Digitale Verwaltung von Wohnungen

Daten statt Papier

Die Wohnungsgenossenschaft Flöha und Umgebung eG macht sich die Digitalisierung zunutze, um effizient zu arbeiten und den Komfort für ihre Mieter zu erhöhen. Das gilt auch für die Betriebskostenabrechnung: Die Verbrauchswerte des gesamten Bestandes werden von Minol per Funk abgelesen. Vor-Ort-Termine in den Wohnungen sind nur noch alle fünf Jahre nötig – zum Austausch der Wasserzähler. 

Die mittelsächsische Stadt Flöha hat ein ungewöhnliches Stadtwappen: Zwei Frauen in weißen Gewändern, Hand in Hand, schütten Wasser aus Eimern auf die Erde. Die zwei Rinnsale, die sich zu einem Fluss vereinen. Interessant ist das Wappen allemal – nur sonderlich modern sieht es wahrlich nicht aus. Dass die Stadt viel moderner ist als das Wappen vermuten lässt, liegt unter anderem an der Wohnungsgenossenschaft Flöha und Umgebung eG.

Bei der Verwaltung ihrer rund 1.300 Wohnungen setzt die Genossenschaft voll auf ein Thema: „Digitalisierung steht bei uns ganz oben auf der Liste, sowohl was die Prozesse in der Verwaltung angeht als auch in der technischen Ausstattung der Wohnungen“, sagt Vorstansvorsitzender Daniel Kästner. „In der Verwaltung sind wir auf dem Weg zu einem papierloseren Büro. Die Software haben wir in ein Rechenzentrum ausgelagert. Unsere Mitarbeiter haben eigentlich nur noch einen Monitor und öffnen alle relevanten Programme via Internet. Auch das Unterlagenarchiv ist voll digitalisiert. Die E-Mail-Rechnungen der Handwerker übernehmen wir automatisch ins Verwaltungsprogramm. Und kommt tatsächlich noch eine Rechnung in Papierform, scannen wir sie ein und verarbeiten sie digital weiter.“

Alle Liegenschaften auf Funk umgerüstet

Die Digitalisierung im eigenen Haus kann aber nur dann gelingen, wenn die Dienstleister bestmögliche Unterstützung bieten. Deshalb hat sich die Wohnungsgenossenschaft bereits vor mehr als 25 Jahren für Minol als Partner entschieden. „Der Grund war damals schon, dass wir einen Dienstleister haben wollten, der den Fortschritt im Blick hat. Bei Minol war Funk bereits in den 1990ern ein Thema. Das hat uns überzeugt.“ Mithilfe von Minol hat die Genossenschaft die Funkablesung für Wasser und Heizung vorangetrieben. Stand heute? In den vergangenen Jahren wurde der gesamte Bestand Schritt für Schritt mit Funktechnik ausgestattet.

Das Hauptargument für die Umrüstung leitet sich aus dem Credo der Wohnungsgenossenschaft ab: Mehr Komfort für die Mieter. „Gleichzeitig mit der Funkumrüstung haben wir gemeinsam mit Minol weitere Wege gesucht, um den Komfort zu steigern. So haben wir etwa die Laufzeiten der Wasserzähler harmonisiert. Deshalb müssen wir aktuell nur noch alle fünf Jahre in die Wohnungen der Mieter, was einerseits weniger Stress für den Kunden und andererseits weniger Terminschwierigkeiten für uns bedeutet“, so Kästner. Abgesehen vom Komfort für die Mieter ist Funk die Grundlage für die Digitalisierung der Energiekostenabrechnung und für weitere Services wie etwa unterjährige Verbrauchsinformationen oder ein laufendes Energemonitoring.

„So eine Modernisierung kostet anfangs natürlich viel Zeit und Geld. Aber auch hier zählt der Spruch: Wer sparen will, muss investieren“, sagt Kästner. Auch die Rauchwarnmelder in den Liegenschaften will Kästner mittelfristig via Funk überwachen. „Das würde unsere Arbeit noch einfacher machen und wäre auch komfortabler für unsere Mieter.“ Der TÜV Rheinland hat offiziell bestätigt, dass die Ferninspektion von Minol sicher und normgerecht ist und eine manuelle Sichtprüfung ersetzen kann.

