Das fehlende Glied in der Kette

„Stellen Sie sich vor: Es ist kurz vor Feierabend. Sie wollten gleich noch Getränke kaufen, ehe Sie heimfahren. Da erhalten Sie eine Nachricht aufs Handy: Der Aufzug zuhause ist außer Betrieb. Morgen läuft er wieder. Also verschieben sie den Einkauf um einen Tag und sparen sich unnütze Schlepperei.“ Der automatisierte Mieterservice, den Martin Habib da beschreibt, ist keine Zukunftsmusik. Martin Habib ist Bereichsleiter Wodis Sigma Entwicklung und Support bei Aareon. Dort macht man sich sehr konkrete Gedanken über die immobilienwirtschaftliche Arbeitswelt von morgen.

Damit solche Prozesse voll digitalisiert ablaufen, braucht es eine lückenlos verknüpfte Prozesskette. Die Technikbausteine dafür gibt es. Neue Aufzüge melden Defekte selbsttätig – über eine Handwerkeranbindung wie Mareon kann die Schadensbehebung automatisiert werden – und Mieterportale sind auch als App mit Push Notification realisierbar. Die Krux ist aber: Noch sind die wenigsten Wohnungsunternehmen darauf eingestellt.

Nebeneinander statt miteinander

Auch in der Immobilienbranche sind digitale Dienste Teil des Alltags. Vermieter kommunizieren auf Facebook, instruieren Handwerker über Serviceportale oder stellen mit Google Docs, Dropbox und Co Dateien bereit. In der Regel werden die digitalen Dienste aber nur für die Vernetzung mit Kunden und Lieferanten genutzt. Aufbau, Abläufe und Systeme im Unternehmen müssen noch darauf angepasst werden. Die Folge: An der Unternehmensgrenze bricht die Kette ab.

Wenn man so will, geht es um Barrierefreiheit, nur eben auf Datenwegen. Lösungen müssen ineinandergreifen, statt nebeneinanderher zu existieren. Erst das schafft die Qualitäten, die Kunden und Geschäftspartner heute erwarten. Zwar reden alle von Integration, doch genau da trennt sich in der IT die Spreu vom Weizen. Apps gibt es viele. Auf lange Sicht bezahlt machen sich nur die, bei denen das „voll integriert“ keine leere Worthülse bleibt.

Das Dilemma kennt jeder. Wo es nicht mehr weitergeht, transportieren wir private Daten schon mal per USB-Stick oder tippen Dinge aus einem Gerät von Hand in ein anderes. Im Wirtschaftsleben sind solche Behelfsbrücken nicht bloß ärgerlich: Sie kosten Zeit, gehen zu Lasten der Produktivität und bergen obendrein Fehlerquellen.

Schaltstelle ERP-System

Anbieter wie Aareon bieten deshalb ein integriertes Lösungsportfolio an, in dem die ERP-Systeme Drehscheiben der digitalen Vernetzung sind, um so die Lücken zu schließen. Anstöße aus unterschiedlichsten Kanälen sollen ohne Brüche ins Unternehmen hineinwirken und dort Vorgänge auslösen, die – einmal bearbeitet – nahtlos wieder nach außen treten. Dazu müssen Unternehmen zwei Kernfragen beantworten, die weit über die IT hinausweisen: Welche Abläufe löst ein Kontakt im Unternehmen aus? Und wer ist an welchem Punkt dafür zuständig?

Fakt ist: Unternehmen müssen mit ihrer Organisation ihrem Umfeld gerecht werden und Aufbau und Abläufe entsprechend anpassen. Das ERP-System ist als Instrument dafür unverzichtbar, bleibt aber Mittel zum Zweck: Von der Anpassung profitieren die Unternehmen direkt. Das Ziel sind transparente, stringente und qualitätsvolle Prozesse. Die steigern die Produktivität und erleichtern die Compliance.

Aktivitäten und Vorgänge managen

SAP®-Systeme sind mit Business Workflows gut auf diese Aufgaben eingestellt. Auch Wodis Sigma bietet viele Möglichkeiten, Abläufe zu regulieren und zu steuern. Über ein Aktivitätenmanagement können Nutzer schon jetzt Mitarbeiter und Kollegen gezielt mit Aufgaben betrauen. Das System zeigt diese Aktivitäten direkt in der Objektmaske. Damit sind sie transparent und mitarbeiterunabhängig dokumentiert. Parallel dazu können Entscheider im Vorgangsmanagement eine logische Folge von Aktivitäten als Standard definieren.

Interessant wird es, wenn Aareon beides zusammenbringt und Auftrags- und Vorgangsmanagement koppelt. „Damit können wir individuell automatische Auslöser für bestimmte Aufgaben programmieren – und komplette Prozessketten unterstützen. Genau das soll“, so das Ziel der Aareon-Entwickler, „in Zukunft einfacher werden“.

Alle stehen in den Startlöchern

Mieter wollen ihre Hausverwaltung heute online erreichen, unterwegs ihre Verbräuche checken oder papierlos das Halten eines Hundes beantragen. Geschäftspartner vom Handwerker bis zum Wärmemessdienst drängen – genau wie die Mitarbeiter – auf digitale Erleichterungen. Unzählige Start-ups lassen sich neue Lösungen einfallen. Das Internet der Dinge, in dem Rauchmelder Alarm geben und Aufzüge Wartungsbedarf anmelden, tut ein Übriges. Auf den ersten Blick mag das alles so aussehen, als nähre sich die digitalisierte Immobilienwirtschaft derzeit primär aus Ansprüchen von außen. Am Ende aber liegt die Anpassung im ureigenen Interesse der Unternehmen.

Zusatzvorteil Datenauswertung

Neben Produktivitätsgewinnen steht nämlich nicht nur ein Mehr an Compliance, Steuerbarkeit, Zukunftssicherheit und Flexibilität auf der Habenseite. Die neuen ERP-Systeme werden viele Auswertungen erleichtern – und damit wertvolle Antworten für die Unternehmenssteuerung liefern. Die Frage, ob die Aufzüge des einen oder des anderen Herstellers wartungsanfälliger sind, dürfte da noch eine der geringsten sein.