BBB-Exklusiv: Automatisierter Zahlungsverkehr
Was ist BK01?
Schaffner: BK01 ist die in der Wohnungswirtschaft führende Lösung zur effektiven Abwicklung von Massenzahlungsverkehr. Bei allen Produktausprägungen und Funktionalitäten von BK01 geht es immer darum, Buchungsprozesse bei unseren Kunden zu automatisieren.
BK01 wurde 1963 entwickelt und eingeführt. Was war der Grund?
Schaffner: Mit unserem Rechenzentrum verfügten wir damals als erstes deutsches Kreditinstitut über ein elektronisches Informationssystem, das den Unternehmen der Wohnungswirtschaft die zentrale Datenverarbeitung außer Haus ermöglichte. Neben der elektronischen Bearbeitung des Rechnungswesens, der Mieterbuchhaltung und der Kontoführung haben wir bald auch eine Lösung für die Abwicklung des Zahlungsverkehrs entwickelt. Bis dahin hatten alle Überweisungsträger einzeln geprüft, Posten aufwendig abgeglichen und jeder einzelne Überweisungsvorgang händisch bearbeitet werden müssen. Das neue System wickelte diese Prozesse weit effektiver ab, und das war für viele Kunden attraktiv.
Warum ist die Abrechnungssoftware für die Wohnungswirtschaft so interessant?
Schaffner: Fast alle Geschäftsvorfälle der Wohnungsunternehmen haben mit Zahlungsverkehr zu tun. Hier die Abläufe zu verbessern, erhöht die Servicequalität. Wohnungsunternehmen können in diesem Bereich einen hohen Anteil manueller und zeitaufwendiger Tätigkeiten einsparen. Besonders da BK01 kontinuierlich weiterentwickelt wurde und wird: Schriftverkehrsanbindung, Zahlungsverkehr mit Energieversorgern - BK01 ist ein umfassendes Werkzeug.
Mittlerweile profitiert nicht nur die Wohnungswirtschaft von BK01?
Schaffner: Unser Kontoführungssystem ermöglicht bei unterschiedlichen Geschäftsmodellen, also Wohnungswirtschaft, Wohnungsverwalter und Verwalter gewerblich genutzter Immobilien, die Gestaltung angepasster, individueller Kontosysteme. Zudem bieten wir eine Branchenlösung für die Energie- und Entsorgungswirtschaft, also für eine der Partnerbranchen unserer Kernzielgruppe, die wir so miteinander vernetzen.
Welche Vorteile bietet das Verfahren für den Nutzer?
Schaffner: Es erspart erstens wiederkehrende manuelle Tätigkeiten und wickelt die komplette Zahlungsverkehrsbearbeitung automatisiert, fehlerfrei und insgesamt effizienter ab. Es sorgt zweitens durch umfangreiche Übersichtsfunktionen und Kontrollmechanismen für Transparenz und Sicherheit. Unterm Strich spart BK01 spürbar Zeit- und Kosten, und es ermöglicht einen verbesserten Kundenservice.
Wie funktioniert das System?
Schaffner: Vereinfacht gesehen kann ein Unternehmen allen seinen Mietverträgen, Kostenarten, Wohneinheiten etc. virtuelle BK01-Kontonummern zuordnen. Zahlungen auf diese Nummern werden dann eindeutig und korrekt zugeordnet. So wird aus der anspruchsvollen Zuordnung und Buchung von Massenzahlungen oder auch von komplizierten Einzelfällen ein automatisierter Workflow. Um diese Kernfunktion gruppieren sich alle weiteren Anwendungsvorteile.
Technisch betrachtet handelt sich um eine integrierte, nutzerfreundliche Anwendung, denn BK01 ist dank Exklusivvereinbarungen tief in die Routinen der wichtigsten Software-Anwender der Branche verwoben.
Wie hoch sind die Kosteneinsparungen?
Schaffner: Das lässt sich nicht generell quantifizieren. Das Optimierungspotential hängt zum einen davon ab, wie umfassend ein Unternehmen das BK01-Angebot nutzt, z.B. auch die Kautions- oder Mitgliederverwaltung, und wie stark es ihm gelungen sein mag, manuelle Prozesse in der bestehenden Organisationsstruktur zu standardisieren. Zum anderen ist BK01 ein flexibles Verfahren, das Ablaufketten komplett automatisieren lässt, aber auch die Gelegenheit bietet, auf Wunsch immer wieder manuell einzugreifen und zu prüfen.
Ist das Produkt SEPA-tauglich?
Schaffner: Selbstverständlich. Alle unsere Systeme sind SEPA-proofed. Mit allen lizenzierten BK01-Partnern arbeiten wir bereits seit 2012 hart daran, dass für unsere Kunden Montag, der 3. Februar 2014 ein Arbeitstag wie jeder andere sein wird. Die meisten BK01-Anwender haben ihre Einzüge und Lastschriften schon auf die SEPA-Verfahren umgestellt.