Wohnungsübergabe per Tablet und vernetzte Heizungsanlagen

Auch sonst ist der Alltag in der WG Flöha weitgehend digital: „Für die Wohnungsübergabe und Besichtigung sind unsere Mitarbeiter mit einem Tablet ausgestattet. Hierfür haben wir eigens einen mobilen Zugang zum Verwaltungsprogramm eingerichtet. Die Mitarbeiter können dem Mieter so die erfassten Informationen sofort per Mail zusenden“, sagt Kästner. Zudem sind viele Wohnobjekte über einen Datenanschluss direkt mit der Verwaltung vernetzt.

Darüber werden beispielsweise die Heizungsanlagen überwacht: Verbrauchswerte, ganz gleich ob Gas oder Pellets, werden an die Genossenschaft übermittelt. „Wir planen, auch die Wohnung weiter zu digitalisieren. Schon heute kann der Mieter eine zentrale Steuerung der Wohnung bekommen, um beispielsweise mithilfe eines Raumreglers die Temperatur zu regulieren. Im kommenden Jahr wollen wir unseren Mietern ein fest verbautes Tablet im Wohnzimmer anbieten. Hierüber können sie nicht nur mit der Genossenschaft kommunizieren und Smart-Home-Elemente wie Licht und Fenster steuern, sondern sich beispielsweise auch den Verbrauch von Heizkosten anzeigen lassen“, schwärmt Kästner. 

Mit der Digitalisierung „einfach loslegen“

Von den Mietern bekommen Kästner und sein Team für den Digitalisierungskurs durchweg positive Rückmeldung. Dabei sind das alles „erste Schritte“, wie Kästner vermutet: „Die Zukunft, auch die der Wohnungswirtschaft, wird deutlich vernetzter. Der Unterschied zwischen den Dienstleistern wird dabei größer werden: Wer die Digitalisierung im Blick hat – wie etwa Minol – und dem technischen Fortschritt nicht nur hinterherrennt, hat künftig ganz klar die Nase vorn. Eins ist klar: Künftig zählt nicht nur der Grundriss der Wohnung, sondern auch die Möglichkeit, die Wohnung nach den individuellen technischen Bedürfnissen auszustatten. Die ‚Wohnung von der Stange‘ wird verschwinden.“ Pragmatisch fällt sein Rat zum Thema Digitalisierung an Kollegen aus der Wohnungswirtschaft aus: „Eigentlich ist es ganz simpel: Man muss einfach loslegen.“ 

Herausforderungen auf dem Weg in die weitere Digitalisierung sieht er kaum. Pilotprojekte gäbe es genug und auch Dienstleister wie Minol unterstützen die Branche mit Ideen und individuellen Lösungen. Aha: Zwei Partner, Hand in Hand, die ihre Kräfte bündeln? Da steckt im Wappen Flöhas doch eine ganze Menge Symbolkraft.

 Funk die Grundlage für die Digitalisierung der Energiekostenabrechnung und für weitere Services wie etwa unterjährige Verbrauchsinformationen oder ein laufendes Energemonitoring.
Die Wohnungsgenossenschaft Flöha und Umgebgung eG vermietet in Flöha, Niederwiesa, Grünhainichen und Oederan knapp 1.300 Wohnungen. Ihr Motto lautet: „Wohnen mit Gewinn“. Der Gebäudebestand ist sehr vielfältig. Die Objekte stammen aus den Jahren 1926 bis1982 und werden regelmäßig modernisiert. Mieter profitieren von günstigen Kaltmieten und niedrigen Heizkosten: Die Genossenschaft hat in den letzten Jahren mehr als zwei Mio. € in die Modernisierung ihrer Heizsysteme investiert, ohne diese Kosten auf die Kaltmiete umzulegen. Mehr Informationen unter www.wg-floeha.de