Bundesweit führend –
die e-Vergabe in Berlin

Das Land Berlin sah bereits vor vielen Jahren die Notwendigkeit für die elektronische Be­­reitstellung von Ausschreibungsunterlagen via World Wide Web. Gesagt, getan. 2001 legte die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung (SenStadt) in Zusammenarbeit mit einem IT-Unternehmen die Grundsteine für eine elektronische Vergabeplattform. 2003 ging diese in den Probebetrieb und konnte bereits 2005 im Echtbetrieb durchstarten. Diese Plattform gehört heute nicht nur bei der Vergabestelle von SenStadt zum Standard: 20 weitere Vergabestellen des Landes Berlin sowie die Hauptstadt mit über 1 800 Nutzern auf Seite der Auftraggeber profitieren von der elektronischen Vergabeplattform. Nach der erfolgreichen Einführung greifen auch die Berliner Immobilien Management GmbH (BIM) sowie die Wohnungsbauge­sellschaften Berlins – die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH, die GEWOBAG Wohnungsbau-Aktiengesellschaft Berlin, die GESOBAU AG, die degewo AG, die WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte GmbH sowie die STADT UND LAND Wohnbauten-Gesellschaft mbH – auf das E-Business-System zu. 2010 erfolgte mit dem Bekanntmachungsassistenten eine umfassende Er­­weiterung der Plattform für Vergabestellen im gesamten Berliner Raum. Ob Kindergärten, Schulen oder Universitäten: Die Plattform konnte ab diesem Zeitpunkt übergreifend zur Veröffentlichung von Ausschreibungen in der Region genutzt werden.

Informationstransparenz

„Die Vorteile der e-Vergabe liegen auf der Hand“, sagt Detlef Mehser, Verfahrensverantwortlicher für die Berliner Vergabeplattform. Die Mitarbeiter der Vergabestelle, die Projektmanager der einzelnen Baumaßnahmen und außerdem die Architekten und Inge­nieure, die die Ausschreibungsunterlagen erarbeiten, sind dank der e-Vergabe-Plattform im­­merzu auf dem aktuellen Informa­tionsstand. „Die Plattform stellt für unsere Teams einen vollkommen durchgängigen und dabei transparenten Informationsfluss sicher und ­ge­­währleistet dabei eine immer gleich bleibend hohe Qualität der Unter­lagen“, ergänzt Mehser.

Nachhaltig und komfortabel

Ein Prozess, von dem alle gleichermaßen profitieren können. Denn die Mitarbeiter können sich seither auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Seit der Umstellung vom klassischen Verfahren auf die elektronische Vergabe fallen zeit- und kostenaufwändige Zusatzarbeiten wie der Ausdruck der Vergabeunterlagen oder der Postversand bzw. Kurierdienst weg. Auch ein Plus für die Umwelt, wie die Verwaltung ermittelt hat. Denn dank der reduzierten Papierunterlagen von insgesamt 70 t konnte die CO₂-Emission innerhalb des Landes Berlin um 100 000 kg reduziert werden. Nicht zu vergessen der erhöhte Komfort, denn Bieteranfragen können mit Hilfe des intelligenten IT-Systems direkt nach Eingang an die verantwortlichen Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet werden.

Die Erfolgsstory der e-Vergabe

Bereits seit 2005 setzen die Berliner Vergabestellen auf die e-Vergabeplattform, die eine echte Erfolgsgeschichte in Stadt und Land geschrieben hat: Heute laden 100 % der Bieter die elektronisch auf der Plattform bereitgestellten Ausschreibungsunterlagen direkt herunter. 3 000 Downloads verzeichnete die Verwaltung in den ersten Jahren. Heute sind es nahezu 26 000. Mehr als 12 000 Unternehmen sind inzwischen auf der e-Vergabeplattform registriert. Das Portal zählt zwischenzeitlich über 300 000 Besucher sowie über 3 Mio. Seitenaufrufe. Jährlich werden rund 5 000 Vergabeverfahren über das System durchgeführt. Zudem werden weitere rund 1 500 Bekanntmachungen zu Ausschreibungsverfahren auf der Plattform veröffentlicht. Daraus errechnet sich ein Gesamt-Auftragsvolumen von weit über 3 Mrd. €. Die Berliner Vergabeplattform erreicht damit im bundesweiten Vergleich eine Top-Position.

Zugangswege zur Bieterwelt

Eine Herausforderung bestand vor allem darin, die Vorzüge der elektronischen Vergabe umfassend in die Bieterwelt zu transferieren. Hier schufen sowohl die Mitarbeiter der Vergabestelle von SenStadt als auch das IT-Unternehmen, das die Plattform konzipierte, gemeinsam neue Zugangswege für die Betriebe. „Besonders wichtig war es, die Betriebe zu motivieren, damit sie die Plattform aktiv nutzen “, erinnert sich Frank Schönemann, Leiter der Vergabestelle für Hochbaumaßnahmen bei SenStadt. Diese erfolgte entweder telefonisch oder über spezielle Veranstaltungen für die Bieter, die das Softwareunternehmen initiierte. „Die Schulungen waren für die Firmen eine sehr große Hilfe, um sich schneller mit den neuen Möglichkeiten des World Wide Web zurechtzufinden“, resümiert Schönemann. Unlängst veranstalteten SenStadt und der IT-Anbieter in Zusammenarbeit mit den Handwerkskammern und anderen Verbänden eine größere Seminarreihe, die von über 1 000 Unternehmen besucht wurde. Wann immer Schwierigkeiten im Umgang mit der Plattform auftreten, leistet ein Hotline-Team umfassende Hilfestellung. Ein Service, den mehr als 3 000 Anwendern im Jahr aktiv nutzen. Innerhalb einer Befragung von rund 400 Nutzern der Plattform bewerten über 90 % den e-Vergabe-Helpdesk als sehr vorteilhaft.

Herausforderungen meistern …

Besonders geschätzt wird, neben der Transparenz und Qualität, vor allem die Flexibilität des e-Vergabe-Systems. Diese unterstützt die Umsetzung vielschichtiger Anforderungen wie beispielsweise die Durchführung des Konjunkturpaketes II in einem unwiderruflich festgelegten Zeitfenster. „Mit Hilfe der e-Vergabe-Plattform lassen sich komplexe und außerdem zeitkritische Aufgaben schnell und sicher bewältigen“, fasst Stefan Lübke, IT-Leiter in der Abteilung Hochbau bei SenStadt, zusammen.

… mit neuen Prozessen

Mehser abschließend: „Wir freuen uns, dass wir 2001 eine entscheidende Prozessveränderung und –verbesserung innerhalb der Branche initiiert haben. Heute profitieren viele öffentliche Einrichtungen und Industrieunternehmen von den in Berlin gesammelten Erfahrungen im Bereich e-Vergabe. Wir sind der Überzeugung, dass die Ausschreibung und Vergabe über das WWW die Lösung der Zukunft darstellt.“