenn Rechnungen gleich digital eingehen. Der Aareon Rechnungsservice erlaubt es, eingehende Rechnungsdaten automatisch mit bestimmten Verträgen und kostentragenden Kontierungselementen zu verknüpfen.
Optimierte Wartung und Verkehrssicherung
Möglich wird das, wenn Vertragsmanagement, Instandhaltungslösung und ein Handwerkerportal wie Mareon Hand in Hand arbeiten. Mareon erlaubt es, Wartungsaufträge direkt aus dem ERP-System auszulösen. Den Impuls dazu erhält das System wiederum durch das Vertragsmanagement. Umgekehrt wird auf diesem Weg die Rechnung, die der Handwerksbetrieb stellt, sobald er die Wartung erledigt hat, automatisch den richtigen Verträgen zugeordnet. Die gleichen Synergien sind natürlich auch bei der Beauftragung und im Controlling der Verkehrssicherungspflichten realisierbar. Es reicht, die Termine einmal im ERP-System anzulegen und mit dem passenden Vertrag zu verknüpfen.
Einmal einrichten, auf Dauer profitieren
Die nutzerfreundliche Software lässt sich schon nach kurzer Einarbeitung und weitgehend intuitiv bedienen. Entscheidend ist jedoch, dass die Lösung kundenindividuell passgenau eingerichtet wird. Aareon bietet deshalb tatkräftige Unterstützung bei der Einführung an – etwa, wenn es darum geht, die Ausprägung des ERP-Systems anzupassen, um die verschiedenen Vertragsarten abzubilden, die konkreten Eingabefelder zu definieren oder die weitere Prozessintegration anzulegen. Denn je weitsichtiger ein integriertes Vertragsmanagement in der Implementierungsphase gedacht und eingerichtet wird, desto nachhaltiger wird es seinen Nutzen entfalten.
Der einfachste und sicherste Weg, Verträge zu verwalten, ist die Integration ins ERP-System.