Voice over IP

Das Festnetz ist tot – es lebe die Kommunikation!

Im Jahr 2018 schaltet die Telekom ihr Festnetz ab. Von der Umstellung sind rund 2,6 Mio. kleine und mittlere Unternehmen betroffen. Für die Wohnungswirtschaft lohnt sich die Umstellung, denn mit dem richtigen Einsatz der Technik sinken nicht nur die Kosten.

Die Telekom schaltet 2018 ihre 12 Millionen ISDN-Anschlüsse ab. Davon betroffen sind 2,6 Mio. kleine und mittelständische Geschäftskunden. Erste Vertragskündigungen sind bereits verschickt worden, andere Netzbetreiber werden nachziehen. Nach fast 30 Jahren wird die ISDN-Technik nun ersetzt.

Die Folgetechnologie Voice over IP (VoIP), das Telefonieren über Computernetzwerke, ist ausgereift und hat sich vor allem über die Kabel- und Mobilfunknetzbetreiber am Markt etabliert. Im Jahr 2015 gab es bereits rund 15 Mio. VoIP-Anschlüsse via DSL in Deutschland. Allerdings nutzen noch immer viele Unternehmen veraltete ISDN-Technologie. Deshalb wird die Umstellung selbst für einen Riesen wie die Telekom zur Herkulesarbeit: Monatlich müssen durchschnittlich bis zu 60.000 Gewerbekunden auf neue Verträge und Produkte umgestellt werden. Wer die Umstellung zu spät angeht, muss sich auf große Verzögerungen einstellen.

An der ISDN-Anlage hängt mehr als man denkt: Telefonanlage, Telefon, Fax, Datenübertragung, bargeldlose Bezahlsysteme, Frankiermaschinen sowie Brand-, Einbruch- und Alarmmeldesysteme. Nicht jede ISDN-Funktion kann reibungslos in die neue Technik übernommen werden. Bei den Alarmmeldesystemen, zum Beispiel in Aufzügen, muss die Meldeinfrastruktur angepasst werden, um die Betriebssicherheit auch bei einem Stromausfall zu gewährleisten. Darauf müssen Verwalter und Bewirtschafter in ihren Liegenschaften achten.

In Wohnungseigentümergemeinschaften sollten die Verwaltungsbeiräte frühzeitig in­­formiert, entsprechende Beschlüsse herbeigeführt und Abhilfe geschaffen werden. Probleme kann es je nach Kompatibilität auch mit der alten Telefonanlage und Faxgeräten geben. Wenn Vertretungsvollmachten plötzlich nicht mehr gefaxt werden können, kann das zu Haftungsproblemen führen.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, sich frühzeitig individuell beraten zu lassen, damit die Umstellung reibungslos vonstattengehen kann. Richtig eingesetzt bietet die neue Technik Verwaltern die Möglichkeit, ihr Unternehmen besser, effizienter, effektiver und damit wettbewerbsfähiger zu machen.

Vorteile des VoIP

VoIP bringt viele Vorteile mit sich. Einstmals hohe Anfangsinvestitionen in eine Telefonanlage sind heute passé: Außerdem wird mit VoIP Telekommunikation (TK) zu einem Full-Service-Betriebskostenmodell, das deutlich günstiger ist als Festnetztelefonie. Künftig verschmelzen Netzanbieter und TK-Anlagenanbieter. Damit entfällt bei einer Funktionsstörung die lästige Frage nach der Zuständigkeit.

Eine moderne Cloud-Telefonanlage macht den Betrieb eigener Hardware für die ISDN-Telefonanlage vor Ort überflüssig. Stattdessen erledigt die Arbeit eine virtuelle Telefonanlage aus dem Netz, die sich flexibel und schnell den Bedürfnissen anpasst. Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Cloud-TK-Anlage bereits heute gekauft, konfiguriert und genutzt werden kann – parallel zur bestehenden ISDN-Anlage. So kann die neue Technik in aller Ruhe installiert, eingerichtet und ausprobiert werden, ohne dass ein Ausfall zu befürchten ist.

Wenn die VoIP-Telekommunikationsanlage sinnvoll in die ERP-Software integriert wird, kann sie sogar das Arbeiten revolutionieren. Verwalterprogramme, die den entsprechenden Standard unterstützen, können den Arbeitsalltag sehr viel effizienter gestalten – zumal, wenn sie cloudbasiert sind. Zum Beispiel kann direkt über das Verwalterprogramm telefoniert werden, egal wo und egal mit welchem Endgerät: im Büro, zuhause, auf der Eigentümerversammlung oder unterwegs. Lediglich ein Breitbandinternetanschluss muss zur Verfügung stehen.

So nutzen Verwaltungsprogramme VoIP optimal

Um die technischen Möglichkeiten im Alltag optimal zu nutzen und die Prozessvorteile der VoIP-Technik auszuschöpfen, sollte ein gutes ERP-Programm Unified Messaging nutzen. Das Feature kombiniert Sprachnachrichten, SMS, MMS, Faxe und E-Mails in einem Postfach, auf das über verschiedene Geräte zugegriffen werden kann. Der Anwender erhält jede Nachricht, egal über welchen Kanal sie kommt, in einheitlicher Form. Eingehende Faxe werden automatisch digitalisiert, abgelegt und können als Text per Mail weitergeleitet werden. Sprachmitteilungen, zum Beispiel vom Anrufbeantworter, werden sowohl in Ton- als auch Textdateien umgewandelt. Lästiges Mitschreiben, Scannen und Abheften entfällt.

Zusätzlich kann sich der Anwender die Nachricht vom Rechner per Fernzugriff vorlesen lassen. Unified Messaging in der kaufmännischen Software verbessert den Workflow ganz erheblich. Alle Nachrichten, Daten und Dokumente zu bestimmten Vorgängen stehen so an einem Ort in technisch einheitlicher Form nachvollziehbar und jederzeit abrufbar zur Verfügung. Das erhöht in Verwaltungsunternehmen nicht nur die Prozessqualität, sondern spart erheblich Zeit.

Auch die Zusammenarbeit an einem Projekt wird für alle Beteiligten leichter, wenn das Programm über eine Kollaborationsfunktion verfügt. Sie ermöglicht es Projektteilnehmern, über Computernetze an einem Projekt zusammenzuarbeiten. Dies kann zum Beispiel die Abstimmung bei anstehenden Sanierungen sehr vereinfachen. Statt regelmäßig aufwendige Vor-Ort-Termine zu vereinbaren, treffen sich Architekt, Bauleiter, Statiker, Handwerker, Beirat und Sachbearbeiter im Netz und sprechen dort gemeinsam das weitere Vorgehen ab.

Diese Beispiele machen deutlich, wie stark die technischen Möglichkeiten die Arbeitswelt verbessern können, wenn eine geeignete ERP-Software die Vorteile des VoIP nutzt. Sobald Immobilienverwalter gemerkt haben, welche Kostenvorteile und Möglichkeiten die neue Technik bringt, wird es heißen: Das Festnetz ist tot. Es lebe die Kommunikation!

Wenn die VoIP-Telekommunikationsanlage sinnvoll in die ERP-Software integriert wird, kann sie das Arbeiten revolutionieren.